Voorzitters moeten dringend wakker worden. Zij moeten het voortouw nemen bij de acceptatie en implementatie van papierloos vergaderen in hun organisatie. Misschien is de term ‘papierloos vergaderen’ misleidend. Daardoor denken veel mensen dat het vooral een ‘dingetje’ van secretaresses is, of van gadget-freaks. Hierna wil ik een paar argumenten aandragen waarom juist voorzitters en verantwoordelijken voor de vergadermores in organisaties in actie moeten komen.
In de afgelopen jaren hebben we heel wat klanten geholpen om papierloos te gaan vergaderen. Daarbij zien we dat het initiatief hiervoor grosso modo uit twee richtingen komt. Enerzijds zijn er de secretariaten die het eindeloze kopiëren en samenstellen van vergaderbundels zat zijn. Anderzijds werd de vraag vaak aangezwengeld door bezitters van een tablet die zich afvroegen of je daar niet makkelijker mee zou kunnen vergaderen.
Opvallend genoeg nemen voorzitters vrij zelden het initiatief. Dat is jammer, ze doen er zichzelf en hun organisatie mee te kort. Wij zijn er vast van overtuigd dat juist de komende tijd er voor voorzitters veel voordeel te behalen valt. Waarom? Ik geef een paar redenen.
Voor een goed begrip is het belangrijk om eerst te weten wat wij verstaan onder papierloos vergaderen. Mensen zeggen nogal eens tegen ons: “papierloos vergaderen, dat doen wij al. Wij sturen de stukken rond per e-mail en we notuleren op de laptop.” Of ze zeggen: “Alle stukken staan in een centrale Sharepoint-map.”
Dat is mooi, zeker, maar wat ons betreft gaat ‘papierloos vergaderen’ veel verder. Wij bedoelen met papierloos vergaderen een geïntegreerd systeem voor besluitvorming. Een vergadering is in onze ogen een instrument om besluiten te nemen. Daarbij is de koppeling tussen plaats en tijd, niet meer vanzelfsprekend.
We vergaderen wat af met elkaar. Hoe effectief dat is? Vaak kan het tijdens de vergadering al beter, daarover straks meer, maar de opvolging na afloop van de vergadering is een minstens even groot probleem. Hoeveel besluiten worden er genomen die niet daadwerkelijk of maar half worden uitgevoerd? Zeker als uitvoering langere tijd vergt, verdwijnen veel genomen besluiten van de radar. Als er twee of drie vergaderingen geweest zijn sinds een besluit is genomen, weten veel mensen niet meer dat er ooit een besluit genomen is. Laat staan als er maanden voorbij zijn gegaan.
Het gevolg van besluiten die niet geëffectueerd worden, is natuurlijk groot, je neemt een besluit niet voor niets. Maar even afgezien van de inhoud van het besluit, wat betekent het voor je vergadering? Het betekent in ieder geval dat de vergadertijd die besteed is om dat besluit te nemen, puur verlies is geweest. En tot op zekere hoogte geldt hetzelfde voor de voorbereiding van de vergaderdeelnemers.
Juist daar kan papierloos vergaderen met name de voorzitter veel meer grip geven op de vergaderoutput. Op de vraag of besluiten en acties ook werkelijk worden uitgevoerd. Een papierloos vergader-oplossing biedt overzicht over besluiten en acties, zodat snel inzichtelijk is hoe de output is.
Gedrag wordt meetbaar. Dat is een onmiskenbare tendens in de samenleving. We spreken van quantified self, omdat mensen door middel van apps hun eigen gedrag permanent monitoren. Een beetje smartphone heeft een ingebouwde stappenteller. Dag in dag uit, registreert de telefoon je gaan en staan. Voor je het weet heb je een rijke database opgebouwd over je gedrag gedurende langere tijd. Gedrag dat geanalyseerd kan worden en waaruit sturingsinformatie komt.
Datzelfde geldt voor papierloos vergaderen. Het automatiseert niet alleen het proces waar je op dat moment mee bezig bent. Maar ondertussen bouwt het ook een geweldige pool van data op over (collectief) vergadergedrag. Gedrag dat geanalyseerd kan worden en waaruit lessen getrokken kunnen worden.
Tot gisteren begon een vergadering op het moment dat alle deelnemers bij elkaar waren op de vooraf overeengekomen tijd en locatie. Een vergadering was dus statisch. Door de komst van papierloos vergaderen ontstaat er veel meer dynamiek. Een agenda kan tot op het allerlaatste moment aangepast worden. Nieuwe informatie kan tot op het laatst worden toegevoegd. Deelnemers kunnen aantekeningen of vragen die ze over stukken hebben digitaal delen. Met elkaar, met de voorzitter en ook met de organisatie. Dus kunnen onduidelijkheden die vroeger tijdens de vergadering pas aan het licht kwamen, al voor de vergadering getackeld worden. Of kunnen complete agendapunten verwijderd of juist naar een latere vergadering geschoven worden. Alles omdat er sneller meer overzicht is over informatie en informatiebehoefte.
Als er een persoon van invloed is op de kwaliteit van besluitvorming is dat de voorzitter. Daaorm mijn pleidooi voor voorzitters om hun invloed ook echt aan te wenden. Veel te vaak is papierloos vergaderen of digitaal vergaderen, een dingetje voor het secretariaat. Of voor gadgetfreaks. Maar als je werkelijk verbetering van je vergadering en dus van je besluitvorming wilt bereiken, dan heb je als voorzitter een centrale rol.
Wij willen graag nieuwe tools ontwikkelen die de kwaliteit van besluitvorming in vergaderingen verbeterd. We geloven dat big-data analyse ons daar bij kan helpen. We zoeken betrokken voorzitters die mee willen denken over deze ontwikkelingen.
Wil jij meedenken? Neem dan contact met mij op!
‘Met behulp van slimme online techniek helpen we jou om efficiënter, makkelijker en aangenamer te vergaderen.
Schrijf je in en blijf op de hoogte van het laatste nieuws over efficiënt vergaderen!’
geen spam | eenvoudig afmelden
Vijf tips om je eigen tijd beter te managen