Papierloos vergaderen is nonsense

Ken je het Qwerty-verschijnsel? Dat ontstond tijdens de ontwikkeling van de typemachine. De eerste typemachine, die werd ontwikkeld in de periode 1860 tot 1870, kende een piano-achtig toetsenbord. De letters waren verspreid over twee rijen in alfabetische volgorde, zoals een piano witte en zwarte toetsen heeft. In de praktijk bleek dat de machine regelmatig vast liep, wat de typesnelheid danig verlaagde. Daarom werd de tweede typemachine (op de markt gebracht door de firma Remmington) uitgerust met het bekende Qwertytoetsenbord.

[form_direct_contact fid=1525 name=”Rens Groeneveld” function=”CEO Ourmeeting” phone=”078-737 01 37″ email=”rens@ourmeeting.nl” btn-text=”direct contact” avatar-id=1523]

Door de letters van de veel gebruikte (Engelse) lettercombinaties zoals de ‘st’ en de ‘th’ uit elkaar te halen en te verspreiden over drie rijen, liep de machine veel minder vast. Toen de typemachine (mede) daardoor definitief doorbrak, werd de QWERTY-indeling de standaard voor alle typemachines. Later werd duidelijk dat er veel betere en efficiëntere indelingen mogelijk waren, maar niemand had nog de energie om het anders te gaan doen.

Nonsense

Zo is het ook met de term ‘Papierloos vergaderen’. Dat is een ingeburgerd begrip geworden, maar eigenlijk dekt de vlag de lading niet. Het begrip ‘papierloos vergaderen’ suggereert namelijk dat het doel van die activiteit vooral ‘uitbannen van papierverbruik’ is. Nu is papier besparen zeker een nuttig effect, toch is dat niet waar het om draait. In die zin is papierloos vergaderen nonsense. Er mag best iemand aan tafel zitten die gewoon zijn papieren voor zich heeft. Op dit moment is ‘tijdsbesparing’ veel belangrijker. En ik denk dat uiteindelijk ‘verbetering van besluitvorming’ het belangrijkste effect zal zijn.

Tijdsbesparing

In de ontwikkeling van papierloos vergaderen zie je dat er veel tijd een aandacht besteed is aan secretariaten. Logisch ook. Zij zijn veel tijd kwijt aan het samenstellen en versturen van agenda’s, notulen en overige vergaderstukken. De tijdsbesparing voor hen is zeker relevant. Toch is de tijdsbesparing voor vergaderdeelnemers en de voorzitter in het bijzonder, nog belangrijker.

Dat heeft vooral met kosten te maken. De loonkosten van een secretaresse zijn aanzienlijk lager dan van een gemiddelde bestuurder of directielid. Zelfs een kleine tijdswinst kan al snel flinke kosten besparen als de kosten per tijdseenheid hoog zijn.

Een bestuurder of directeur die elke vergadering vijftien minuten tijd bespaart omdat hij bijvoorbeeld niet vier of vijf verschillende e-mails hoeft te openen om de stukken bij elkaar te krijgen, bespaart op jaarbasis significant veel tijd die hij of zij veel nuttiger kan besteden.

Dat doen wij al…

Als ik organisaties vraag of ze al papierloos vergaderen, zeggen ze vaak ‘oh dat doen wij al …’ Bij doorvragen blijkt dan dat ze de agenda en stukken digitaal versturen. De secretaresse maakt aantekeningen op haar laptop en daarmee is de kous af. Dat is jammer. Niet alleen voor ons, maar vooral voor die organisatie zelf. Ze doen zich zelf namelijk te kort. Echt papierloos vergaderen omvat veel meer dan een iPad om je stukken op te leven.

Output

Denk ook eens aan de vergader-output. Een vergadering levert in veel gevallen beslissingen op. Beslissingen in de vorm van acties. Hoeveel vergaderingen zijn er niet, waar pas tijdens de volgende vergadering weer helder zicht ontstaat op de vorige keer gemaakte afspraken? Het is een belangrijke oorzaak van de traagheid en stroperigheid van veel besluitvorming.

Een ‘papierloos vergaderen’-oplossing waarin een goed ‘actie-opvolging’ zit, die bijvoorbeeld door de voorzitter permanent te monitoren is, maakt het totale vergaderproces dus veel efficiënter. In plaats van vergaderingen zonder heldere en traceerbaar resultaten (waarbij de tijd van alle deelnemers min of meer door de schoorsteen verdwijnt), kan ‘papierloos vergaderen’ helpen om vergadertijd werkelijk efficiënt te maken.

Nog veel meer

Wij zijn ervan overtuigd dat er nog veel meer mogelijkheden zijn om vergaderingen waardevoller te maken. Ik zal er de komende tijd regelmatig over schrijven op deze pagina’s. Wil je meer weten? Of heb je suggesties? Neem gerust contact met me op.