Integratie met andere systemen

De payoff van DocWolves luidt: Driving your decisions. Of in goed Nederlands: Betere besluiten in minder tijd. Een prachtige doelstelling om samen met onze klanten na te streven. Met name samen, omdat je dit als een enkele leverancier natuurlijk niet alleen kan bereiken: besluitvorming is namelijk een ketenproces. Ondanks dat plannen tijdens een vergadering omgezet worden in acties en voorgenomen besluiten officieel vastgesteld kunnen worden is het voorbereidende werk vaak door anderen gedaan. Juist omdat dit voorwerk veelal teamwork is, zal voor een soepele ondersteuning slimme IT moeten worden ingezet.
DocWolves opereert binnen de besluitvormingskolom. Vandaar dat OurMeeting voor papierloos vergaderen zich leent voor het ondersteunen van het vergaderproces. De voorbereiding van een vergadering begint met het opstellen van de agenda. Hieraan worden de benodigde documenten die besproken dienen te worden gekoppeld. Daarna komen er uit de vergadering actiepunten, besluiten en natuurlijk een verslag. Dit wordt allemaal nog ‘gedekt’ door OurMeeting.
Zoals gezegd is de vergadering slechts een onderdeel in de besluitvorming. De volgende vraag is daarom gerechtvaardigd: waar komen die vergaderstukken vandaan? Of na de vergadering: waar gaat dat verslag en die besluitenlijst naar toe? Wie doet er wat met welke actiepunten?
Hier komt de naadloze koppeling met bestaande Document Management Systemen (of Zaaksystemen) om de hoek kijken. Als klant kan je het niet meer accepteren dat er geprutst wordt tussen verschillende leveranciers, waardoor eigen medewerkers gedwongen worden informatie ‘handmatig’ over te zetten.
Ga er als klant van uit dat koppelingen tussen bestaande informatiesystemen technisch altijd mogelijk zijn. Databases kunnen praten met elkaar. Het helpt ook dat veel koppelingen gestandaardiseerd zijn, met name binnen de overheid. Het zit soms vast op de wil van leveranciers om hier tijd aan te besteden. U kunt dit natuurlijk niet accepteren. Zodoende haalt u niet het maximale uit de aanschaf van uw informatiesystemen.
Omdat DocWolves vaker tegen onwil voor koppelingen is aangelopen is, is er voor een grote klant een mobiel dossierflow systeem ontwikkeld op basis van de principes m.b.t. informatieveiligheid, de flexibiliteit en de gebruiksvriendelijkheid die DocWolves hanteert bij de ontwikkeling van OurMeeting. Hiermee is het mogelijk om documenten te creëren, dossiers samen te stellen en te laten routeren door uw organisatie. Het is daarmee geen vraag meer waar de vergaderdocumenten vandaan komen, of waar bijvoorbeeld het verslag van de vergadering naar toe moet. Deze gaan naar het dossier natuurlijk.
DocWolves pretendeert hiermee niet een allesomvattend systeem te leveren. Wat wij doen is het ondersteunen van uw besluitvormingstraject. Gebruikmakend van bestaande informatiesystemen vult DocWolves de ontbrekende delen aan. Met recht: Driving your decisions !