OurMeeting heeft al veel werkprocessen en documentstromen gedigitaliseerd. Toch worden documenten vaak nog analoog ondertekend. Dit vertraagt niet alleen het proces. Er staat ook steeds meer druk op organisaties om een transparant ondertekenproces te garanderen, waarmee de authenticiteit en integriteit van een document aantoonbaar is.
Een goede oplossing daarvoor is de digitale handtekening, die OurMeeting ook faciliteert.
Het spreekt voor zich dat tijdsbesparing een van de meest opvallende voordelen is. En daarmee bespaar je uiteraard ook geld en verhoog je de productiviteit. Praktisch gezien is het gemakkelijker dan het zetten van een fysieke handtekening, waardoor mobiel werken nog eenvoudiger wordt.
Toch blijkt een grotere veiligheid vaak een net zo belangrijke factor. Digitale handtekeningen zijn rechtsgeldig en moeilijker te vervalsen dan fysieke handtekeningen. Ze bevatten vaak een audit trail en extra informatie zoals de identiteit, het tijdstip en de locatie van de ondertekenaar. Bovendien kunnen getekende documenten niet zomaar kwijtraken. Ook kunnen ze beperkt toegankelijk worden gemaakt in een beveiligde elektronische omgeving.
Een laatste voordeel voor de organisatie is dat de status van documenten in de workflow makkelijker bij te houden is, archieven geleegd kunnen worden en de wettelijke regels nageleefd worden.
Er zijn twee manieren waarop je binnen OurMeeting een stuk ter ondertekening kunt aanbieden. Als secretariaat krijg je een tegel ‘Digitaal Ondertekenen’. Achter die tegel kun je stukken uploaden, verbinden aan een commissie en toewijzen aan de persoon die binnen een commissie tekengerechtigd is.
Daarnaast kun je vanuit een agenda een ondertekenverzoek aanmaken, zodra er over een stuk een besluit genomen is en dit nog ondertekend moet worden. De ondertekenaars ontvangen dan een persoonlijk bericht met een link voor het ondertekenverzoek. Dit kunnen ook meerdere ondertekenaars zijn.
Om dit technisch mogelijk te maken heb je een ondertekenservice nodig, zoals bijvoorbeeld ValidSign voor de verificaties van handtekeningen.
Is digitaal ondertekenen ook een interessante oplossing voor jouw organisatie? Stuur dan een bericht aan sales@docwolves.nl en we helpen je graag verder.
Wil je meer lezen over digitale veiligheid binnen OurMeeting? Kijk dan eens naar Security & Compliance van Ourmeeting, OurMeeting met 2FA en OurMeeting en SSO.
Beter, prettiger en efficiënter vergaderen met Dossierflow