Als management-ondersteuner weet jij uitstekend de tijd van jouw manager te beheren. Door de training timemanagement die je gevolgd hebt en de nieuwe manier van werken, zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt voor jouw manager. Maar hoe zit het met je eigen tijd? Met deze time management tips regel je jouw tijd efficiënt.
Alleen, hoe zit het met je eigen tijd? Lukt het je ook om je eigen tijd goed te beheren? Je bent beslist niet de enige als je alles hebt geregeld voor je manager, maar tegelijk niet niet toekomt aan de dingen die jij voor jezelf belangrijk zijn. Werken aan je persoonlijke ontwikkeling bijvoorbeeld. Het afhandelen van een belangrijke klus, het in de vingers krijgen van nieuwe digitale vaardigheden.
Ook voor mijzelf is dit echt een leerpunt in mijn ontwikkeling geweest. Het waken en beheren van mijn eigen tijd. Hieronder deel ik vijf adviezen die mij geholpen hebben en waarvan ik hoop dat ze je ook zullen helpen jouw eigen kostbare tijd beter te beheren.
1.- Prioriteer eerlijk. Niet alles moet direct gebeuren. Je zou het model van Eisenhower kunnen hanteren, waarbij de taken in 4 kwadranten worden verdeeld:
| URGENT & BELANGRIJK | URGENT MAAR NIET BELANGRIJK |
|---|---|
| · Taken zijn belangrijk en dringend | · Taken zijn niet belangrijk maar wel dringend. |
| · Taken die zo snel mogelijk uitgevoerd moeten worden omdat er anders problemen ontstaan (bijvoorbeeld alles regelen voor spoedoverleg dat over een uur plaatsvindt). | · Dit zijn de taken die jij eigenlijk niet zelf moet doen maar moet delegeren (bijvoorbeeld de leverancier bellen omdat de printer kapot is). |
| NIET URGENT WEL BELANGRIJK | NIET URGENT EN NIET BELANGRIJK |
| · Taken zijn niet dringend maar wel belangrijk. | · Taken die niet dringend en niet belangrijk zijn. |
| · Deze taken zijn vaak het slachtoffer van de taken in het kwadrant rechtsboven. Wil je dit soort taken gedaan krijgen, moet je ze echt goed van te voren inplannen. |
· Taken die beter niet uitgevoerd kunnen worden. |
| · Taken die je plant om op een later tijdstip uit te voeren (bijvoorbeeld plannen van afspraken, klaarleggen vergaderstukken, werken aan je persoonlijke ontwikkeling). | · Taken waar je niet mee bezig zou moeten zijn (bijvoorbeeld surfen op internet zonder doel). |
2. – Je werkt veel in de agenda’s van anderen. Gebruik echter je eigen agenda ook en plan alle taken die jij moet doen in. Plan dus ook de voorbereiding van de bespreekpunten met je manager, tijd om stukken te lezen, tijd om aan een project te werken enzovoort.
3. – Gebruik een timer. Neem bijvoorbeeld een uur de tijd om stukken te lezen. Zet een timer en stop na dat uur en pak vervolgens iets anders op. Als jij snel uit je concentratie bent is de Pomodoro techniek misschien iets voor jou.
Pomodoro is dat niet…? Ja dat klopt, Pomodoro is Italiaans voor tomaat.
De essentie van de Pomodoro-techniek is als volgt:
Je werkt in blokken van een half uur. Elk half uur staat voor één Pomodoro. Voordat je aan een taak begint, schat je het aantal blokken in dat je nodig denkt te hebben. Aan het begin van elk half uur, zet je de timer op 25 minuten. Het is belangrijk dat jij je in die tijd door niks en niemand laat afleiden. Kies dus voor een rustige werkplek waar je ongestoord kunt werken.
Als na 25 minuten de wekker gaat, neem je 5 minuten pauze om bijvoorbeeld koffie of thee te pakken, het toilet te bezoeken of een rondje te lopen.
Na 4 Pomodoro’s neem je een pauze van 15 minuten.
4 – Ok, prioriteren dus. Maar wanneer doe je dat? Prioriteer jouw taken elke dag. Wat ga je doen en wanneer. Doe dit aan het einde van de werkdag, zodat je de volgende dag rustig kunt beginnen. Gebruik het laatste half uur om je planning voor de volgende dag te maken.
5. – ‘Hoe begraaf je een olifant met een theelepeltje?’ Je kent het raadseltje wel. Het antwoord: lepeltje voor lepeltje. Een flauw grapje, maar met een grote kern van waarheid. Het helpt echt om grote taken op te hakken in kleine stukjes. Daarna kun je voor elk klein stukje tijd plannen.
Met de app OurMeeting is efficiënt vergaderen een stuk gemakkelijker geworden. Agenda’s kunnen vooraf digitaal verspreid worden en ook de notulen kunnen gemakkelijk ten tijde van het overleg snel en efficiënt opgetypt worden. Dat betekent dat na het overleg de notulen alleen nog even kort nagelezen hoeven te worden alvorens verspreiding. Naast dat het een heleboel papier bespaard, zijn de documenten ook altijd snel en gemakkelijk terug te vinden. OurMeeting zorgt voor meer grip op actiepunten en verslagen, efficiënte voorbereiding, actuele stukken altijd bij de hand en het archief een klik away.
Vraag je gratis demo aan van OurMeeting >
12 tips om ontspannen te beginnen na je vakantie
Scroll naar bovenzijde
