Als managementassistent krijg je van alles en nog wat op je bordje. De vraag is of jij al deze taken ook echt zélf moet doen. Je zou de eerste niet zijn, die te veel taken bij zich houdt. Ik heb al heel wat mooie ‘excuses’ gehoord om taken vooral niet te delegeren. Hier volgen drie van dat soort drogredenen om taken niet te delegeren.
Veel secretaresses hebben het gevoel dat ze onvervangbaar zijn. Ze vinden dat niemand bepaalde taken zo goed en snel kan doen als zij. Voor eventjes hebben ze misschien gelijk. Als een secretaresse ziek wordt, is dat zeker in het begin heel erg onhandig. Alleen blijkt dan vaak ook dat dingen eigenlijk niet helemaal goed zijn georganiseerd. Anderen kunnen bijvoorbeeld niet bij bepaalde documenten of bij een agenda. Iemand is dan ‘onmisbaar’ om de verkeerde redenen. En dat werkt eerder tegen je dan voor je!
Geloof me: uiteindelijk gaat alles gewoon door. Ook zonder de secretaresse die ziek thuis zit. Ook tijdens de vakantie van een secretaresse is er echt geen man over boord. De uitspraak ‘niemand is onmisbaar’ geldt ook voor secretaresses.
Deze gedachte is niet onlogisch. Er zijn nu eenmaal handelingen die niet zo regelmatig voorkomen. Maar als je de moeite neemt om één keer iets echt goed uit te leggen, kunnen je collega’s het prima zelf. Schrijf desnoods een duidelijke instructie. Per saldo scheelt het jou én je collega’s tijd. Juist door heldere instructies te geven dwing je respect af. In het andere geval, creëer je vooral gemakzucht bij je collega’s.
De laatste veel gehoorde drogreden is die van de angst voor fouten. Dat klinkt op het eerste gehoor prachtig. Want inderdaad kunnen er fouten gemaakt worden als je een taak overdraagt. Maar hoe erg is dat eigenlijk?
Jij hebt zelf waarschijnlijk ook ‘wel eens’ fouten gemaakt. Maar zeg eens eerlijk, waren dat niet de situaties waar je juist het meest van geleerd hebt? Dus: ontneem je collega’s niet de gelegenheid om van hun eigen fouten te leren.
Vind je het lastig om een taak over te dragen omdat je bang bent dat er dingen mis gaan? Vertel dan welke fouten jij ooit hebt gemaakt. Dan hoeven ze dezelfde fout niet te maken. En ben je er nog steeds niet gerust op, leg dan uit hoe belangrijk het is dat deze taak zo goed mogelijk wordt uitgevoerd. Laat, met andere woorden, de context van de taak zien, zodat je collega’s de taak met zorg en aandacht uitvoeren.
Tot slot: natuurlijk kun je niet alles delegeren. Maar zorg er voor dat jij alleen de dingen doet die jij ook echt moet doen. Onderstaand ezelsbruggetje helpt je om de afweging te maken.
Vraag je bij elke taak af:
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Met de app OurMeeting is efficiënt vergaderen een stuk gemakkelijker geworden. Agenda’s kunnen vooraf digitaal verspreid worden en ook de notulen kunnen gemakkelijk ten tijde van het overleg snel en efficiënt opgetypt worden. Dat betekent dat na het overleg de notulen alleen nog even kort nagelezen hoeven te worden alvorens verspreiding. Naast dat het een heleboel papier bespaard, zijn de documenten ook altijd snel en gemakkelijk terug te vinden. OurMeeting zorgt voor meer grip op actiepunten en verslagen, efficiënte voorbereiding, actuele stukken altijd bij de hand en het archief een klik away.
Vraag je gratis demo aan van OurMeeting >
6 voordelen van thuiswerken