Waarom digitaal vergaderen? Voordelen voor vergaderdeelnemers

Stapels papier meeslepen naar de vergadering is verleden tijd. Waarom digitaal vergaderen jou als vergaderdeelnemer veel voordelen oplevert zetten we hieronder voor je op een rijtje.

1 – Overzichtelijk, geen gezoek meer

Je werkt altijd in de meest actuele versie van stukken. Losse nazendingen zijn voorbij. In OurMeeting krijg je voor elke vergadering één vergaderdocument, waar alle losse onderdelen bij elkaar zitten. Dus de agenda, notulen, besluitenlijst, beleidsnotities of dossiers die besproken moeten worden, zitten allemaal in een vergaderdocument. Komen er nieuwe versies beschikbaar, dan wordt je vergaderdocument automatisch vernieuwd. Je hebt dus geen last meer van verwarring rond verschillende versies. Je hebt altijd de meest actuele versie beschikbaar.

Zo werkt onze slimme PDF technologie:

2 – Aantekeningen maak en deel je eenvoudig.

Aantekeningen maken in je vergaderdocument is super eenvoudig. Aantekeningen maak je in het document precies op de plek waar jij wilt. Je kunt aantekeningen ook delen. Met de voorzitter bijvoorbeeld of met andere vergaderdeelnemers. Zo kun je ook vragen uitzetten en kan er al voor de vergadering ‘vergaderd’ worden. Je aantekeningen blijven bewaard. Ook als een bepaald stuk uit de vergaderset wordt gehaald, blijven jouw notities beschikbaar.

3 – Ook offline zijn alle stukken beschikbaar.

Ook als je geen (of een onbetrouwbare) internetverbinding tot je beschikking hebt, zijn je stukken gewoon beschikbaar op je iPad. Het vergaderdocument is offline beschikbaar. Komt er een nieuwe versie van het document beschikbaar? Geen nood: zodra je online komt, download je de nieuwe versie.  Jouw aantekening in de oude versie verhuizen gewoon mee naar de nieuwe set. Ideaal als je bijvoorbeeld vliegt of een lange treinreis maakt.

4 – Altijd het archief onder de vingers en volledig tekst-doorzoekbaar.

Dankzij de OurMeeting-vergaderapp heb je ook altijd toegang tot het volledige digitale archief (dus ook over besluiten en notulen van een paar jaar geleden). Het archief is ook op tekst doorzoekbaar. Daardoor vind je snel de informatie die je zoekt.

Zo werkt OurMeeting:

Handige App én Online-documentenbox

Als vergaderdeelnemer werk je met onze vergaderapp. Daarmee heb je toegang tot je documenten die in een persoonlijke online-documentenbox staan. Die documentenbox kun je overigens ook benaderen via je PC of laptop. Heel veilig en dus ook geschikt voor het opslaan van belangrijke privé documenten.

Meer weten over papierloos vergaderen met OurMeeting? kijk dan hier.