Ourmeeting
Menu
  • Voor wie
    • VoorzittersVoorzitter – Dát is pas efficiënt vergaderen
    • secretaresses en ondersteunersSecretaresse – Bespaar jezelf veel tijd en zinloze handelingen
    • VergaderdeelnemersDeelnemer – Beter én efficiënter voorbereiden
    • IT-ManagersIT- & Informatie Manager – Veilig, gebruiksvriendelijk en zorgeloos
    • voordelen OurMeeting menuOrganisatie – Voordelen voor de hele organisatie
    • backupZorg
    • Close
  • Voordelen
    • gebruiksvriendelijkGebruiksvriendelijke vergaderapp – Snel, intuïtief en met veel slimme functies
    • Efficienter voorbereidenEfficient voorbereiden – Iedereen de juiste stukken, aantekening maken en delen
    • Uitbreidingen van OurMeetingUitbreidingen – Voor nog meer efficiëncy
    • communicatieConcentreer communicatie – Alle communicatie rond vergaderingen op één plek
    • effectieverEffectief Vergaderen – Iedereen op dezelfde pagina (letterlijk!), annotaties reizen mee.
    • gripGrip op resultaten – Taken, to-do’s en besluiten overzichtelijk georganiseerd.
    • slimSlimme integratie – Koppelingen met andere bedrijfssoftware beschikbaar
    • veiligheidRobuuste veiligheid – Voldoet aan de hoogste normen van o.a. DNB. ISO 27001.
    • platformonafhankelijkPlatformonafhankelijk – Native app beschikbaar voor iOS, Android en Windows
    • menuVoordelen overzicht – Voordelen voor de hele organisatie
    • Close
  • Bereken je besparing
  • Referenties
  • Apps
  • Publicaties
  • Over ons
    • MissieVisieMissie en Visie – Betere besluiten in minder tijd
    • teamTeam – Maak kennis met ons team
    • PartnersPartners – We houden van samenwerking
    • sponsorregeling iconsponsorregeling – Onze klanten steunen Goede Doelen
    • Vos droitsPrivacy en rechten – Zo gaan we om met je gegevens
    • contactContact – Voor al je hulpvragen
    • Close
  • Demo!
  • Log in
  • Nederlands
    • Engels
    • Spaans
    • Frans
    • Close

Voorzitters: ‘neem meer invloed!’

14 januari 2016 Blog

Voorzitters moeten dringend wakker worden. Zij moeten het voortouw nemen bij de acceptatie en implementatie van papierloos vergaderen in hun organisatie. Misschien is de term ‘papierloos vergaderen’ misleidend. Daardoor denken veel mensen dat het vooral een ‘dingetje’ van secretaresses is, of van gadget-freaks. Hierna wil ik een paar argumenten aandragen waarom juist voorzitters en verantwoordelijken voor de vergadermores in organisaties in actie moeten komen.

In de afgelopen jaren hebben we heel wat klanten geholpen om papierloos te gaan vergaderen. Daarbij zien we dat het initiatief hiervoor grosso modo uit twee richtingen komt. Enerzijds zijn er de secretariaten die het eindeloze kopiëren en samenstellen van vergaderbundels zat zijn. Anderzijds werd de vraag vaak aangezwengeld door bezitters van een tablet die zich afvroegen of je daar niet makkelijker mee zou kunnen vergaderen.

Opvallend genoeg nemen voorzitters vrij zelden het initiatief. Dat is jammer, ze doen er zichzelf en hun organisatie mee te kort. Wij zijn er vast van overtuigd dat juist de komende tijd er voor voorzitters veel voordeel te behalen valt. Waarom? Ik geef een paar redenen.

‘Dat doen wij al?’ Not!

Voor een goed begrip is het belangrijk om eerst te weten wat wij verstaan onder papierloos vergaderen. Mensen  zeggen nogal eens tegen ons: “papierloos vergaderen, dat doen wij al. Wij sturen de stukken rond per e-mail en we notuleren op de laptop.” Of ze zeggen: “Alle stukken staan in een centrale Sharepoint-map.”

Dat is mooi, zeker, maar wat ons betreft gaat ‘papierloos vergaderen’ veel verder. Wij bedoelen met papierloos vergaderen een geïntegreerd systeem voor besluitvorming. Een vergadering is in onze ogen een instrument om besluiten te nemen. Daarbij is de koppeling tussen plaats en tijd, niet meer vanzelfsprekend.

Grip op de output

We vergaderen wat af met elkaar. Hoe effectief dat is? Vaak kan het tijdens de vergadering al beter, daarover straks meer, maar de opvolging na afloop van de vergadering is een minstens even groot probleem. Hoeveel besluiten worden er genomen die niet daadwerkelijk of maar half worden uitgevoerd? Zeker als uitvoering langere tijd vergt, verdwijnen veel genomen besluiten van de radar. Als er twee of drie vergaderingen geweest zijn sinds een besluit is genomen, weten veel mensen niet meer dat er ooit een besluit genomen is. Laat staan als er maanden voorbij zijn gegaan.

Het gevolg van besluiten die niet geëffectueerd worden, is natuurlijk groot, je neemt een besluit niet voor niets. Maar even afgezien van de inhoud van het besluit, wat betekent het voor je vergadering? Het betekent in ieder geval dat de vergadertijd die besteed is om dat besluit te nemen, puur verlies is geweest. En tot op zekere hoogte geldt hetzelfde voor de voorbereiding van de vergaderdeelnemers.
Juist daar kan papierloos vergaderen met name de voorzitter veel meer grip geven op de vergaderoutput. Op de vraag of besluiten en acties ook werkelijk worden uitgevoerd. Een papierloos vergader-oplossing biedt overzicht over besluiten en acties, zodat snel inzichtelijk is hoe de output is.

Meer grip tijdens de vergadering

Gedrag wordt meetbaar. Dat is een onmiskenbare tendens in de samenleving. We spreken van quantified self, omdat mensen door middel van apps hun eigen gedrag permanent monitoren. Een beetje smartphone heeft een ingebouwde stappenteller. Dag in dag uit, registreert de telefoon je gaan en staan. Voor je het weet heb je een rijke database opgebouwd over je gedrag gedurende langere tijd. Gedrag dat geanalyseerd kan worden en waaruit sturingsinformatie komt.
Datzelfde geldt voor papierloos vergaderen. Het automatiseert niet alleen het proces waar je op dat moment mee bezig bent. Maar ondertussen bouwt het ook een geweldige pool van data op over (collectief) vergadergedrag. Gedrag dat geanalyseerd kan worden en waaruit lessen getrokken kunnen worden.

Grip vóór de vergadering

Tot gisteren begon een vergadering op het moment dat alle deelnemers bij elkaar waren op de vooraf overeengekomen tijd en locatie. Een vergadering was dus statisch. Door de komst van papierloos vergaderen ontstaat er veel meer dynamiek. Een agenda kan tot op het allerlaatste moment aangepast worden. Nieuwe informatie kan tot op het laatst worden toegevoegd. Deelnemers kunnen aantekeningen of vragen die ze over stukken hebben digitaal delen. Met elkaar, met de voorzitter en ook met de organisatie. Dus kunnen onduidelijkheden die  vroeger tijdens de vergadering pas aan het licht kwamen, al voor de vergadering getackeld worden. Of kunnen complete agendapunten verwijderd of juist naar een latere vergadering geschoven worden. Alles omdat er sneller meer overzicht is over informatie en informatiebehoefte.

Invloed van de voorzitter

Als er een persoon van invloed is op de kwaliteit van besluitvorming is dat de voorzitter. Daaorm mijn pleidooi voor voorzitters om hun invloed ook echt aan te wenden. Veel te vaak is papierloos vergaderen of digitaal vergaderen, een dingetje voor het secretariaat. Of voor gadgetfreaks. Maar als je werkelijk verbetering van je vergadering en dus van je besluitvorming wilt bereiken, dan heb je als voorzitter een centrale rol.

Meedenkers gezocht

Wij willen graag nieuwe tools ontwikkelen die de kwaliteit van besluitvorming in vergaderingen verbeterd. We geloven dat big-data analyse ons daar bij kan helpen. We zoeken betrokken voorzitters die mee willen denken over deze ontwikkelingen.
Wil jij meedenken? Neem dan contact met mij op!

Terug naar alle posts
Return
Retourner
Volver
  • Deel via Facebook
  • Deel via Twitter
  • Deel via Google+
  • Deel via Linkedin
  • Delen via E-Mail

Efficienter vergaderen? Blijf op de hoogte!

Wil jij jouw vergadering efficiënter maken? Wij zoeken elke dag naar nieuwe mogelijkheden, door inzet van slimme techniek. Blijf op de hoogte van het nieuws. Schrijf je nu in. We spammen je niet en gaan secuur om met je gegevens.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Deel deze pagina

Was deze informatie nuttig? Leuk als je het deelt met anderen. Stuur 't door aan collega's of relaties.

  • Deel via Facebook
  • Deel via Twitter
  • Deel via Linkedin
  • Delen via E-Mail

‘Met behulp van slimme online techniek helpen we jou om efficiënter, makkelijker en aangenamer te vergaderen.
Schrijf je in en blijf op de hoogte van het laatste nieuws over efficiënt vergaderen!’

Rens Groeneveld

CEO OurMeeting

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

geen spam | eenvoudig afmelden

Adres

Draai 9
3311 JJ Dordrecht
Nederland

Contact

088 - 374 71 37
contact via e-mail
ourmeeting.nl

 Volg Ourmeeting

LinkedIn

ISO certificering voor de OurMeeting vergaderoplossing

  • OurMeeting is een label van: DocWolves
  • Informatie over jouw privacy en rechten
Amarant bespaart 2 miljoen vellen papier met papierloos vergaderen Amarant bespaart 2 miljoen vellen papier met de OurMeeting vergaderoplossing Grip op je tijd | Blog vergadertips OurMeeting Vijf tips om je eigen tijd beter te managen
Download formaat 16:9
Download formaat 4:3
Scroll naar bovenzijde