Het verband tussen Maserati en papierloos vergaderen

“De pakken papier waarmee we naar de vergadering kwamen werden steeds dikker”, vertelt Olaf van der Steen, financieel manager bij Trifolium. Trifolium is een woningbouwcorporatie in Boskoop met een bestand van een kleine 2.000 woningen. Sinds augustus vergadert het MT digitaal en dus papierloos met OurMeeting.

Maserati

“Je zou kunnen zeggen dat misstanden, zoals de Maserati van een bestuurder van een woningbouwcorporatie, er toe leiden dat wij nu digitaal vergaderen. De toestanden van de afgelopen jaren hebben een flinke toename van wet- en regelgeving veroorzaakt. Daar moet je als MT natuurlijk doorheen. We moesten met elkaar bepalen op welke fronten we veranderingen in onze eigen organisatie moesten aanbrengen. Zo groeiden de pakken papier die we naar de vergadering sleepten. Daarbij krijg je natuurlijk ook te maken met verschillende versies, stukken die nog even ‘nagezonden’ moesten worden. Dat kwam de overzichtelijkheid niet ten goede.”

“Rust! Dat heeft papierloos vergaderen met OurMeeting ons gebracht.” vertelt financieel directeur Olaf van der Steen van Woningbouwcorporatie Trifolium.

“Omdat ik ook IT in mijn portefeuille heb, was ik extra geïnteresseerd toen een collega van een andere woningbouwcorporatie mij OurMeeting liet zien. Daarna heb ik samen met onze directiesecretaresse een demo over papierloos vergaderen met OurMeeting gekregen. Na een presentatie aan het management team was de afweging snel gemaakt.”

Zicht op aantekeningen

“Dankzij OurMeeting is dat nu allemaal een stuk eenvoudiger geworden. Onze vergaderdeelnemers beschikken voor iedere vergadering over een compleet vergaderdocument, waarin de agenda en alle onderliggende stukken zijn opgenomen. Omdat alle stukken als pdf-document in je vergaderapp zitten, kun je in alle stukken aantekeningen maken. Komt er een nieuwere versie van een stuk, dan koppelt onze secretaresse die nieuwere versie aan het vergaderdocument. Die downloaden we op onze tablet en we hebben weer de meest actuele informatie bij de hand. En het allermooiste is dat alle notities die we gemaakt hebben, gewoon meeverhuizen naar de nieuwste versie. Ze staan zelfs op precies dezelfde plek in het document. Je aantekeningen raken dus niet zoek, maar blijven altijd beschikbaar.”

Betere besluiten

“Natuurlijk is de overstap wel even wennen. Je mist eerst even de pen, waarmee je soms bijna gedachteloos iets krabbelt. Nu ben je bewuster bezig om een notitie aan te maken. Maar dat is gewenning.

De invloed op onze vergaderingen? Rust! Niemand bladert door papieren om een aantekening terug te vinden. Het brengt ook meer structuur. De notities zijn meer geordend.  En dankzij het goede versiebeheer raken aantekeningen niet kwijt. Je kunt zelfs aantekeningen op voorhand delen. Daar gaan wij dadelijk winst mee maken, omdat je dingen al voor de vergadering kunt tackelen of van de agenda kunt weren.”

Een acht

“We zijn natuurlijk nog maar net bezig, maar ik weet zeker dat we nog veel meer vruchten kunnen gaan plukken. Als ik nu een cijfer moet geven, dan is dat zeker een acht. We overwegen nu of de raad van commissarissen ook gaat overstappen.”