Herken je de volgende situatie? Woensdagmorgen, telefoon: de nieuwe vergaderdeelnemer heeft de attenderingsmail niet ontvangen. Boos vertelt ze dat ze hierdoor de vergadering van gistermiddag niet goed heeft kunnen voorbereiden. Dit is zowel voor haar als voor jou natuurlijk heel vervelend.
OurMeeting verstuurt standaard een attenderingsmailtje naar de vergaderdeelnemers nadat je de agenda hebt gedistribueerd. Maar hoe weet je nou of dit mailtje echt is verstuurd?
Klik, nadat je de agenda hebt gedistribueerd, op het verzendicoontje:
Het distributiescherm wordt geopend:
Het envelop-icoon geeft aan dat OurMeeting de attenderingsmail heeft verzonden.
Het icoontje verschijnt uiteraard niet wanneer het versturen van attenderingsmails voor jouw omgeving uit staat.
Heeft een vergaderdeelnemer de mail toch niet ontvangen? Neem dan de volgende stappen:
1. Controleer of het mailprogramma van de deelnemer(s) de mail niet als spam markeert.
2. Vraag het systeembeheer van jouw organisatie om te controleren of @ourmeeting.nl als vertrouwd adres in het systeem is ingevoerd.
3. Als de bovenstaande stappen niet helpen, neem dan contact op met onze Helpdesk via helpdesk@docwolves.nl of 078 – 737 01 37
Tip: Wil jij juist dat er geen attenderingsmails worden verzonden naar de vergaderdeelnemers? Neem dan contact op met de Helpdesk: wij kunnen deze functionaliteit meteen voor je uitzetten.
Minder ruimtegebrek dankzij papierloos vergaderen