Sollicitatieprocedures voor nieuwe medewerkers: veel secretaresses in kleine organisaties doen dit ‘erbij’. Voor HR en recruiters is dit core business. Dit kun jij van hen leren.
Wanneer het om personeelszaken gaat, kijken veel mensen niet direct naar de secretaresse. Want daar is de afdeling HR – of P&O – toch voor? Inderdaad, meestal wel ja. Behalve als je bij een klein bedrijf werkt. Dan is de kans groot dat óf de financieel directeur, óf jij de personeelszaken voor je rekening neemt.
Zo komen managementondersteuners bijvoorbeeld vaak in beeld bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers. In kleine bedrijven zonder HR-afdeling schrijven secretaresses de vacatureteksten, voeren de eerste selectiegesprekken, stellen arbeidscontracten op en zijn soms zelfs betrokken bij de salarisonderhandelingen.
Maar: voor veel secretaresses zijn sollicitaties bijzaak, weet Michel den Daas, directeur van Pienk Office Professionals, dat dagelijks managementondersteuners plaatst bij opdrachtgevers. Voor HR en recruiters is dit core business. Daar kun je als secretaresse nog veel van leren.
Zoekt een klein bedrijf een nieuwe medewerker? Dan bepaalt een manager meestal wat voor kandidaat hij zoekt. De secretaresse stelt dan vaak op basis van zijn input een vacaturetekst op. Naast het feit dat de tekst gewoon moet kloppen – tekstueel en inhoudelijk – moet de tekst de lading van de functie dekken.
Vanzelfsprekend? Zeker niet. Regelmatig blijkt dat namelijk niet het geval, weet Den Daas. ‘Ik zie functieomschrijvingen voorbijkomen die, als ik doorvraag, helemaal niet overeenkomen met de daadwerkelijke rol. Dan blijken er twee verschillende functies te worden samengevoegd die haaks op elkaar staan. Of is het functieprofiel geschreven op de vorige persoon, niet op de huidige functie. Dat schept onduidelijkheid, en dat trekt verkeerde mensen aan.’
Wil jij je toegevoegde waarde laten zien? Kaart dit dan aan bij de betreffende manager. Een helder profiel kan de sollicitatieprocedure aanzienlijk korter maken – en dus minder kostbaar.
Een breed aanbod sollicitanten is niet per definitie beter. Maar hoe meer mensen de vacature online vinden, hoe groter kans dat je een goede kandidaat vangt. Zorg daarom dat de tekst zoekmachinevriendelijk is, ook wel ‘SEO’ genoemd. Denk dus in zoekwoorden. Een goede tool hiervoor is de zoekwoordplanner van Google Adwords. Daarmee zie je op welke woorden werkzoekenden het meeste zoeken.
Te veel moeite? Beperk dan in ieder geval je creativiteit in de vacaturetitel; daar word je vacature op gevonden. Den Daas: ‘Ik kom veel bijzondere titels tegen. Creatieve termen zijn leuk, maar niemand zoekt daar op. Houd de titel dus eenvoudig en herkenbaar.’ Voorbeeldje uit de losse pols: ‘Wij zoeken een gesjeesde juridische duizendpoot’ wordt dus gewoon ‘Juridisch secretaresse gezocht’. Bewaar je creativiteit vooral voor de tekst: daarin maak je als werkgever het verschil.
Regelmatig voeren managementondersteuners een eerste ronde selectiegesprekken. De manager selecteert op inhoud, de secretaresse kijkt in gesprekken vooral naar de match met collega’s en de bedrijfscultuur.’
Maar pas op! Aan het voeren van selectiegesprekken hangt namelijk een juridisch risico: sommige onderwerpen zijn off limit. Volgens de gelijkebehandelingswetgeving mogen werkgevers bijvoorbeeld geen vragen stellen over zaken als een zwangerschap of kinderwens, ziekte of geaardheid.
Voor wie het nog niet wist: de arbeidsmarkt trekt aan. En flink. Waar veel werkgevers het de afgelopen jaren voor het zeggen hadden, ligt de bal nu bij werkzoekenden. Werken aan de reputatie van het bedrijf als werkgever wordt steeds belangrijker. Ga dus zorgvuldig om met het afwijzen van kandidaten.
Toch hoort Den Daas nog steeds dat kandidaten geen bericht krijgen na een sollicitatie. ‘Je kan niet altijd iedereen een persoonlijk bericht sturen. Maar een afmelding waarderen mensen heel erg. Wij sturen daarom een standaardtekst met korte reden van afwijzing, toegespitst op de persoon. Helemaal geen bericht sturen, dat kan écht niet meer.’
Een sollicitatiegesprek is eigenlijk ook een soort vergadering. Vaak voer je met een groepje mensen in enkele uren een heel aantal gesprekken. Daarbij komt ook een hoop papierwerk kijken. Je hebt dus een agenda (een lijstje met kandidaten) én stukken: CV’s, sollicitatiebrieven en bijv. portfolio-documenten. Vaak wil je daarna ook de uitkomsten van het sollicitatiegesprek nabespreken en notuleren.
Daarbij wil je vast ook dat de commissie zich goed voorbereidt. En omdat het niet zo profi staat om aantekeningen op kopietjes van CV’s te kliederen en zichtbaar voor de kandidaat voor je op tafel te leggen, zou je dat vast liever elektronisch doen.
OurMeeting is ervoor geknipt om jou hierin te ondersteunen. Het is eenvoudig om de hele sollicitatieprocedure te ondersteunen. Je maakt eenvoudig een agenda aan met de juiste stukken. De leden van de sollicitatiecommissie kunnen zich dan ook eenvoudig goed voorbereiden en bijvoorbeeld aantekeningen op CV’s vast met elkaar delen.
Daarbij maakt OurMeeting het ook nog eens makkelijk om allerlei gerelateerde stukken zoals CAO informatie, loontabellen bij de hand te hebben.
Wil je eens zien wat we voor jullie kunnen doen? Gratis OurMeeting App Demo
Oeps! 8 fouten in het arbeidscontract die je nooit meer mag maken 
