Efficiënt vergaderen is tegenwoordig geen grote uitdaging meer. De technologie ondersteunt vergaderingen op meerdere manieren. Daarnaast zijn er een aantal andere zaken die je van tevoren kunt afspreken en doen om te voorkomen dat een vergadering een gezellige uit de hand gelopen bijeenkomst wordt. We delen onze beste tips voor vlot en effectief vergaderingen.
Een lekker koekje bij de koffie of snoepjes die voor het pakken liggen zijn uiteraard ontzettend lekker, maar het leidt vooral heel erg af van waarom jullie bij elkaar zijn gekomen. Net als eigenlijk alle andere dingen die op tafel of in de ruimte aanwezig zijn. Een kale ruimte met stoelen en een tafel, indien nodig een beamer, dient het doel het allerbeste. Zelfs een boek of andere elektronica kunnen ervoor zorgen dat een vergadering veel langer duurt en hele andere wendingen krijgt. Het is dan ook aan te raden om voorafgaande een vergadering af te spreken dat mobiele telefoons niet toegestaan zijn in de ruimte. Ook niet wanneer ze op de kop op tafel liggen, in een tas of broekzak.
Om te voorkomen dat de vergadering een gezellig theekransje wordt of oneindig lang duurt is het slim om van tevoren een duidelijk tijdsbestek af te spreken. Op basis van de agenda kan er vaak een duidelijke verwachting geschetst worden van de tijdsinvestering die nodig is. De voorzitter van de vergadering is verantwoordelijk voor het opvolgen van dat tijdspad. Als een specifiek punt toch meer tijd en aandacht nodig heeft is het slim om hier een aparte afspraak voor te plannen met alleen de relevante personen.
Voortbordurend op het voorgaande punt werkt het heel goed om voorafgaande een vergadering een agenda te versturen. Per agendapunt geef je een korte omschrijving van de inhoud en de verwachtte benodigde tijd. De voorzitter en/of notulist is/zijn verantwoordelijk dat de tijd gerespecteerd wordt.
Op basis van een duidelijke agenda kun je goed inschatten welke mensen daadwerkelijk aanwezig dienen te zijn bij de vergadering. Hoe minder mensen aan tafel, hoe efficiënter je kunt vergaderen. Nodig dus alleen relevante mensen uit met beslissingsbevoegdheid, zodat jullie daadwerkelijk effectief kunnen vergaderen.
In het kader van efficiënt vergaderen is het zaak om de belangrijkste punten bovenaan de agenda te zetten. Heeft een onderwerp dusdanig veel tijd en aandacht nodig dan is het verstandig om een aparte vergadering hieraan te wijden.
Vergaderen om te vergaderen is eigenlijk een vermomd theekransje. Voor dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse vergaderingen blijft het zaak om voorafgaande de meeting de vraag te stellen ‘is het echt nodig om nu bij elkaar te komen’. Wanneer er maar een aantal punten op de agenda staan moet je jezelf afvragen hoe hoog de nood is om deze nu te bespreken of dat ze wellicht in een volgend overleg meegenomen kunnen worden.
Goede voorbereiding is efficiënt vergaderen. Indien noodzakelijk dient de voorzitter, maar ook de andere deelnemers, voorafgaande de vergadering stukken aan te leveren ter voorbereiding. Denk aan documenten die gelezen moeten worden, notulen van de vorige vergadering dienen verspreid te zijn, eventuele actiepunten van de vorige vergadering moeten opgevolgd worden. Zorg ervoor dat alle benodigde documenten minimaal 24 uur voordat de vergadering aanvangt in het bezit zijn van alle deelnemers. Op die manier kan iedereen zich inlezen en zorgt het voor een vlot verloop van de bijeenkomst.
Notulen zijn het verslag van de vergadering. Het kan best een uitdaging zijn om goede notulen op te stellen. Het is heel belangrijk dat je na afloop van een vergadering snel kunt terug vinden wat er besloten is. Een woord voor woord verslag van alles wat besproken is, is dus niet nodig. Een kort en bondig verslag met duidelijke actiepunten werkt het beste.
Met de app OurMeeting is efficiënt vergaderen een stuk gemakkelijker geworden. Agenda’s kunnen vooraf digitaal verspreid worden en ook de notulen kunnen gemakkelijk ten tijde van het overleg snel en efficiënt opgetypt worden. Dat betekent dat na het overleg de notulen alleen nog even kort nagelezen hoeven te worden alvorens verspreiding. Naast dat het een heleboel papier bespaard, zijn de documenten ook altijd snel en gemakkelijk terug te vinden. OurMeeting zorgt voor meer grip op actiepunten en verslagen, efficiënte voorbereiding, actuele stukken altijd bij de hand en het archief een klik away.
Vraag je gratis demo aan van OurMeeting >
Alles over digitaal werken en de voordelen hiervan