Lekker online lezen

Geen dag gaat voorbij zonder dat we nieuwsartikelen of werkdocumenten lezen vanaf een beeldscherm. Maar niet elke tekst leest even lekker van een smartphone, tablet of computer. Hoe komt dat? En: wat doen we eraan?

Lekker Online Lezen is een serie van drie blogs met veel praktische tips. Dit is het eerste deel over ‘lezen’. Deel 2 biedt opmaaktips (incl. downloadbare poster) voor documenten die vooral online (op ipad of laptop) gelezen worden. Deel 3 gaat in op techniek en omstandigheden. (Alle blogs in je mail? Geef je hier op, of onderaan deze blog).

Weinig innovaties veranderden onze wereld zo veel als de computer, smartphone en tablet. Kinderen die nu opgroeien, kunnen eerder een tablet bedienen dan dat ze kunnen praten. Jongeren – maar ook talloze volwassenen – zijn vergroeid met hun smartphone. Concerten beleven we door het scherm van onze telefoon en ons werk doen velen van ons via de computer of laptop.

Urenlang spenderen we dagelijks achter een scherm. Lezen doen we steeds minder van papier. Ja, papieren boeken en tijdschriften bestaan nog, maar e-books en leesapps nemen steeds meer ruimte in op de boekenmarkt. Het is een kwestie van tijd dat we voorgoed afscheid nemen van papier. Ook op het werk.

De Correspondent

Hoewel lezen van een scherm steeds beter en natuurlijker gaat – denk aan de online magazine De Correspondent die in plaats van een papieren krant een app heeft die een optimale leeservaring biedt, kijk zelf maar eens op de website – valt er in veel organisaties nog een flinke slag te maken met digitaal lezen. Maar weinig bedrijven weten hoe.

Documenten worden vaak nog gewoon in Word getypt, met de verwachting dat de gebruiker deze uitprint. Nagedacht over de leesbaarheid van een digitaal document wordt er amper. Zeker voor mensen die beroepsmatig stapels dossiers, rapporten en beleidsstukken moeten doornemen, is dit een gemiste kans.

Hoe lezen we eigenlijk?

Hoe kunnen we deze slag naar leesbare, digitale documenten maken, zodat we de leeservaring van een tablet of laptop verbeteren? Om dit te begrijpen, hebben we inzicht nodig in ons eigen leesgedrag. Wat doen onze hersenen als we lezen en hoe slaan ze informatie op?

Dat leggen we uit samen met Gert van der Vloed. Van der Vloed is doctor in de Psychologie en Human Technology Interfacing Expert bij FriendlyUsers. Oftwel: hij is expert in de menselijke cognitie en weet als geen ander hoe je technologie zo goed mogelijk laat aansluiten op de werking van de hersenen. Alles om de gebruiksvriendelijkheid van technologie te verbeteren.

‘Om even helemaal bij het begin te beginnen, onze ogen zijn eigenlijk niets anders dan herkenningsapparaten’, begint Van der Vloed. ‘Ze zijn gemaakt om objecten te herkennen. Niet alleen dieren op de grasvlakte, bomen, maar tienduizenden jaren geleden ook de tekeningen van een rotsmuur en gebeitelde tekens in steen.’
 

‘Raar ding’

‘Pas zo’n zesduizend jaar geleden begonnen we te lezen van papier. Evolutionair gesproken hebben we het dan over gisteren. Geen wonder dat onze hersenen soms nog moeite hebben met het lezen van een beeldscherm. Een ‘raar ding’ dat licht uitstraalt, en ons geen gevoel geeft van ritselend papier of het gewicht van het boek. Zelfs dat ritselende papier met letters erop is nog een erg recente uitvinding’, zegt Van der Vloed.

Dat tastbare gevoel van controle blijkt erg belangrijk in de manier waarop we onszelf oriënteren in een tekst. Wanneer we een boek lezen voelen we de dikte van de pagina’s die we al hebben gelezen in de linkerhand, en de pagina’s ‘nog te gaan’ in de rechter. Het omslaan van pagina’s met je vingers geeft je een fysiek gevoel van progressie en dat versterkt je geheugen.

Lopen door je leeslandschap

Omdat teksten niet puur uit losse woorden bestaan maar altijd onderdeel zijn van een context, doen onze hersenen iets handigs: ze zien een tekst als een landschap waar we doorheen lopen, zo legt wetenschappelijk tijdschrift Scientific American ons uit. Dat geeft ons herkenningspunten, denk aan de structuur in een tekst, de nummers op de pagina, de kopjes en illustraties in een artikel. Dit zorgt ervoor dat we door een tekst kunnen navigeren; in ons hoofd maken we een plattegrond van het ‘leeslandschap’.

Wanneer we lezen van een scherm, wordt deze intuïtieve navigatie vaak onderbroken. Sommige e-readers en tablets bootsen de leeservaring van een boek goed na, maar toch blijf je als lezer op die ene pagina voor je. Hoeveel pagina’s je ook hebt gelezen: een e-reader of tablet weegt altijd hetzelfde.

Je schijfruimte raakt op

Verschillende wetenschappelijke onderzoeken (de meest recente uit 2013) stellen daarom dat wanneer de navigeerbaarheid – en dus je context in een tekst – wordt beperkt door een scherm, je begrip van een tekst afneemt. Omdat je niet continu verbonden bent met het tastbare begin, einde en alles daartussenin, heb je meer moeite met het (terug)vinden van bepaalde informatie.

Daardoor wordt er een groter beroep gedaan op je werkgeheugen, en blijft er minder ‘schijfruimte’ over om de tekst te begrijpen. Andere onderzoeken rapporteren dat je door schermlezen de gelezen informatie wel onthoudt, maar minder langdurig dan van papier: het verschillen tussen ‘kennen’ en ‘weten’.

Opkomst van digitaal lezen

Je ziet: sinds de komst van de computer is er veel onderzoek gedaan naar lezen vanaf een beeldscherm. De eerste wetenschappelijke studies uit de tachtig lieten er geen gras over groeien: lezen vanaf een computer haalt het niet bij lezen vanaf papier. Lezen vanaf papier gaat sneller, is minder belastend voor je cognitieve werkgeheugen, en je slaat de informatie beter op. Logisch: de eerste computerschermen lieten wat leesbaarheid zwaar te wensen over.

Maar de technologische ontwikkelingen zijn snel gegaan, met name de laatste jaren. Als je je bedenkt dat de eerste e-reader stamt uit 2004 en de eerste iPad uit 2010, dan is het vanzelfsprekend dat ook het lezen van een scherm is verbeterd. Niet alleen de technologie verbetert snel, de vormgeving van software en (mobiele) applicaties, en dus het leesgemak, doen dat ook. User Experience (UX) is niet voor niets een groeiend specialisme in de IT.

Wat doen gewenning en cultuur?

In de onderzoeken is sinds de jaren negentig overigens een kleine shift te zien. Studies vóór 1992 concludeerden voornamelijk dat mensen langzamer en minder accuraat lezen van een scherm en de teksten minder goed begrijpen. De studies daarna geven minder consistente resultaten. Een kleine meerderheid blijft bij de oude school, maar een bijna net zo groot aandeel ziet weinig significante verschillen meer.

Of lezen van een beeldscherm per definitie moeilijker is dan van papier, is dus geen uitgemaakte zaak. Een nieuwe stroming onderzoeken kijkt bijvoorbeeld ook naar gewenning en cultuur. Onderzoek van Kretzschmar et al. (2013) stelt dat de meeste mensen nog steeds aangeven liever van papier te lezen, terwijl hetzelfde onderzoek niet aantoont dat lezen van digitale media moeilijker is.

Dit zegt volgens de onderzoekers meer over de mindset jegens het beeldscherm dan de daadwerkelijke leeservaring. Mensen nemen digitaal lezen minder serieus en zijn sceptischer: ze doen niet dezelfde ‘mentale moeite’ om een tekst te begrijpen.

Digitaal lezen is de nieuwe norm

Nu technologische ontwikkelingen en daarmee de gebruiksvriendelijkheid van schermen en digitale applicaties razendsnel verbeteren, is het niet ondenkbaar dat digitaal lezen de norm wordt. Ook op de werkvloer: de jongste generaties op de werkvloer worden niet voor niets ‘digital natives’ genoemd.

Organisaties digitaliseren hun dienstverlening en processen van buiten en van binnen. Zo neemt in de managementlagen bijvoorbeeld het Papierloos Vergaderen toe: vergaderen met een gespecialiseerde vergaderoplossing op de tablet.

Eigenlijk is ‘Papierloos Vergaderen’ een ietwat misleidende term. Het suggereert dat het terugdringen van papier de voornaamste doelstelling is. Dat is het niet. Papierloos vergaderen helpt om teams efficiënter te vergaderen. Dat wil zeggen: beter communiceren, samenwerken en dus betere besluiten te nemen.

Hoewel papier besparen vaak niet de hoofdzaak is, is het wel een van de gunstigste bijeffecten. Wanneer een bedrijf het goed aanpakt, kan het in een jaar of vijf zomaar vijf miljoen velletjes papier besparen, zoals zorginstelling Amarant dat deed.

Dikke pakken papier

Het zwaartepunt van vergaderen zit ’m in de voorbereiding: vergaderdeelnemers moeten vaak stapels documenten doornemen. Bedrijven die papierloos vergaderen, proberen deze dikke stapels papier terug te dringen. Logisch: niemand sleept graag met dikke pakken papier. Toch komen we nog regelmatig vergaderdeelnemers tegen die, ondanks dat alle bijlagen en documenten in de vergaderoplossing te vinden zijn, de hele stapel alsnog uitprinten – of dat laten doen.

Aan de ene kant begrijpelijk. Hoewel technologie de leeservaring van papier steeds beter nabootst, blijven de fysieke tastbaarheid en de natuurlijke navigatie belangrijke voordelen van papier. Zeker voor lastige teksten als rapporten en beleidsdocumenten, die door de lengte en het relatief hoge aantal moeilijke woorden meer moeite kosten.

‘Waar stond dat ook alweer?…’

Aan de andere kant is dat jammer. Vergaderstukken lees je namelijk nooit los, er bestaat altijd een context. Je moet ‘iets’ met die informatie, besluiten maken: arceren, argumenten uit de tekst halen, notities en je eigen gedachten toevoegen. Hoe groter de stapel documenten, hoe lastiger terug te vinden is wat je opgeschreven hebt.

Tenzij je een goede app hebt. Want je weg vinden in je vergaderstukken is een stuk makkelijker met een gespecialiseerde vergaderoplossing. Zeker als het gaat om de lange termijn: wat had je ook alweer opgeschreven bij het punt over die contracten met leveranciers? (Drie maanden geleden). Dan helpt een digitale zoekfunctie je beter dan 400 pagina’s doorbladeren.

Vergaderen doe je niet alleen

Bovendien geldt het sociale element: vergaderen doe je namelijk nooit alleen. Een gespecialiseerde vergaderoplossing is met geen andere reden gebouwd om het besluitvormingsproces voor jou en je collega-vergaderaars zo makkelijk mogelijk te maken.

Daardoor heb je altijd en automatisch de meest actuele versies van zowel de agenda als de vergaderstukken. Door het workflow-element kun je eenvoudig annotaties delen met collega’s, to do’s en besluitenlijsten maken en uitnodigingen versturen.

Collectief geheugen

Een vergaderapplicatie werkt bovendien als een collectief geheugen. Voor de vraag ‘wat hadden we daar ook alweer over besloten?’ doorzoek je met een muisklik het digitale archief, tijdens de vergadering zelf. Het doorspitten van het papieren archief hoeft niet meer.

Wanneer lezen we dan nog van papier? Dat vraagt om een afweging van de voor- én nadelen. Zeker als het gaat om documenten op de werkvloer, blijft lezen van papier voor sommigen de voorkeur hebben. De e-reader weet het lezen van een scherm tot nu toe het beste na te bootsen, maar is zelden geschikt voor digitale werkdocumenten. De wereld van ‘plezierlezen’ en ‘ambtshalve’ lezen blijven zo tot nog toe gescheiden.

Maar… we gaan digitaal

Uiteindelijk kunnen we uitprinten nooit helemaal voorkomen. Maar papier en scherm kunnen prima naast elkaar bestaan. Digitalisering is onvermijdelijk en bovendien biedt technologie onomstotelijke voordelen voor de workflow, zowel tijdens als ná het lezen. De praktijk is: we gaan digitaal.

Dus aan beleidsmakers en andere opstellers van beleidsdocumenten de taak om digitaal lezen zo makkelijk mogelijk te maken. Veel winst valt namelijk al te behalen in de opmaak van digitale documenten.

Download de opmaaktips

Hoe? Met de knop hieronder kun je een poster downloaden waarmee je snel kunt zien hoe je documenten moet opmaken voor online lezen.

Lees ook de blog met de uitgebreide toelichting op de tips in het volgende deel van deze serie.