Hoe zorg je ervoor dat je als secretaresse onmisbaar blijft voor een organisatie? Eigenlijk is het heel simpel: laat je toegevoegde waarde zien. In dit artikel delen we tips om je waarde binnen de organisatie te laten zien.
‘Hoe maak ik mijn werk zichtbaarder in de organisatie?’ Miranda Kampers van M8 Communicatie ziet deze vraag dagelijks voorbijkomen. Kampers coacht en traint veel managementondersteuners en is auteur van het boek De beste versie van jezelf! In drie maanden klaar voor je carrièreboost.
‘Met alle ontwikkelingen in het vakgebied kan het niet anders dan dat je als secretaresse je toegevoegde waarde moet laten zien. Maar dan wel op een manier waarop je plezier in je werk blijft houden, zegt Kampers. Maar hoe doe je dat? We geven je zeven tips.
Zichtbaarheid begint met zelfkennis. Want als je jezelf wil laten zien in de organisatie, moet je natuurlijk weten wat je in de etalage zet. Je koers bepalen vraagt veel tijd en zelfreflectie: wat zijn je talenten en waar liggen je ambities?
En, niet te vergeten: waar verwacht je nodig te zijn? Als het je droom is om workshops te geven maar je manager zit daar niet op te wachten, dan kun je je koers beter aanpassen.
Je doelen bereiken is als het trainen van een spier: het vergt regelmaat. Eén heidag met jezelf is niet genoeg. Liever plan je wekelijks een moment om even stil te staan bij je doelen. Wat gaat je goed af en vind je leuk? Leg daar dan een vergrootglas op. Bouw daar, als het even kan, meer ruimte voor in in je werk.
Zaken die je veel moeite en tijd kosten kun je beter uitruilen, adviseert Kampers: ‘Secretaresses denken vaak dat ze alles moeten kunnen en weten, maar sommige dingen kun je misschien beter ruilen met een collega. Tegelijkertijd maak je door het ruilen zichtbaar waar je juist wél goed in bent.’ En: voordat je het weet ben je het aanspreekpunt op jouw talent.
Je collega’s kunnen je prima helpen bij je ambities. Licht ze in over welke doelen je wilt bereiken en vraag regelmatig om positieve feedback. Als je omgeving immers weet dat je ergens aan werkt, maak je het jezelf moeilijk om te duiken.
Als collega’s bovendien weten waar je ambities liggen, kunnen ze interessante klussen naar je toe schuiven. Dat vraagt wél om een flinke lading assertiviteit. En hoe assertief je ook voor je manager of team moge zijn, op persoonlijk vlak valt hier voor veel secretaresses nog winst te behalen.
Als secretaresses zit je vaak in een ondersteunende rol en treed je misschien liever niet op de voorgrond. ‘Ze denken vaak: “Ik wacht wel tot ik gevraagd word”. Maar dat gebeurt niet’, waarschuwt Kampers. ‘Je moet echt zelf het heft in handen nemen, jezelf in de kijker spelen. Dat betekent niet dat je op de tafel moet staan schreeuwen, maar wel dat je laat zien waar je goed in bent en welke richting je op wilt.’
Kansen moet je creëren. Zorg dat je zichtbaar bent op de juiste momenten en plekken. Laat netwerkbijeenkomsten als de nieuwjaars- of vrijdagmiddagborrel dan ook in je voordeel werken. Zeker als er mensen aanwezig zijn die jou een interessante klus kunnen bezorgen of op een andere manier interessant kunnen zijn voor je toekomst. Een beetje research doen kan geen kwaad. Elk mens krijgt nou eenmaal graag een aai over z’n ego.
Misschien heb je niet zoveel op met LinkedIn. Maar collega’s hebben dat wel. Als jij in real life een spin in ’t web bent en je hebt online dertig connecties, dan geeft dat geen goed signaal af van wie jij bent.
En dat is nou juist het belangrijkste: je online zichtbaarheid is óók je visitekaartje. Weet je niet waar je moet beginnen? Vraag een collega of bekende om feedback op je profiel.
Misschien wel de belangrijkste tip van allemaal. Kampers: ‘Wacht in ieder geval niet totdat de reorganisatie voor de deur staat. Werken aan je toegevoegde waarde moet komen vanuit positieve energie. Als je pas aan je etalage gaat werken als je baan op het spel staat, ben je al te laat.’
Met de app OurMeeting is efficiënt vergaderen een stuk gemakkelijker geworden. Agenda’s kunnen vooraf digitaal verspreid worden en ook de notulen kunnen gemakkelijk ten tijde van het overleg snel en efficiënt opgetypt worden. Dat betekent dat na het overleg de notulen alleen nog even kort nagelezen hoeven te worden alvorens verspreiding. Naast dat het een heleboel papier bespaard, zijn de documenten ook altijd snel en gemakkelijk terug te vinden. OurMeeting zorgt voor meer grip op actiepunten en verslagen, efficiënte voorbereiding, actuele stukken altijd bij de hand en het archief een klik away.
Vraag je gratis demo aan van OurMeeting >
Dit is de secretaresse als ‘sparringpartner’