Zeven valkuilen voor effectief vergaderen

Effectief vergaderen hoe doe je dat? Iedereen zegt dat het belangrijk is, maar toch gebeurt het vaak niet. In dit blog zetten we zes valkuilen voor effectief vergaderen op een rij en geven we advies hoe je voorkomt  dat je erin terechtkomt.

Valkuil 1: We vergaderen nu eenmaal x per maand.

Veel vergaderingen worden ver van te voren gepland. Dan kan iedereen er rekening mee houden in zijn of haar agenda. Dus worden er volgens een vast schema  vergaderingen voor een heel jaar ingepland. Niet onlogisch, maar er schuilt een groot gevaar. Namelijk dat er niets te vergaderen valt. Natuurlijk: er is altijd wat te bespreken. Maar is het ook echt vergaderwaardig?

Advies: vergader niet uit gewoonte.

Een onderwerp dat vergaderwaardig is, behoeft voorbereiding. Daar zijn stukken voor. Als die onderwerpen er niet zijn, kun je beter niet vergaderen. Wees dus voorzichtig met vergaderingen inplannen. Houd de vrijheid om ze (tijdig) te cancellen als er onvoldoende materiaal is. Dan kom je vanzelf uit bij het volgende advies.

Valkuil 2: Overleggen worden stiekem vergaderen.

Veel vergaderingen staan gepland en nemen een uur of langer in beslag. Terwijl er eigenlijk geen vergadercontent is. Vaak is een vergadering helemaal niet nodig, maar is overleg wenselijk. Afstemming. Check-in. Dat kan dus ook prima staande. Even snel een rondje maken: waar ben je mee bezig, wat was je resultaat van afgelopen week.

Advies:  Houd scherp onderscheid tussen vergaderen en overleggen.

Vergader dus niet, als je alleen maar overleg nodig hebt. Er zijn allerlei alternatieven om te overleggen.

Valkuil 3: De verkeerde mensen zijn er of ontbreken juist.

Vergaderingen hebben een bepaalde soort magie. Vergaderingen maken je namelijk belangrijk. Er zijn mensen die zeggen dat ze vergaderingen verafschuwen. Maar als ze voor een bepaalde vergadering niet uitgenodigd zijn, voelen ze zich gepasseerd. Daardoor zijn er veel vergaderingen waar mensen bij aansluiten omdat ze niet het gevoel willen hebben ‘er bij te horen’. Of ze aan tafel thuishoren is maar zeer de vraag.

Advies: Vergader met de juiste mensen.

Omgekeerd kunnen vergaderingen waar sleutelspelers ontbreken ook hoogst onbevredigend zijn. Je kunt geen besluiten nemen omdat de juiste input ontbreekt. Ook dat is killing voor een effectieve vergadering.

Valkuil 4: Vergaderen zonder duidelijk doel.

Wil je effectief vergaderen, vergader dan met een doel. Minimaal is dat je een agenda hebt. Maar een agenda met alleen de bekende punten: opening, agenda, rondvraag en ‘wat verder nog ter tafel komt’, helpt ook niets. Zorg dat er twee, maximaal drie inhoudelijke punten op staan, waarbij duidelijk is wat het resultaat moet zijn van die punten.

Advies: focus maakt effectief

Gaat het om beeldvorming, oordeelsvorming of besluitvorming? Is er al een concept besluittekst? Hou de focus vast door te kiezen voor een beperkt aantal afgebakende onderwerpen.

Valkuil 5: Overschat de spanningsboog

Vergaderingen van anderhalf uur of langer zijn zelden echt effectief. Mensen hebben nu eenmaal een beperkte spanningsboog. Daarom is een gouden advies: vergader een half uur, neem een pauze en doe dan weer een blokje van een half uur.

Advies: neem voldoende pauze, vergader niet te lang

Tussendoor even een blokje wandelen, frisse neus halen – letterlijk, doet wonderen voor de scherpte en focus van je deelnemers. Heb je meer dan anderhalf uur nodig? Breek

Valkuil 6: Onvoorbereid aanschuiven

Elke ervaren vergaderaar kent dit. Je hebt de stukken niet gelezen, schuift toch aan en gaat ter plekke proberen de schade in te halen. Tegen de tijd dat jij hebt gelezen wat is toegestuurd, heb je gemist wat anderen gezegd hebben. Laat staan dat je echt hebt nagedacht over het onderwerp zelf.

Advies: Voorbereiding is de sleutel voor effectief vergaderen

Je eigen bijdrage leidt er onder. Je doet geen recht aan wat anderen hebben gezegd. Kortom: niet effectief. We weten het allemaal en toch doen we het.

Valkuil 7: Penny wise pound foolish

Je vergaderingen ondersteunen en voorbereiden met bijvoorbeeld e-mail, een online box en een annotatie-app lijkt wel modern. Maar echt effectief vergaderen kun je beter met een gespecialiseerde oplossing doen. Dat is zowel voor deelnemers, voorzitters als ondersteuners veel effectiever.

Advies: investeer in gespecialiseerde ondersteuning

Een gespecialiseerde oplossing voor vergaderondersteuning – zoals OurMeeting – is ontwikkeld met maar een doel voor ogen: Effectief vergaderen. Natuurlijk kun je het proberen met goedkope alternatieven, maar dat is penny wise en poud foolish zoals de Britten zeggen. De kosten door effectiviteitsverlies zijn veel hoger dan de investering in effectieve ondersteuning.

Meer weten? Vraag eens een demonstratie aan.