Ourmeeting
Menu
  • Voor wie
    • VoorzittersVoorzitter – Dát is pas efficiënt vergaderen
    • secretaresses en ondersteunersSecretaresse – Bespaar jezelf veel tijd en zinloze handelingen
    • VergaderdeelnemersDeelnemer – Beter én efficiënter voorbereiden
    • IT-ManagersIT- & Informatie Manager – Veilig, gebruiksvriendelijk en zorgeloos
    • voordelen OurMeeting menuOrganisatie – Voordelen voor de hele organisatie
    • backupZorg
    • Close
  • Voordelen
    • gebruiksvriendelijkGebruiksvriendelijke vergaderapp – Snel, intuïtief en met veel slimme functies
    • Efficienter voorbereidenEfficient voorbereiden – Iedereen de juiste stukken, aantekening maken en delen
    • Uitbreidingen van OurMeetingUitbreidingen – Voor nog meer efficiëncy
    • communicatieConcentreer communicatie – Alle communicatie rond vergaderingen op één plek
    • effectieverEffectief Vergaderen – Iedereen op dezelfde pagina (letterlijk!), annotaties reizen mee.
    • gripGrip op resultaten – Taken, to-do’s en besluiten overzichtelijk georganiseerd.
    • slimSlimme integratie – Koppelingen met andere bedrijfssoftware beschikbaar
    • veiligheidRobuuste veiligheid – Voldoet aan de hoogste normen van o.a. DNB. ISO 27001.
    • platformonafhankelijkPlatformonafhankelijk – Native app beschikbaar voor iOS, Android en Windows
    • menuVoordelen overzicht – Voordelen voor de hele organisatie
    • Close
  • Bereken je besparing
  • Referenties
  • Apps
  • Publicaties
  • Over ons
    • MissieVisieMissie en Visie – Betere besluiten in minder tijd
    • teamTeam – Maak kennis met ons team
    • PartnersPartners – We houden van samenwerking
    • sponsorregeling iconsponsorregeling – Onze klanten steunen Goede Doelen
    • Vos droitsPrivacy en rechten – Zo gaan we om met je gegevens
    • contactContact – Voor al je hulpvragen
    • Close
  • Demo!
  • Log in
  • nl
    • en
    • es
    • fr
    • Close

Papierloos vergaderen is nonsense

8 april 2016 Blog

Ken je het Qwerty-verschijnsel? Dat ontstond tijdens de ontwikkeling van de typemachine. De eerste typemachine, die werd ontwikkeld in de periode 1860 tot 1870, kende een piano-achtig toetsenbord. De letters waren verspreid over twee rijen in alfabetische volgorde, zoals een piano witte en zwarte toetsen heeft. In de praktijk bleek dat de machine regelmatig vast liep, wat de typesnelheid danig verlaagde. Daarom werd de tweede typemachine (op de markt gebracht door de firma Remmington) uitgerust met het bekende Qwertytoetsenbord.

[form_direct_contact fid=1525 name=”Rens Groeneveld” function=”CEO Ourmeeting” phone=”078-737 01 37″ email=”rens@ourmeeting.nl” btn-text=”direct contact” avatar-id=1523]

Door de letters van de veel gebruikte (Engelse) lettercombinaties zoals de ‘st’ en de ‘th’ uit elkaar te halen en te verspreiden over drie rijen, liep de machine veel minder vast. Toen de typemachine (mede) daardoor definitief doorbrak, werd de QWERTY-indeling de standaard voor alle typemachines. Later werd duidelijk dat er veel betere en efficiëntere indelingen mogelijk waren, maar niemand had nog de energie om het anders te gaan doen.

Nonsense

Zo is het ook met de term ‘Papierloos vergaderen’. Dat is een ingeburgerd begrip geworden, maar eigenlijk dekt de vlag de lading niet. Het begrip ‘papierloos vergaderen’ suggereert namelijk dat het doel van die activiteit vooral ‘uitbannen van papierverbruik’ is. Nu is papier besparen zeker een nuttig effect, toch is dat niet waar het om draait. In die zin is papierloos vergaderen nonsense. Er mag best iemand aan tafel zitten die gewoon zijn papieren voor zich heeft. Op dit moment is ‘tijdsbesparing’ veel belangrijker. En ik denk dat uiteindelijk ‘verbetering van besluitvorming’ het belangrijkste effect zal zijn.

Tijdsbesparing

In de ontwikkeling van papierloos vergaderen zie je dat er veel tijd een aandacht besteed is aan secretariaten. Logisch ook. Zij zijn veel tijd kwijt aan het samenstellen en versturen van agenda’s, notulen en overige vergaderstukken. De tijdsbesparing voor hen is zeker relevant. Toch is de tijdsbesparing voor vergaderdeelnemers en de voorzitter in het bijzonder, nog belangrijker.

Dat heeft vooral met kosten te maken. De loonkosten van een secretaresse zijn aanzienlijk lager dan van een gemiddelde bestuurder of directielid. Zelfs een kleine tijdswinst kan al snel flinke kosten besparen als de kosten per tijdseenheid hoog zijn.

Een bestuurder of directeur die elke vergadering vijftien minuten tijd bespaart omdat hij bijvoorbeeld niet vier of vijf verschillende e-mails hoeft te openen om de stukken bij elkaar te krijgen, bespaart op jaarbasis significant veel tijd die hij of zij veel nuttiger kan besteden.

Dat doen wij al…

Als ik organisaties vraag of ze al papierloos vergaderen, zeggen ze vaak ‘oh dat doen wij al …’ Bij doorvragen blijkt dan dat ze de agenda en stukken digitaal versturen. De secretaresse maakt aantekeningen op haar laptop en daarmee is de kous af. Dat is jammer. Niet alleen voor ons, maar vooral voor die organisatie zelf. Ze doen zich zelf namelijk te kort. Echt papierloos vergaderen omvat veel meer dan een iPad om je stukken op te leven.

Output

Denk ook eens aan de vergader-output. Een vergadering levert in veel gevallen beslissingen op. Beslissingen in de vorm van acties. Hoeveel vergaderingen zijn er niet, waar pas tijdens de volgende vergadering weer helder zicht ontstaat op de vorige keer gemaakte afspraken? Het is een belangrijke oorzaak van de traagheid en stroperigheid van veel besluitvorming.

Een ‘papierloos vergaderen’-oplossing waarin een goed ‘actie-opvolging’ zit, die bijvoorbeeld door de voorzitter permanent te monitoren is, maakt het totale vergaderproces dus veel efficiënter. In plaats van vergaderingen zonder heldere en traceerbaar resultaten (waarbij de tijd van alle deelnemers min of meer door de schoorsteen verdwijnt), kan ‘papierloos vergaderen’ helpen om vergadertijd werkelijk efficiënt te maken.

Nog veel meer

Wij zijn ervan overtuigd dat er nog veel meer mogelijkheden zijn om vergaderingen waardevoller te maken. Ik zal er de komende tijd regelmatig over schrijven op deze pagina’s. Wil je meer weten? Of heb je suggesties? Neem gerust contact met me op.

Terug naar alle posts
Return
Retourner
Volver
  • Deel via Facebook
  • Deel via Twitter
  • Deel via Google+
  • Deel via Linkedin
  • Delen via E-Mail

Efficienter vergaderen? Blijf op de hoogte!

Wil jij jouw vergadering efficiënter maken? Wij zoeken elke dag naar nieuwe mogelijkheden, door inzet van slimme techniek. Blijf op de hoogte van het nieuws. Schrijf je nu in. We spammen je niet en gaan secuur om met je gegevens.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Deel deze pagina

Was deze informatie nuttig? Leuk als je het deelt met anderen. Stuur 't door aan collega's of relaties.

  • Deel via Facebook
  • Deel via Twitter
  • Deel via Linkedin
  • Delen via E-Mail

Adres

Draai 9
3311 JJ Dordrecht
Nederland

Contact

088 - 374 71 37
info@ourmeeting.nl ourmeeting.nl

 Volg Ourmeeting

Twitter

Facebook

LinkedIn

ISO certificering voor de OurMeeting vergaderoplossing

  • OurMeeting is een label van: DocWolves
  • Informatie over jouw privacy en rechten
Kleurrijke update van OurMeeting voor iOS Nieuwe functionaliteiten vergaderapp OurMeeting voor iPad | Nieuws OurMeeting Nieuw look vergader dashboard | Nieuws OurMeeting OurMeeting Member is vernieuwd
Download formaat 16:9
Download formaat 4:3
Scroll naar bovenzijde