Ourmeeting
Menu
  • Voor wie
    • VoorzittersVoorzitter – Dát is pas efficiënt vergaderen
    • secretaresses en ondersteunersSecretaresse – Bespaar jezelf veel tijd en zinloze handelingen
    • VergaderdeelnemersDeelnemer – Beter én efficiënter voorbereiden
    • IT-ManagersIT- & Informatie Manager – Veilig, gebruiksvriendelijk en zorgeloos
    • voordelen OurMeeting menuOrganisatie – Voordelen voor de hele organisatie
    • backupZorg
    • Close
  • Voordelen
    • gebruiksvriendelijkGebruiksvriendelijke vergaderapp – Snel, intuïtief en met veel slimme functies
    • Efficienter voorbereidenEfficient voorbereiden – Iedereen de juiste stukken, aantekening maken en delen
    • Uitbreidingen van OurMeetingUitbreidingen – Voor nog meer efficiëncy
    • communicatieConcentreer communicatie – Alle communicatie rond vergaderingen op één plek
    • effectieverEffectief Vergaderen – Iedereen op dezelfde pagina (letterlijk!), annotaties reizen mee.
    • gripGrip op resultaten – Taken, to-do’s en besluiten overzichtelijk georganiseerd.
    • slimSlimme integratie – Koppelingen met andere bedrijfssoftware beschikbaar
    • veiligheidRobuuste veiligheid – Voldoet aan de hoogste normen van o.a. DNB. ISO 27001.
    • platformonafhankelijkPlatformonafhankelijk – Native app beschikbaar voor iOS, Android en Windows
    • menuVoordelen overzicht – Voordelen voor de hele organisatie
    • Close
  • Bereken je besparing
  • Referenties
  • Apps
  • Publicaties
  • Over ons
    • MissieVisieMissie en Visie – Betere besluiten in minder tijd
    • teamTeam – Maak kennis met ons team
    • PartnersPartners – We houden van samenwerking
    • sponsorregeling iconsponsorregeling – Onze klanten steunen Goede Doelen
    • Vos droitsPrivacy en rechten – Zo gaan we om met je gegevens
    • contactContact – Voor al je hulpvragen
    • Close
  • Demo!
  • Log in
  • Nederlands
    • Engels
    • Spaans
    • Frans
    • Close

8 tips voor efficiënt vergaderen

11 juni 2021 Blog

Efficiënt vergaderen is tegenwoordig geen grote uitdaging meer. De technologie ondersteunt vergaderingen op meerdere manieren. Daarnaast zijn er een aantal andere zaken die je van tevoren kunt afspreken en doen om te voorkomen dat een vergadering een gezellige uit de hand gelopen bijeenkomst wordt. We delen onze beste tips voor vlot en effectief vergaderingen.

Voorkom afleiding

Een lekker koekje bij de koffie of snoepjes die voor het pakken liggen zijn uiteraard ontzettend lekker, maar het leidt vooral heel erg af van waarom jullie bij elkaar zijn gekomen. Net als eigenlijk alle andere dingen die op tafel of in de ruimte aanwezig zijn. Een kale ruimte met stoelen en een tafel, indien nodig een beamer, dient het doel het allerbeste. Zelfs een boek of andere elektronica kunnen ervoor zorgen dat een vergadering veel langer duurt en hele andere wendingen krijgt. Het is dan ook aan te raden om voorafgaande een vergadering af te spreken dat mobiele telefoons niet toegestaan zijn in de ruimte. Ook niet wanneer ze op de kop op tafel liggen, in een tas of broekzak.

Spreek een tijdsduur af en houd je daaraan

Om te voorkomen dat de vergadering een gezellig theekransje wordt of oneindig lang duurt is het slim om van tevoren een duidelijk tijdsbestek af te spreken. Op basis van de agenda kan er vaak een duidelijke verwachting geschetst worden van de tijdsinvestering die nodig is. De voorzitter van de vergadering is verantwoordelijk voor het opvolgen van dat tijdspad. Als een specifiek punt toch meer tijd en aandacht nodig heeft is het slim om hier een aparte afspraak voor te plannen met alleen de relevante personen.

Verstuur een agenda inclusief tijdspad per onderwerp

Voortbordurend op het voorgaande punt werkt het heel goed om voorafgaande een vergadering een agenda te versturen. Per agendapunt geef je een korte omschrijving van de inhoud en de verwachtte benodigde tijd. De voorzitter en/of notulist is/zijn verantwoordelijk dat de tijd gerespecteerd wordt.

Nodig alleen de key-mensen uit voor een vergadering

Op basis van een duidelijke agenda kun je goed inschatten welke mensen daadwerkelijk aanwezig dienen te zijn bij de vergadering. Hoe minder mensen aan tafel, hoe efficiënter je kunt vergaderen. Nodig dus alleen relevante mensen uit met beslissingsbevoegdheid, zodat jullie daadwerkelijk effectief kunnen vergaderen.

Bespreek de belangrijkste punten als eerste

In het kader van efficiënt vergaderen is het zaak om de belangrijkste punten bovenaan de agenda te zetten. Heeft een onderwerp dusdanig veel tijd en aandacht nodig dan is het verstandig om een aparte vergadering hieraan te wijden.

Is er echt reden voor een vergadering?

Vergaderen om te vergaderen is eigenlijk een vermomd theekransje. Voor dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse vergaderingen blijft het zaak om voorafgaande de meeting de vraag te stellen ‘is het echt nodig om nu bij elkaar te komen’. Wanneer er maar een aantal punten op de agenda staan moet je jezelf afvragen hoe hoog de nood is om deze nu te bespreken of dat ze wellicht in een volgend overleg meegenomen kunnen worden.

Inhoudelijke voorbereiding

Goede voorbereiding is efficiënt vergaderen. Indien noodzakelijk dient de voorzitter, maar ook de andere deelnemers, voorafgaande de vergadering stukken aan te leveren ter voorbereiding. Denk aan documenten die gelezen moeten worden, notulen van de vorige vergadering dienen verspreid te zijn, eventuele actiepunten van de vorige vergadering moeten opgevolgd worden. Zorg ervoor dat alle benodigde documenten minimaal 24 uur voordat de vergadering aanvangt in het bezit zijn van alle deelnemers. Op die manier kan iedereen zich inlezen en zorgt het voor een vlot verloop van de bijeenkomst.

Duidelijke, korte en relevante notulen

Notulen zijn het verslag van de vergadering. Het kan best een uitdaging zijn om goede notulen op te stellen. Het is heel belangrijk dat je na afloop van een vergadering snel kunt terug vinden wat er besloten is. Een woord voor woord verslag van alles wat besproken is, is dus niet nodig. Een kort en bondig verslag met duidelijke actiepunten werkt het beste.

Papierloos vergaderen is efficiënt vergaderen

Met de app OurMeeting is efficiënt vergaderen een stuk gemakkelijker geworden. Agenda’s kunnen vooraf digitaal verspreid worden en ook de notulen kunnen gemakkelijk ten tijde van het overleg snel en efficiënt opgetypt worden. Dat betekent dat na het overleg de notulen alleen nog even kort nagelezen hoeven te worden alvorens verspreiding. Naast dat het een heleboel papier bespaard, zijn de documenten ook altijd snel en gemakkelijk terug te vinden. OurMeeting zorgt voor meer grip op actiepunten en verslagen, efficiënte voorbereiding, actuele stukken altijd bij de hand en het archief een klik away.

Vraag je gratis demo aan van OurMeeting >

Terug naar alle posts
Return
Retourner
Volver
  • Deel via Facebook
  • Deel via Twitter
  • Deel via Google+
  • Deel via Linkedin
  • Delen via E-Mail

Efficienter vergaderen? Blijf op de hoogte!

Wil jij jouw vergadering efficiënter maken? Wij zoeken elke dag naar nieuwe mogelijkheden, door inzet van slimme techniek. Blijf op de hoogte van het nieuws. Schrijf je nu in. We spammen je niet en gaan secuur om met je gegevens.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Deel deze pagina

Was deze informatie nuttig? Leuk als je het deelt met anderen. Stuur 't door aan collega's of relaties.

  • Deel via Facebook
  • Deel via Twitter
  • Deel via Linkedin
  • Delen via E-Mail

Populaire artikelen

  • dossierflowTransformeer het besluitvormingsproces met DossierFlow21 maart 2024 - 14:25
  • VergaderApp OurMeetingBekijk nu: alle voordelen van de nieuwe VergaderApp in één video13 februari 2024 - 10:24
  • vernieuwde vergaderapp10 voordelen van de nieuwe VergaderApp van OurMeeting18 januari 2024 - 11:26
  • De revolutionaire stap voorbij papierloos vergaderen21 november 2023 - 11:04
  • meeting vergadering besluitvormingDe voordelen van het besluitvormingsproces binnen Dossierflow17 oktober 2023 - 13:39

Adres

Draai 9
3311 JJ Dordrecht
Nederland

Contact

088 - 374 71 37
contact via e-mail
ourmeeting.nl

Volg Ourmeeting

LinkedIn

Docwolves Certificering

ISO certificering voor de OurMeeting vergaderoplossing
  • OurMeeting is een label van: DocWolves
  • Informatie over jouw privacy en rechten
Notuleren: leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker! Notuleren Makkelijker Maken Voordelen Digitaal Werken Alles over digitaal werken en de voordelen hiervan
Download formaat 16:9
Download formaat 4:3
Scroll naar bovenzijde