Een nieuw jaar biedt nieuwe kansen! Welke trends staan je als secretaresse komend jaar te wachten in je vakgebied? En hoe raken ze jou in je werk? We praten je bij in zeven trends.
Trends zijn altijd onderdeel van een groter geheel. Niet gek dus dat de meeste ontwikkelingen van dit jaar voortvloeien uit digitalisering en automatisering: de grootste beïnvloeder van ons vakgebied de afgelopen jaren. Deze ontwikkelingen zetten zich flink door. Maar ze komen soms ook ‘gevaarlijk’ dichtbij. Wat staat je te wachten als secretaresse? We zetten de trends voor je op een rij.
Trend 1: Je bent steeds minder nodig
De nieuwste generatie managers doet steeds meer zelf met een iPad voor z’n neus. Een mailtje versturen, een meeting plannen: steeds meer van jouw werk word je uit handen genomen. Als secretaresse ben je dus steeds minder nodig. Hard, maar waar.
Het aantal vacatures voor secretaresses loopt enorm terug. Het UWV voorspelde deze zomer een banenkrimp van 14 procent tot en met 2019. Oftewel: van de 64.000 secretaresses zullen er op termijn 9000 een ander vak moeten zoeken.
Trend 2: De vraag naar HBO+ secretaresses stijgt
De hoogopgeleide managementondersteuner zit voorlopig nog wel goed: de vraag naar HBO en WO-geschoolde secretaresses neemt toe. Deze dames en heren kunnen zichzelf van waarde bewijzen door de rol van sparringpartner of adviseur op zich te nemen, en mee te denken met het management.
Maar de MBO-geschoolde secretaresse heeft het zwaarder. Dat ziet ook Annelies Bessels, voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaresses: ‘Ik ken verhalen van receptionistes die vervangen zijn door een aanmeldzuil. Niet ieder bedrijf hecht evenveel waarde een persoonlijk welkom.’
Trend 3: Specialiseren wordt een must
Die afnemende vraag maakt het hebben van een specialisatie cruciaal. Als het administratieve element in je werk steeds meer overgenomen wordt door software, zul jij op een andere manier moeten laten zien dat je onmisbaar bent. Deze trend is al even aan de gang, maar zet nu hard door, ziet Annelies in het vakgebied.
Maar hoe laat je jouw toegevoegde waarde zien? Laat zien wat je kan, adviseert Annelies. ‘Waar heb jij verstand van, verzekeren? Ben je goed in bepaalde software of het organiseren van evenementen? Trek dat soort werk dan naar je toe en zorg dat je daarvoor het aanspreekpunt wordt. Zo regel ik naast mijn administratieve taken als directiesecretaresse bijvoorbeeld alle schoonmaakfaciliteiten binnen de organisatie.’
Trend 4: Nóg proactiever zijn
Natuurlijk, proactiviteit is altijd belangrijk in jouw vak. Maar deze competentie krijgt nu opeens een hele andere lading. Waar je misschien gewend bent om van alles voor anderen te regelen, moet je nu juist meer dan ooit voor jezélf opkomen!
Hoe? ‘Investeer in jezelf’, adviseert Annelies. ‘Kijk organisatiebreed waar jouw kansen liggen, of klop aan bij HR. Misschien denk je dat opleidingsbudgetten niet voor jou zijn bedoeld, maar je moet nu wel voldoende opgeleid zijn om mee te kunnen in de toekomst.’
Trend 5: Overstappen naar een ander beroep
Niet elke secretaresse is hoogopgeleid of weet zichzelf een nieuwe, strategischere rol aan te meten. Sommige van jullie zullen op termijn dan ook een ander beroep moeten overwegen. Het UWV-rapport stelde een lijst op van overstapberoepen. Binnen de administratieve sector, maar ook daarbuiten.
Trend 6: Papierloos vergaderen wint terrein
Binnen het digitale werken zet vooral de trend van het papierloos vergaderen flink door. Elke trend kent natuurlijk organisaties die op de troepen vooruit lopen; de ‘early adopters’. Binnen deze organisaties nam het management team de afgelopen tijd meestal als eerste de proef op de som.
Nu deze groep langzaam gewend begint te raken aan het papierloos vergaderen, wordt deze tijd- en kostenbesparende manier van vergaderen in steeds meer lagen binnen organisaties uitgerold. Die trend begint nu langzaam te rollen, ziet Chris Bevelander van OurMeeting, app voor papierloos vergaderen.
Trend 7: Belangrijke rol voor secretaresse binnen papierloos vergaderen
En hier ontstaat er een hele duidelijke rol voor de secretaresse. Apps voor papierloos vergaderen zoals OurMeeting, kunnen de kwaliteit van het besluitvormingsproces een enorme boost geven. Ze geven immers heel duidelijk inzicht in alle vergaderstukken, rollen, besluiten en actiepunten. Maar deze mogelijkheden moeten wél worden benut. ‘En dat is vaak een ondergewaardeerde rol’, zegt Chris.
Daar kom jij als managementondersteuner in the picture: hier kun je jouw toegevoegde waarde prachtig laten zien! Want hoe vaak kijken de betrokken later nog naar de rapportage? Wie communiceert de uiteindelijke besluiten – bijvoorbeeld bezuinigen – door? En wat zijn de effecten van die bezuinigingen uiteindelijk? Precies: dat stukje blijft vaak liggen.
Binnen OurMeeting kun je dat voorkomen: als management assistent kun jij in de verslagleggingsmodule alle rapportages doorcommuniceren en daar per betrokkene individuele actiepunten aan koppelen. Als jij al deze besluiten regelmatig monitort en – bij voldoende draagvlak – ook agendeert, kun jij wellicht een belangrijke bijdrage leveren aan het verbeteren van de besluitvorming. Elke organisatie heeft immers een collectief geheugen nodig. Als je zorgt dat jij dat collectieve geheugen wordt, ben je in het komende jaar onmisbaar.
Wij wensen je in ieder geval een super succesvol nieuw jaar!
CEO van OurMeeting
6 tips om zorgen los te laten tijdens je vakantie