“Mag ik van u een kilootje veiligheid?” “Zeker mevrouw! Hoe had u het willen hebben?” “Nou doet u maar een plat stuk.” “Prima mevrouw. Mag het een onsje meer zijn?” “Maar natuurlijk! Van veiligheid heb je nooit genoeg, zeg ik altijd maar…”
Veiligheid en Papierloos Vergaderen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Maar hoe veilig is veilig eigenlijk? Veiligheid wordt al snel een containerbegrip, waar ieder iets anders onder verstaat. Daarom besteden we de komende weken extra aandacht aan de vraag ‘hoe veilig is veilig?’.
Veiligheid koop je niet op de markt. Je snijdt het niet in plakken en schaft het niet aan in kilo’s. Veiligheid is belangrijk, maar het is ook een lastig onderwerp. Niets is 100% veilig. Maar wat moet je dan nastreven? Tachtig procent, negentig, negenennegentig?
In deze serie staan we uitgebreid stil bij het onderwerp veiligheid. In dit artikel geven we je een overzicht van wat je kan verwachten.
Artikel 1 – Certificering
Wie veiligheid zegt, zegt certificering. Bij veel software word je om de oren geslagen met logo’s en iconen die duidelijk moeten maken dat iets heel veilig is. Maar wat zegt bijvoorbeeld een ISO-certificaat? Soms heel veel, soms bar weinig. In het eerste artikel leggen we uit waar je naar moet kijken om te bepalen wat een claim waard is.
Artikel 2 – Jouw rol als poortwachter
Als organisator van een vergadering (of je nou secretaris bent of managementassistent) ben je ook informatiemanager. Je zou zelfs kunnen zeggen: je bent een poortwachter. Jij waakt over welke informatie er naar buiten gaat. Hoe ver de poort open staat, heb jij – zeker als je de functies van OurMeeting goed kent – in de hand. In dit artikel, dat zeer geschikt is voor mensen die OurMeeting niet of maar oppervlakkig kennen, komen drie hoofdonderwerpen aan bod. Als eerste laten we zien welke beveiligingsopties jou op documentniveau ter beschikking staan. Dan bespreken we de mogelijkheden om verschillende groepen en subgroepen verschillende rechten te geven. Tot slot staan we stil bij de mogelijkheden om informatie terug te trekken van de verschillende apparaten van vergaderdeelnemers.
Artikel 3 – Documentveiligheid en de deelnemer
Hoe goed techniek ook is, alles staat of valt met gedrag. Zo komen we in dit artikel aan bij de rol van vergaderdeelnemers zelf. We gaan in op de vraag hoe veilig gedrag beïnvloed kan worden vanuit je organisatie. We geven best-practice tips van klanten waar jij je voordeel mee kan doen. Ook hier komt nog een stukje techniek aan bod. Zo bespreken we onderwerpen als de app beveiligen met een pincode, two-factor-authentication en het op afstand wissen van tablets bij verlies of diefstal.
Artikel 4 – MDM-oplossingen
In het laatste artikel van deze serie staan we stil bij MDM. Dat heeft niets met pillen en uitgaan te maken, maar alles met veiligheid. Steeds vaker nemen medewerkers hun eigen tablets of smartphones mee naar kantoor en komt er zakelijke informatie terecht op de mobiele apparaten van medewerkers zelf. Daarmee raken organisaties controle op informatie kwijt.
Een oplossing daarvoor is de introductie van zogenaamde MDM-apps, oftewel, Mobile Device Management applicaties. Ze worden door de IT-afdeling gebruikt om apps op (persoonlijke) mobiele devices als tablets centraal te kunnen monitoren, beheren, ondersteunen en te beveiligen. In dit artikel vertellen we je wat voor impact een MDM-oplossing heeft op jouw organisatie en manier van werken.
Nieuwsbrief Mei