Bereid een vergadering tijdig voor

Voorbereiding is het halve werk, ook voor een vergadering.

We kennen het allemaal. Je bent eindelijk beland in de vergadering en je komt er met schaamrood op je kaken achter dat je weer geen tijd gehad hebt om al de vergaderstukken door te nemen. Zeker als de vergadering niet direct aan het begin van je werkdag plaatsvindt, heb je ook nog moeite om tijdens de vergadering je gedachten direct op de agenda te richten. Voor de organisator van de bijeenkomst een schone taak om naar de vergaderdatum toe focus te creëren bij de vergaderdeelnemers. Met OurMeeting is het mogelijk om snel en papierloos de eerste versie van de vergaderbundel naar de vergaderdeelnemers te versturen. Zij kunnen deze dan in hun vergaderApp direct downloaden en hoeven zich daarna geen zorgen meer te maken over de juiste versie van de vergaderstukken. De verversing gaat immers automatisch. Het is een goed idee om een week voor de vergaderdatum al een eerste verzending te doen. Vergaderdeelnemers kunnen daardoor snel een eerste blik werpen om de vergaderstukken en eventueel ook reactie geven op de voorgestelde agenda indeling.

Om nog meer focus te krijgen is het mogelijk om een directe vraag via de tablets naar de vergaderomgeving te versturen. Als organisator van de vergadering krijgt u aan de hand van de reacties een goed idee hoe de voorbereiding verlopen is. Uiteindelijk is iedereen gebaat bij een hoge vergaderefficiëntie!