Op zoek naar een nieuwe baan? Dan kom je in vacatures waarschijnlijk regelmatig de term ‘sparringpartner’ tegen. Welke eigenschappen heeft de secretaresse als sparringpartner in huis?
De vraag naar secretaresses die de rol van sparringpartner kunnen vervullen, neemt enorm toe. Steeds vaker vragen bedrijven in hun vacatures om een hoogopgeleide secretaresse die het vakgebied van haar manager op haar duimpje kent, logistiek én inhoudelijk mee kan praten en haar manager op ideeën kan brengen. Een strategische rol is het bijna. En zeker niet voor iedereen weggelegd.
Niet voor, maar mét je manager werken. Geen ‘u vraagt, wij draaien’ meer, maar ‘u vraagt, ik denk mee’. Hoewel de term ‘sparringpartner’ steeds vaker wordt genoemd in vacatures, vragen managers er zelden letterlijk om. Het is meer een rol die de secretaresse inneemt en zelf kleur geeft.
De behoefte onder secretaresses én managers aan de invulling van deze rol is bovendien groot, merkt Gunilla Blijsie, trainer en coach bij Powerful Teamwork. ‘Als ik op congressen of in trainingen voor secretaresses vraag wie deze rol op zich wil nemen, gaan bijna alle handjes omhoog. Ze zien écht wel dat ze hun toegevoegde waarde hiermee kunnen vergroten.’
Welke eigenschappen moet dit type managementondersteuner in huis hebben? We noemen de belangrijkste drie.
Proactiviteit is een mooie eigenschap. In een ondersteunende functie is dit absoluut onmisbaar. Maar het kan je in de rol van sparringpartner ook in de weg komen te staan. Veel managementondersteuners vertalen de vraag van hun manager snel in een praktische oplossing, merkt Blijsie. Soms té snel.
Wil je een goede sparringpartner zijn en je manager dus faciliteren bij het bedenken van de beste oplossing, dan maak je liever pas op de plaats. Want wat is die beste oplossing eigenlijk? Wat is precies jullie doel? Neem even de tijd om deze vraag te onderzoeken voordat je in actie schiet, anders blijf je hangen in je louter uitvoerende, logistieke rol.
Hier vloeit een tweede belangrijkste eigenschap van de secretaresse als sparringpartner uit voort: het analyserend vermogen. Want om goed mee te kunnen denken met je manager, moet je de juiste, kritische vragen weten te stellen én goed kunnen luisteren.
Als de manager je bijvoorbeeld vraagt een zakenreis te organiseren, sta dan even stil bij het karakter van de reis. Wat willen jullie bereiken? Met welk gevoel wil je dat mensen terug naar huis gaan? Kortom: wat is de gewenste situatie en welke oplossingen passen daarbij? Dat moet je verkennen als gelijkwaardige partners.
Blijsie: ‘Het is jouw taak om sprankelende vragen te stellen en uit de dagelijkse gang van zaken te stappen. Op die manier help je je manager écht het beste naar boven te halen uit zo’n reis en laat je jouw toegevoegde waarde zien.’
Hoogopgeleide secretaresses hebben het hier van nature wat makkelijker dan secretaresses met een lager opleidingsniveau. Blijsie: ‘Zij weten sneller die prikkelende vragen te stellen. Lageropgeleiden zoeken vaker naar een praktische oplossing. Dat kan net zo goed waardevol zijn. Maar het gaat vooral om de balans tussen het praktisch maken van een taak, en het doorvragen en meedenken daarover.’
Sparren doe je met een reden: twee mensen weten meer dan één. De gaafste ideeën worden geboren uit samenwerking. Je moet dus bereid zijn om je eigen ideeën los te laten. Blijsie: ‘Je moet er in ieder geval niet van overtuigd zijn dat jij het zelf allemaal al weet.’
De secretaresse als sparringpartner heeft dus een open, nieuwsgierige grondhouding. Verbindende communicatie is daarbij natuurlijk uiterst belangrijk. Laat je gefixeerde waardeoordelen dus liever achterwege. Met ‘dat vind ik belachelijk’ of ‘dat weet ik beter’ schep je geen verbinding. Met ‘dit lijkt me leuk, wat denk jij?’ wel.
Blijsie: ‘Het is aan jou om een setting te creëren waarin die creatieve oplossingen kunnen loskomen. Als je dat durft, komen er ideeën los. Innoveren is ook gewoon leuk! Het maakt je werk in ieder geval een stuk uitdagender.’
Met de app OurMeeting is efficiënt vergaderen een stuk gemakkelijker geworden. Agenda’s kunnen vooraf digitaal verspreid worden en ook de notulen kunnen gemakkelijk ten tijde van het overleg snel en efficiënt opgetypt worden. Dat betekent dat na het overleg de notulen alleen nog even kort nagelezen hoeven te worden alvorens verspreiding. Naast dat het een heleboel papier bespaard, zijn de documenten ook altijd snel en gemakkelijk terug te vinden. OurMeeting zorgt voor meer grip op actiepunten en verslagen, efficiënte voorbereiding, actuele stukken altijd bij de hand en het archief een klik away.
Vraag je gratis demo aan van OurMeeting >
Wat is papierloos vergaderen écht?