Vraag een Demo aan
Vraag vrijblijvend aan. Zo kun je zelf ervaren hoe jullie direct tijd besparen en efficiency winnen.
Stukken e-mailen of écht papierloos vergaderen
1 augustus 2017
Blog, TechniekVergadergedrag
Vraag jij het je ook wel eens af: ‘Moet ik stukken e-mailen of is een oplossing voor papierloos vergaderen beter?’ Je bent niet de enige. Wij vragen regelmatig aan mensen of ze papierloos vergaderen. Dit is wat ze vaak zeggen: “Ja hoor wij vergaderen al jaren papierloos! We sturen alle stukken en agenda’s per e-mail naar onze deelnemers …”
De waarheid is dat stukken e-mailen helemaal niet ‘papierloos is’. In veel gevallen gaan vergaderdeelnemers alsnog thuis stukken printen. Dan heb je dus alleen ‘de printer maar verplaatst’. Goed, stukken e-mailen en papierloos vergaderen zijn dus niet hetzelfde. Maar wat is het verschil? In het overzichtje hieronder een paar belangrijke verschillen op een rij:
Stukken e-mailen: |
Papierloos Vergaderen: |
|---|---|
| Agenda, notulen en stukken overal in je mailbox | Agenda en stukken overzichtelijk op je tablet |
| Per vergadering allerlei documenten, mails en bijlagen | Per vergadering alle stukken in één navigeerbaar document |
| Ondersteunende documenten op allerlei plekken | Ondersteunende documenten een vingerbeweging ver |
| Een spreadsheet met besluiten (ergens) | Een helder en altijd toegankelijk besluitenboek |
| Ieder moet zijn eigen taken bijhouden | Een geïntegreerde takenlijst voor iedere deelnemer |
| Onoverzichtelijke communicatie via appjes, smsjes, e-mail | Overzichtelijke communicatie geconcentreerd op de stukken |
De vraag blijft natuurlijk: waarom zou je vergaderen met een maatwerk-oplossing, als je spullen ook kan mailen? Dit zijn de belangrijkste argumenten:
1 – Tijdswinst
2 – Privacy
3 – Geheugenwinst
Er zijn drie belangrijke argumenten om met een echte vergaderoplossing te werken. Voor alle betrokkenen of je nou vergaderdeelnemer, vergaderondersteuner of voorzitter bent geldt: het scheelt je tijd.
Daarnaast is een steeds belangrijker argument veiligheid en privacy. Als er in vergaderingen (en dus in stukken en e-mailverkeer) over privacy-gevoelige informatie wordt gesproken, dan zijn organisaties feitelijk in overtreding. De wet wordt steeds stringenter, dus daar is eerder spake van dan je denkt.
Maar het belangrijkste voordeel (hoewel vaak het minst goed onderkend): echt papierloos vergaderen voorkomt geheugenverlies. Er wordt heel veel vergaderd, maar vaak wordt slecht vastgelegd waarom een besluit genomen is, zodat hetzelfde onderwerp een tijdje later weer op de agenda staat.
(lees verder onder dit formulier)
Probeer het zelf, vraag een gratis 90-dagen proefperiode aan:
Stukken e-mailen of papierloos vergaderen – vervolg
Tijdswinst
Tijd hebben we allemaal tekort. Dus dit voordeel spreekt al snel tot de verbeelding. Voor vergaderdeelnemers geldt dat het voorbereiden van hun vergadering sneller gaat. Zo voorkom je alleen al dat ze vlak voor de volgende vergadering weer in hun inbox moeten duiken om alle juiste versies van documenten bij elkaar te vinden. Daarnaast kunnen ze (in een goede oplossing) aantekeningen op documenten maken, die bewaard blijven als ze het vergaderpunt van de ene agenda verhuist naar de volgende agenda. Ze kunnen eenvoudig aantekeningen delen met andere deelnemers. Zeker als je door een flink pak papier moet is het snel kunnen navigeren en opzoeken waar je welke aantekening hebt gemaakt een uitkomst.
Voorzitters halen tijdswinst om dat je bijvoorbeeld tijdens de vergadering veel minder gezoek en geblader hebt. Met een goede oplossing (zoals die van ons) is iedereen gewoon bij de les. Daarnaast is het veel eenvoudiger om terug te vinden wat al eerder besproken is. Het archief is maar een vingerbeweging verwijderd.
Als ondersteuner van vergaderingen, scheelt een gespecialiseerde oplossing je tijd omdat je minder gedoe en gesleep met documenten hebt. Ook als je ‘via de mail’ vergadert is er vaak onduidelijkheid over wat de laatste versie is. Wie heeft welke mail gehad etc. En op het moment dat je meerdere gasten tijdens een vergadering hebt die niet allemaal dezelfde agenda mogen ontvangen, ben je veel beter uit met een papierloos vergaderoplossing. Dan hoef je maar één agenda te maken, waarbij alle deelnemers dat stukje van de agenda (en later de notulen) zien, waar ze recht op hebben.
Privacy & veiligheid
Een voorbeeldje. Steeds meer ZZP’ers stappen in een Broodfonds. Dat is een groep ondernemers die samenwerken om hun risico op arbeidsongeschiktheid af te dekken. Elk broodfonds heeft een bestuur. En zo’n bestuur vergadert een paar keer per jaar. Daarnaast wordt er gemaild. Waarover vergaderen en mailen ze? Je raadt het al: over zieke ondernemers. Een heel privacygevoelig onderwerp.
Van e-mail weten we dat het steeds onveiliger wordt. Een goede reden om via de e-mail geen stukken te verspreiden. Wist je dat je wanneer je een stuk via e-mail verzendt al snel op 6 verschillende computers en servers een kopietje hebt staan? Daarom zou je eigenlijk niet meer via de e-mail over gevoelige onderwerpen moeten communiceren. Net zomin als je allerlei privacy-gevoelige documenten op Dropbox of Google-drive zou moeten opslaan.
Zo zijn er tal van situaties waar we vaak slordiger of gemakzuchtiger zijn dan we willen toegeven.
Ook hier is goede oplossing voor papierloos vergaderen een uitkomst. Dan blijven alle stukken in een goed beveiligde omgeving. Dan zijn stukken van een iPad of mobiele telefoon terug te halen en is zelfs de toegang tot de stukken, als dat nodig, te beveiligen.
Geheugenwinst
Het derde aspect waarin een echte oplossing voor papierloos vergaderen het wint van ‘via de mail’ is de geheugenfunctie. Veel vergadertijd gaat verloren omdat een paar maanden later een zelfde discussie opnieuw wordt gevoerd. Ook al ervaren we dat vaak niet zo als tijdverlies, het is natuurlijk zonde als een groep mensen een uur of twee zit te discussiëren om dat na een tijdje opnieuw dunnetjes over te doen. In een echte oplossing zitten goede mogelijkheden voor het bijhouden van besluiten. Maar ook een actielijst met persoonlijk toe te wijzen actiepunten maakt dat acties niet blijven liggen. Met een goede vergaderoplossing kun je taken ook monitoren waardoor taken sneller worden uitgevoerd.
Zelf ervaren
Je weet nu het verschil tussen stukken e-mailen en papierloos vergaderen, en als het goed is heb je ook duidelijk waarom het een beter is dan het ander. Nu is het met papierloos vergaderen net als met het leren fietsen, zwemmen of genieten van wijn. Je kunt er eindeloos over praten, maar pas door het te doen, leer je het. Daarom is de beste benadering: gewoon beginnen. Bijvoorbeeld met een klein team of een groepje kartrekkers. Wij maken het je makkelijk. Meld je hier aan voor een gratis proefperiode en je kunt gedurende 90 dagen zelf ervaren hoe het werkt. Ben je overtuigd, dan schaal je de proef op naar de rest.
Docwolves Certificering
