Korter vergaderen tips

Korter vergaderen, hoe doe je dat? Eerst het goede nieuws: met de drie tips hieronder, krijg je dat voor elkaar. Dan het minder goede nieuws: ook korter vergaderen vraagt inspanning, discipline en eerlijkheid. Je krijgt niets voor niets. In het kort? Zo vergader je korter: Verbeter de voorbereiding, benut slimme structuren en schrap overbodige punten. Zo pak je het aan.

Tip 1 – voorbereiding, voorbereiding, voorbereiding

Veel vergaderingen duren lang omdat er tijdens de vergadering ‘nagedacht’ wordt. Dat wil zeggen: deelnemers komen niet of slecht voorbereid naar de bijeenkomst. Ze proberen ter plekke de stukken te lezen én er ook hun mening over te vormen.

Cirkels voorkomen

Multi-tasken is een illusie, dus tijdens de vergadering zowel lezen, overdenken, luisteren én meepraten, werkt natuurlijk niet. Het gevolg is dat mensen al overleggend gaan nadenken. Ze formuleren, horen nieuwe argumenten, heroverwegen hun standpunt en herformuleren hun bijdrage. Zo krijg je een gesprek of discussie waarbij je het gevoel hebt: we draaien in cirkeltjes rond. We hebben moeite om tot de kern te komen. Dat kost heel veel tijd. Wil je korter vergaderen, dan moet je dit proces doorbreken.

Ondersteuning bieden

Dat kan alleen als deelnemers zich voorbereiden. Dus: zorg dat iedereen van tevoren de stukken heeft. Ruim op tijd, zodat iedereen kan lezen. Moedig deelnemers aan om behalve de vergadering ook voorbereidingstijd in hun agenda op te nemen.
Geef duidelijk aan wanneer ze de stukken kunnen verwachten en als het kan ook hoeveel leestijd (en overdenkingstijd) er nodig is. Zorg ook voor samenvattingen van lange stukken of laat schrijvers van nota’s een mindmap maken. Daardoor kunnen mensen complexe materie makkelijker tot zich nemen.

Leespauzes inlassen

Een alternatief kan de Amazon-methode zijn. Oprichter Jeff Bezos vertelt dat powerpointpresentaties tijdens de vergadering verboden zijn. Over het onderwerp op de agenda wordt ter plekke een memo rondgedeeld. Vervolgens is er een lees/denk-break van een half uur. Daarna volgt een discussie en eventueel een besluit.

Praat over voorbereiding

Als jij merkt dat mensen regelmatig niet of niet goed voorbereid zijn, ga daar dan het gesprek over aan. Als mensen de tijd niet hebben om zich voor te bereiden, ga dan in gesprek over ‘hoe het anders kan’. Vraag jezelf ook af hoe reëel het is dat je van mensen verlangt zich grondig voor te bereiden. In een vrijwillligersbestuur kan dat anders liggen dan in een MT. Een hoge vergaderfrequentie kan nadelig zijn voor de voorbereiding. Dus kan minder vergaderen ook leiden tot betere voorbereiding en dus kortere vergaderingen. Zo pak je dubbel winst.

Tip 2 – structuur

Korter vergaderen realiseer je ook door je structuur aan te passen. Een paar ideeën.

Werk in groepjes

In plaats van een lange plenaire discussie, breek de hele groep op in kleine groepjes. Geef ze een heldere opdracht. Bijv.: verzamel op geeltjes alle voordelen en nadelen voor het voorstel dat besproken moet worden. Laat ze daarna een selectie maken van de drie belangrijkste argumenten voor en tegen. Vervolgens laat je elk groepje een korte presentatie geven, waarin je alle cruciale ‘voors’ en ‘tegens’ centraal verzamelt. Nu heb je als het goed is een overzichtelijke lijst met de belangrijkste argumenten. Dikke kans dat je eigenlijk al een besluit kunt nemen, maar eventueel kun je nu nog een rondje ‘kwalificeren’ maken.

Laat elke deelnemer een cijfer toekennen aan de verzamelde argumenten. Zo zie je al snel wat de meest zwaarwegende argumenten zijn. Tel de scores en je weet nu welke kant het zwaarst weegt: de voor of de tegen kant.

Gebruik rondjes en termijnen

Een eenvoudige manier om oeverloze discussies te voorkomen is om te vergaderen in ‘termijnen’. Voor de discussie start inventariseer je wie er iets willen inbrengen. Daarmee limiteer je direct het aantal sprekers. Daarna krijgt elke spreker een eerste en eventueel een tweede termijn. Alleen sprekers uit de eerste termijn, mogen ook in de tweede termijn spreken. Op deze manier dwing je mensen ook om zich voor te bereiden. Ze moeten immers van tevoren bedenken of (en dus wat) ze willen inbrengen. Door ook nog een tijdslimiet aan elke termijn te koppelen, houd je de duur van de termijnen ook beperkt.

Rondjes maken kan ook een effectieve manier zijn om snel tot de kern te komen. Dit werkt goed in kleinere gezelschappen tot ongeveer 15 deelnemers. Geef iedereen 1 minuut de tijd om zijn mening over een onderwerp te geven. Gebruik een whiteboard om de argumenten op te schrijven. Je zult zien dat in veel gevallen na de 5e of 6e persoon alle belangrijke argumenten al zijn verzameld.

Maak de klok je vriend

Tijd is kostbaar. De klok helpt om dat besef te verankeren. Zo is er een app die de vergadertijd omrekent naar kosten per vergadering. Zet in je agenda de duur van elk agendapunt of vermeld op welk tijdstip een agendapunt aan de orde komt. Zo kan iedereen zien of je op schema ligt. Een vergaderoplossing als OurMeeting maakt het makkelijk om je vergadering goed in te delen en te timen.

Een goed zichtbare centrale klok helpt ook om tijdsbesef te vergroten. Zet in plaats van je agenda een klok op de beamer. Maak je een rondje, geef iedereen dan een minuut spreektijd en gebruik een kookwekker. Of zet een kookwekker voor de behandeling van een agendapunt.

Tip 3 – Schrap overbodige agendapunten

Vergaderingen zijn ontstaan in het analoge verleden. Informatiestromen en communicatiekanalen waren toen beperkt. Het was domweg te ingewikkeld om via de post(duif) of telefoon te inventariseren of te fine-tunen. In het digitale tijdperk zijn er veel meer mogelijkheden ontstaan om af te stemmen en te overleggen. Dus kunnen agenda’s veel beter worden afgestemd op wat echt nodig is.

In het analoge tijdperk werden onderwerpen op de agenda gezet en dan bleek tijdens de vergadering hoeveel tijd iets in beslag zou nemen. Een goede voorzitter kon dat voorspellen. Een minder ervaren voorzitter had een uitdaging.

Tegenwoordig kan dat anders. Stel een voorlopige agenda op en vraag alle deelnemers per whatsapp even te reageren op welke punten zij willen ingaan. Niet gereageerd? Dan geen bijdrage. Of – als je een toepassing als OurMeeting gebruikt – laat deelnemers per agendapunt aangeven of het een hamerstuk is of niet. Zo verfijn je de agenda en breng je hem terug tot de onderwerpen waarover echt gesproken moet worden.