In de autoindustrie is het een bekend gegeven: nieuwe veiligheidsfeatures kunnen de kans op ongelukken verhogen. De reden: door het toegenomen veiligheidsgevoel van de automobilist gaat hij minder verantwoord rijgedrag vertonen.
Bij veel veiligheidskwesties blijkt de mens zélf vaak de zwakste schakel. Met papierloos vergaderen is het niet anders. Veiligheid is in de eerste plaats een kwestie van menselijk gedrag. In dit artikel staan we stil bij wat vergaderdeelnemers en secretariaten zelf moeten doen om veilig te werken én hoe OurMeeting hen daarbij helpt.
Ondersteuning van deelnemers
Als het gaat om beveiliging dan is er niets zo belangrijk dan het trainen van gebruikers. De volgende beveiligingstips kun jij je vergaderdeelnemers meegeven. (Misschien aardig om eens aandacht aan te besteden tijdens de opening van je vergadering. – Download deze powerpoint slide, dan heb je meteen de tips op een rijtje.)
1 – Beveiligingscodes
Het eerste gebod van digitale beveiliging: het instellen van een goed wachtwoord op laptop, tablet en telefoon is essentieel, ook voor als het scherm in slaap valt.
Wachtwoord kwijt?
Het persoonlijk profiel waarin de vergaderstukken worden ontvangen hoeft normaal gesproken maar een keer ingevoerd te worden in de app. Nu kan het zijn dat de gebruiker een nieuw tablet of laptop krijgt. De app moet dan opnieuw worden gedownload en het profiel opnieuw worden ingesteld. Of het kan zijn dat de gebruiker zijn tablet is vergeten en dat hij via de webbox bij zijn stukken wil. Tja … wat was dat wachtwoord nou ook al weer?
Eerst even dit: de helpdesk van OurMeeting is niet in het bezit van de persoonlijke wachtwoorden van gebruikers en zou deze sowieso nooit telefonisch doorgeven.
De gebruiker kan via member.ourmeeting.nl een tijdelijk wachtwoord aanvragen. Dit tijdelijke wachtwoord wordt naar hem of haar gemaild met instructies over het instellen van een persoonlijk wachtwoord. Zo heeft de gebruiker altijd de touwtjes in handen.
Hieronder vind je het filmpje met de instructies om voor de eerste keer in te loggen in OurMeeting op je iPad.
2 – Apparaatbeheer op afstand
Tablets kunnen op afstand beheerd en gewist worden. Dit kan voor devices van zowel Apple, Android en Windows. Wanneer je device wordt gestolen behoud je toch de controle.
3 – Update apps
Zorg dat je apps up-to-date zijn. Ontwikkelaars vernieuwen niet alleen functionaliteiten binnen hun apps maar verbeteren ook de beveiliging. Je kunt je apps handmatig updaten maar nog gemakkelijker is het om ze automatisch te laten updaten door het systeem.
4 – Pincode op de app
Wordt de tablet ook privé gebruikt? Dan is het verstandig om een pincode in te stellen op de vergaderapp. Dit kan op twee manieren: de gebruiker kan zelf een code instellen, of het secretariaat kan ervoor kiezen de app verplicht te laten voorzien van een pincode. Dit laatste wordt dan door de Helpdesk aangezet.
Wordt de pincode vijf keer foutief ingevoerd dan wordt het profiel van de app gehaald. Uiteraard gaan hierbij geen gegevens verloren; het profiel moet alleen weer opnieuw worden ingesteld.
Maar niet alleen op gebruikersniveau heb je mogelijkheden om de veiligheid te vergroten, ook door goed accountbeheer kun je problemen voorkomen.
5 – Accountbeheer
Stel, bestuurslid Johan gaat weg en wordt vervangen door Theo. Je zou de eerste niet zijn die zegt: ‘Geef de tablet van Johan met account en al maar door aan Theo’. Ons dringende advies: Niet doen!
Een vergaderaccount is persoonlijk. Met de accountinformatie wordt binnen de app een profiel aangemaakt en met dit profiel ontvangt de gebruiker de stukken van commissies waar hij lid van is. Hij maakt hier ook zijn persoonlijke aantekeningen in. Neemt een nieuwe collega het oude account over dan ziet hij ook deze persoonlijk aantekeningen en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Zoals gezegd, laat het oude account afsluiten en vraag voor de nieuwe gebruiker een eigen account aan. (En nee: dat kost jullie niets extra!)
Als voorzitter heb je het beheer van OurMeeting in handen gelegd van het secretariaat of je managementassistent. Toch is het goed dat jij ook weet dat ook voor het secretariaat dezelfde adviezen gelden als voor vergaderdeelnemers.
Vakantietijd…
In vakantieperiodes gaan dingen soms net even anders. Relaxter, zeg maar. Anne neemt voor drie weken de honneurs waar van Margot. Wat is makkelijker voor Anne om het wachtwoord van haar collega te gebruiken? Makkelijk ja, maar niet verstandig. Wanneer een beheerderaccount wordt aangemaakt in OurMeeting, wordt heel specifiek gekeken naar welke rechten iemand per commissie heeft. Zo wordt voorkomen dat iemand meer ziet dan ze mag zien. Gebruiken secretaresses elkaars account dan is dit rechtenbeheer natuurlijk voor niets geweest.
Betere oplossing:
De helpdesk kan voor deze situaties per commissie een tijdelijke autorisatie geven aan de collega die het werk tijdelijk overneemt. Startdatum en einddatum worden ingevuld zodat na deze vaste perioden de rechten automatisch komen te vervallen.
Eerder in deze serie kwamen de volgende onderwerpen aan bod:
In het volgende (en tevens laatste) artikel kijken we naar corporate beheer van mobiele applicaties via MDM-oplossingen en we laten zien hoe OurMeeting daar mee omgaat.
Wil jij jouw vergadering efficiënter maken? Wij zoeken elke dag naar nieuwe mogelijkheden, door inzet van slimme techniek. Blijf op de hoogte van het nieuws. Schrijf je nu in. We spammen je niet en gaan secuur om met je gegevens.
Deel deze pagina
Was deze informatie nuttig? Leuk als je het deelt met anderen. Stuur 't door aan collega's of relaties.