De kracht van een sterke ijsbreker als opening van je vergadering

Je ziet hem in veel agenda’s staan: ‘Punt 1 – opening’. Vaak een ondergeschoven kindje. Een moetje. Maar van een sterke ijsbreker als opening van je vergadering heb je de hele vergadering baat. Ontdek in deze blog hoe je zonder veel moeite altijd een sterke opening aan je vergadering geeft.

Natuurlijk, je moet ergens beginnen. Dat agendapunt 1 dus ‘de opening’ heet, is logisch. Vaak een kort woordje van welkom aan de aanwezigen, in het bijzonder nieuwelingen. Maar soms is zelfs dat niet aan de orde. “Ik open de vergadering!” Een hamerklap en that’s it. Jammer, een gemiste kans.

Opening van verbinding

Een vergadering is natuurlijk vaak een zakelijke aangelegenheid. Er moeten punten besproken  worden, meningen geventileerd en knopen doorgehakt. Toch is het belangrijk om je (misschien wel opnieuw) te realiseren dat vergaderen mensenwerk is. En mensen zijn door en door relationele wezens. Hoe beter de onderlinge verhoudingen, hoe efficiënter de vergadering. Heb je lastige punten die veel discussie gaan opleveren? Zorg dan eerst voor verbinding. Help deelnemers om elkaar te ‘zien’ als mensen. Dat kost je aan het begin misschien wat meer tijd die niet direct aan het onderwerp zelf wordt besteed, maar het levert je later in de vergadering winst op. Open deur? Misschien. Veel open deuren zitten echter dichter dan gedacht.

Een goede IJsbreker voor je vergadering

Wat is een goede opening? Daarover kun je natuurlijk discussiëren. Soms kan een rondje ’thuiskomen’ of ‘storingen gaan voor’ een goede start zijn. Bespreek met elkaar de vraag ‘hoe zit je hier?’ Wanneer er een redelijk niveau van vertrouwen binnen de groep is, is zo’n rondje een prima manier om verbinding met elkaar te maken. De ‘storingen gaan voor’ vraag richt zich nog wat nadrukkelijker op zorgen of problemen die een deelnemer kunnen weerhouden om goed te participeren.

Het nadeel van de ’thuiskomen’ aanpak is dat hij snel veel tijd kan kosten. Een alternatief is om een ijsbreker te gebruiken die zowel de hele groep aanspreekt als ‘de individuele deelnemer’, maar die beperkt is in tijdsbeslag. Samen een filmpje bekijken en er even over doorpraten, kan die functie vervullen.

Spiegelen en bespreekbaar maken

Een goede ijsbreker kan ook helpen om het vergaderteam te spiegelen. Een grappig filmpje, kan op onverdachte wijze een houding of gedrag zichtbaar maken. Ook wanneer je als voorzitter graag bepaalde thema’s in de organisatie aan wilt kaarten of bespreekbaar maken, kan zo’n opening daar een opstapje voor bieden. Het kan een (ogenschijnlijk) niet verbandhoudend thema zijn, waarmee je mensen aan het denken zet.

Kickstarters: kant en klare ijsbrekers

Maar hoe doe je dat? Het vinden van een goede opening kost tijd. Er zijn allerlei mogelijkheden, maar je moet toch op zoek naar iets wat kan werken. Mogelijk kunnen de Kickstarter van OurMeeting  je daarbij helpen. Kickstarters zijn kant-en-klare pakketjes voor de opening van een vergadering. Ijsbrekers met een strik erom. Elke kickstarter bevat een aantal elementen die je naar eigen inzicht kunt inzetten. Een inspirerend filmpje, een korte speech voor de voorzitter, een verwerkingsopdracht aan de hele groep en ondersteunend materiaal voor op de beamer. Regelmatig verschijnen er nieuwe kickstarter. Ze handelen over thema’s die samenwerken in groepen aangaat.