Het voordeel voor de zorg: documentbeheer is kerngezond

Binnen het secretariaat van de Raad van Bestuur worden veel documenten, zoals beleidsstukken, brieven en mails gecreëerd, verwerkt en verzonden. In dat opzicht hebben de secretariaten een centrale functie in de organisatie als het gaat om besluitvorming en documentbeheer.
Dan is het dus noodzakelijk dat je het beheer van die documenten en de besluitvormingsprocedure goed regelt.

De voordelen van papierloos vergaderen voor de zorg zijn heel groot. In de zorg ben je verantwoordelijk voor het verloop en voor de resultaten van een overleg. Kort samengevat is efficiënt overleggen en veilig opslaan, de belangrijkste winstpunten. Dat merk je hieraan:

Vooraf:

Beter voorbereide artsen, MT en Raad van Bestuur. We maken goede voorbereiding makkelijker: de juiste informatie, tijdig bij de juiste mensen.

Tijdens:

Efficiënter overleggen! Door de razendsnelle navigatie in de stukken, raakt niemand de weg kwijt.

Na afloop:

Meer grip op resultaten. Besluiten nemen is één, ze uitvoeren een tweede. Dankzij taken, to-do’s en een dijk van archief weet je precies wat er is gezegd en opgevolgd moet worden.

Beter voorbereid!

Een vergadering is zo efficiënt als de deelnemers zijn voorbereid. Met OurMeeting gaat voorbereiden snel, aantekeningen maken is eenvoudig. Daardoor stijgt de kwaliteit van de voorbereiding van je deelnemers.

Elke deelnemer heeft altijd de meest recente stukken, zodat er nooit meer sprake is van verwarring over wie welke versie van welk document heeft.

Overzichtelijk en snel navigeren

Navigeren door grote agenda’s met veel verschillende, grote bijlages is in OurMeeting heel eenvoudig. Daardoor raken deelnemers de weg niet meer kwijt in hun documenten. Zo houd je iedereen tijdens de vergadering – in ieder geval letterlijk – op dezelfde pagina.

Notities delen met elkaar

Door de ingebouwde in-app communicatie, kunnen deelnemers eenvoudig met elkaar communiceren over agenda en stukken. Zodra de uitnodiging voor de volgende vergadering verzonden is, kan communicatie starten. Overbodig agendapunten kunnen daardoor snel worden afgevoerd. Sommige besluiten kun je al nemen voor de bijeenkomst. Maar ook behoefte aan aanvullende informatie kan heel snel worden gemeld en bevredigd.

Taken en todo’s geven grip op resultaat

Vergaderingen waar je besluiten neemt, die vervolgens niet of te laat worden uitgevoerd zijn zonde van de tijd. OurMeeting geeft je grip op actiepunten. Het is duidelijk wie wat moet doen en wanneer dat klaar moet zijn. Dus ook als acties al maanden geleden zijn afgesproken, verdwijnen ze niet van jouw netvlies voordat ze echt zijn uitgevoerd

Flexibel

Een agenda is niet statisch. Zeker met OurMeeting niet. Je kunt agenda’s eenvoudig aanpassen of stukken toevoegen. Zelfs tot tijdens de vergadering. Dat voorkomt verwarring omdat iedereen – letterlijk – op dezelfde pagina zit.

Alle besluiten beschikbaar

De notulen van drie vergaderingen geleden heb je vast wel onder handbereik, ook als je met papier vergadert. Maar een besluit van drie jaar geleden…? Met OurMeeting bouw je een digitaal archief op dat staande het overleg volledig beschikbaar is. Nooit meer last dus van “eh… wat was daar ook alweer over gezegd?”