“Nu ben ik ongeveer een uur bezig met het voorbereiden van een vergadering terwijl ik voorheen soms wel een halve dag aan kwijt was ” zegt Miranda van der Blom, secretaresse van de Raad van Bestuur.
Onlangs is Ziekenhuisgroep Twente overgestapt naar digitaal documentbeheer en digitaal vergaderen waarmee de organisatie een kerngezonde documenthuishouding heeft bereikt.
Om de efficiëntie in de besluitvormingsprocedure van de Raad van Bestuur te waarborgen, is het noodzakelijk het documentbeheer op orde te hebben. Daar speelt het secretariaat een centrale functie in de organisatie.
Er bestond destijds een hybride situatie met papier en digitaal werken in de ZGT die het moeilijk maakte om met de juiste applicaties te werken en informatie te achterhalen. “Het was lastig om documenten toe te wijzen aan de juiste mappen en het was tegelijkertijd erg tijdrovend om documenten terug te vinden. Daar komt bij dat we te maken hadden met veel dubbele handelingen” vertelt Jorg van Slooten administratief medewerker bij het secretariaat.
Na een gedegen marktverkenning, vond ZGT bij Doclogic een geïntegreerde oplossing voor digitaal document management met JOIN van Decos die gekoppeld aan de digitaal vergaderapplicatie OurMeeting zit. De nieuwe werkwijze werd begin 2015 geïmplementeerd bij het secretariaat Raad van Bestuur en het secretariaat van het bestuur van de Coöperatie Medisch Specialisten ZGT met de betrokkenheid van alle gebruikers. “De tijd die we besparen kunnen we nu aanwenden om te streven naar nog meer kwaliteit ”, concludeert Veronique Veldhuis, secretaris Raad van Bestuur en hoofd van het stafbureau van deze Raad.
Lees hier het volledige artikel van Teun Putter.
Bron: Vip Doc Magazine nummer 7 | november 2015
Papierloos vergaderen; hoe overtuig ik mijn baas?