Meer grip op vergaderresultaten

De grootste oorzaak van tijdsverspilling bij vergaderingen, is niet dat vergaderingen uitlopen, maar dat ze worden herhaald omdat de resultaten niet goed zijn vastgelegd. De uitspraak: “Wat hadden we daar ook alweer over gezegd…”, moet bij voorzitters alle alarmbellen doen afgaan. Met onze oplossing helpen we organisaties om grip te houden op afspraken en resultaten.

Ingebouwde taken en to-do-lijst in de vergaderapp

Onze vergaderapp kent een ingebouwde takenmodule. Daarin kan het secretariaat bij elke vergaderdeelnemer taken aanmaken. Vergaderdeelnemers kunnen ook zelf taken aanmaken, dat noemen we dan ‘to-do’s’. Met kleurtjes zie je snel of een taak open (groen), te laat (rood) of bijna te laat (oranje) is.

Secretariaat en voorzitter monitoren opvolging taken

Het secretariaat en de voorzitter kunnen de status van de uitgezette taken monitoren. Wanneer een deelnemer een taak aanvinkt als afgerond, moet het secretariaat bevestigend dat de taak inderdaad klaar is, door hem op ‘afgedaan’ te zetten.

Altijd een actueel besluitenboek beschikbaar

OurMeeting beschikt over een besluitenboek, waarmee eenvoudig overzicht gehouden wordt over de besluiten die een bestuur, directie of ander orgaan genomen heeft.

Archief direct bereikbaar vanuit veragderapp

Wie vergadert met OurMeeting heeft altijd toegang tot alle stukken in het archief. Niet alleen de laatste paar notulen, maar ook die van lang geleden. En dankzij een goede zoekengine, zijn onderwerpen ook razendsnel terug te vinden. (bijkomend voordeel voor het secretariaat is dat alle archiefkasten naar het grofvuil kunnen.)

Toegang tot ondersteunende documenten via documentenportaal

Het komt vaak voor dat vergaderdeelnemers tijdens de vergadering (en ook daarbuiten) dingen willen weten als: wat zeggen de statuten hierover? Hebben we een afspraak in het huishoudelijk reglement? OurMeeting kent tal van slimme uitbreidingen op de Papierloos vergader-oplossing, die het besluitvormingsproces efficienter maken. Een van die uitbreidingen is het documentenportaal. Daarin sla je bijvoorbeeld allerlei ondersteunende juridische bestuursdocumenten op, of contracten.