“Ja hoor, wij vergaderen al jaren papierloos! We sturen alle stukken en agenda’s per e-mail naar onze deelnemers …” Veel mensen denken dat dit papierloos vergaderen is. Dat is het niet, want écht papierloos vergaderen, gaat veel verder dan dat! Wat is papierloos vergaderen dan wel? Dat doen we in dit artikel uit de doeken.
Wat papierloos vergaderen NIET is
In het overzichtje hieronder zie je de belangrijkste verschillen op een rijtje. De vraag blijft natuurlijk: waarom zou je vergaderen met een maatwerk-oplossing, als je spullen ook kan mailen? Die vraag komt onder het overzichtje aan bod.
Dit is Papierloos Vergaderen: |
Dit is het niet: |
Agenda en stukken overzichtelijk op je tablet |
Agenda, notulen en stukken versturen per e-mail |
Per vergadering alle stukken in één document |
Per vergadering allerlei documenten, mails en bijlagen |
Optimaal gekoppeld aan andere interne software zoals DMS’en |
Handmatig stukken overzetten van je DMS naar je vergadersoftware |
Een helder en overzichtelijk besluitenboek |
Een spreadsheet met besluiten |
Een geïntegreerde takenlijst voor iedere deelnemer |
Ieder moet zijn eigen taken bijhouden |
Tijdswinst, privacy en geheugenverlies
Er zijn drie belangrijke argumenten om met een echte vergaderoplossing te werken. Voor alle betrokkenen of je nou vergaderdeelnemer, vergaderondersteuner of voorzitter bent geldt: het scheelt je tijd.
Daarnaast is een steeds belangrijker argument veiligheid en privacy. Als er in vergaderingen (en dus in stukken en e-mailverkeer) over privacy-gevoelige informatie wordt gesproken, dan zijn organisaties feitelijk in overtreding. De wet wordt steeds stringenter, dus daar is eerder sprake van dan je denkt.
Maar het belangrijkste voordeel (hoewel vaak het minst goed onderkend): echt papierloos vergaderen voorkomt geheugenverlies. Er wordt heel veel vergaderd, maar vaak wordt slecht vastgelegd waarom een besluit genomen is, zodat hetzelfde onderwerp een tijdje later weer op de agenda staat.
Tijdswinst
Tijd hebben we allemaal tekort. Dus dit voordeel spreekt al snel tot de verbeelding. Voor vergaderdeelnemers geldt dat het voorbereiden van hun vergadering sneller gaat. Hun aantekeningen op documenten blijven bewaard. Ze kunnen eenvoudig aantekeningen delen met andere deelnemers. Zeker als je door een flink pak papier moet is het snel kunnen navigeren en opzoeken waar je welke aantekening hebt gemaakt een uitkomst.
Voorzitters halen tijdswinst om dat je bijvoorbeeld tijdens de vergadering veel minder gezoek en geblader hebt. Met een goede oplossing (zoals die van ons) is iedereen gewoon bij de les. Daarnaast is het veel eenvoudiger om terug te vinden wat al eerder besproken is. Het archief is maar een vingerbeweging verwijderd.
Als ondersteuner van vergaderingen, scheelt een gespecialiseerde oplossing je tijd omdat je minder gedoe en gesleep met documenten hebt. Ook als je ‘via de mail’ vergadert is er vaak onduidelijkheid over wat de laatste versie is. Wie heeft welke mail gehad etc. En op het moment dat je meerdere gasten tijdens een vergadering hebt die niet allemaal dezelfde agenda mogen ontvangen, ben je veel beter uit met een papierloos vergaderoplossing. Dan hoef je maar één agenda te maken, waarbij alle deelnemers dat stukje van de agenda (en later de notulen) zien, waar ze recht op hebben.
Privacy & veiligheid
Een voorbeeldje. Steeds meer ZZP’ers stappen in een Broodfonds. Dat is een groep ondernemers die samenwerken om hun risico op arbeidsongeschiktheid af te dekken. Elk broodfonds heeft een bestuur. En zo’n bestuur vergadert een paar keer per jaar. Daarnaast wordt er gemaild. Waarover vergaderen en mailen ze? Je raadt het al: over zieke ondernemers. Een heel privacy gevoelig onderwerp.
Van e-mail weten we dat het steeds onveiliger wordt. Daarom zou je eigenlijk niet meer via de e-mail over zulke onderwerpen moeten communiceren. Netzo min als je allerlei privacy-gevoelige documenten op Dropbox of Google-drive zou moeten opslaan. En zo zijn er tal van situaties waar we vaak slordiger of gemakzuchtiger zijn dan we willen toegeven.
Ook hier is goede oplossing voor papierloos vergaderen een uitkomst. Dan blijven alle stukken in een goed beveiligde omgeving, zijn stukken van een iPad of mobiele telefoon terug te halen en is zelfs de toegang tot de stukken, als dat nodig, is te beveiligen.
Geheugenwinst
Het derde aspect waarin een echte oplossing voor papierloos vergaderen het wint van ‘via de mail’ is de geheugenfunctie. Veel vergadertijd gaat verloren omdat een paar maanden later een zelfde discussie opnieuw wordt gevoerd. Ook al ervaren we dat vaak niet zo als tijdverlies, het is natuurlijk zonde als een groep mensen een uur of twee zit te discussiëren om dat na een tijdje opnieuw dunnetjes over te doen. In een echte oplossing zitten goede mogelijkheden voor het bijhouden van besluiten. Maar ook een actielijst met persoonlijk toe te wijzen actiepunten maakt dat acties niet blijven liggen, maar daadwerkelijk worden gemonitord én dus sneller uitgevoerd.
Zelf papierloos vergaderen ervaren
Nu is het met papierloos vergaderen net als met het leren fietsen, zwemmen of genieten van wijn. Je kunt er eindeloos over praten, maar pas door het te doen, leer je het. Daarom is de beste benadering: gewoon beginnen. Bijvoorbeeld met een klein team of een groepje kartrekkers. Wij maken het je makkelijk. Meld je hier aan voor een gratis proefperiode en je kunt gedurende 90 dagen zelf ervaren hoe het werkt. Ben je overtuigd, dan schaal je de proef op naar de rest.
Demo OurMeeting App