De vergadering van de toekomst is al begonnen

Decennia lang hebben we op bijna dezelfde wijze vergaderd. Een van te voren geselecteerde groep mensen met een flinke pot koffie. Bij elkaar rond een van te voren opgestelde agenda, op een centrale plek en een van te voren vastgesteld tijdstip. Maar de laatste paar jaar zijn vergaderingen aan het veranderen. Onder de noemer ‘papierloos vergaderen’ voltrekt zich een stille revolutie. Zonder dat iedereen het wellicht doorheeft, is de vergadering van de toekomst al begonnen.

Ik weet nog hoe ik me realiseerde, toen ik in 2003 met de eerste e-reader in handen stond, dat dit apparaat een grote impact zou hebben op vergaderen. Inmiddels weet ik dat die impact veel verder gaat, dan wat ik toen bedacht. Ik zal uitleggen waarom.

Snelle evolutie

Zoals de laatste dertig jaar vaker is gebeurd, zie je ook bij het thema papierloos vergaderen een stille revolutie plaatsvinden Een ‘snelle evolutie’ zo je wilt. En we staan nog maar aan het begin. De vergadering van de toekomst ziet er echt anders uit dan die van gisteren.

Daarbij is het goed om eerst even vast te stellen wat wij onder papierloos vergaderen verstaan. Papierloos vergaderen is namelijk een ingeburgerd begrip geworden dat ons een beetje op het verkeerde been zet. De nadruk ligt nogal op ‘papierloos’, waarbij het belang wordt gereduceerd tot papierbesparing. Nu is dat natuurlijk een wezenlijk thema. Papierbesparing betekent immers minder bomen-kap en dus CO2 reductie. Heel belangrijk! (We maken papierbesparing ook graag zichtbaar, kijk maar eens hier.)

Toch draait het, wat ons betreft, bij papierloos vergaderen primair om een nieuwe manier van vergaderen. Waarbij vergaderingen ten dienste staan aan goede besluitvorming.

Wij vergaderen al papierloos, min of meer…

We spreken nog wel eens mensen die zeggen ‘wij vergaderen al papierloos’. Wat ze bedoelen is dat ze agenda, notulen en vergaderstukken per e-mail versturen. Dat zou je met wat goede wil immers ook papierloos kunnen noemen. Hoewel veel deelnemers dan alsnog de printer opzoeken.

Maar wat ons betreft is papierloos vergaderen: een geïntegreerde oplossing, waarin het hele vergaderproces is opgenomen: planning, voorbereiding, discussie, besluitvorming, communicatie, opvolging en (digitale) archivering.

De vergadering van de toekomst in drie fases

Je kunt de ontwikkeling van papierloos vergaderen indelen in ruwweg drie fases.

Fase 1 – automatiseren – verleden

De eerste fase is het automatiseren van het vergaderproces. Vergaderdeelnemers krijgen een iPad met een app. Daarop staan de agenda en alle daaraan verbonden documenten. Dat scheelt gesleep met dikke dossiers, het voorkomt verwarring over verschillende versies van documenten, het bespaart het secretariaat geestdodend werk en veel vergaderdeelnemers besparen tijd.

Nu thema’s als veiligheid en beheer van mobile devices goed geregeld zijn, zijn veel organisaties op dit moment bezig met de eerste stap. Het automatiseren van hun vergaderproces.

Fase 2 – integreren – heden

De tweede stap is de integratie met omliggende omgeving. Vergaderen is geen op zichzelf staand proces. Het is onderdeel van een breder proces, waarin de vergadering dient tot besluitvorming over informatie die afkomstig is uit voorliggende systemen en die na de vergadering nog een hele route moet afleggen. Binnen de organisatie, maar soms ook daarbuiten.
De tweede fase van papierloos vergaderen is dan ook het integratieproces in de organisaties.

De papierloos vergaderoplossing wordt aangesloten op bijvoorbeeld Document Management Systemen (DMS’en), Dossier Volg Systemen of Enterprise Resource Platforms (ERP’s).

Fuik

Aansluiting op omliggende systemen maakt papierloos vergaderen tot een succes. Of niet. Want veel organisaties die nu zijn overgestapt, zijn terecht gekomen in de platformfuiken, die door verschillende leveranciers zijn opgezet. De gekozen vergaderoplossing blijkt een standalone systeem, dat niet of alleen met veel handmatig werk, aansluit op de rest van de it-omgeving.

Voor organisaties die op dit moment overwegen om over te stappen naar papierloos vergaderen, liggen de grootste uitdagingen op het gebied van integratie. Het valt niet mee om daar een goede keuze te maken. Er is veel kaf onder het koren. Toch is de belangrijkste vraag niet die naar ‘wat is voor nú de juiste keuze’ maar ‘waar gaat het naar toe, wat is voor straks de juiste keuze’.

Fase 3 – transformeren – toekomst

De hamvraag is dus: waar gaat het naar toe met papierloos vergaderen? Wat mij betreft is de richting zonneklaar, maar de exacte invulling gaan we samen met onze klanten ontdekken.

Ontkoppeling van tijd en locatie

Vroeger waren tijd en locatie van te voren vastgelegd. De vergadering begon niet eerder dan dat de voorzitter zijn (al dan niet fysieke) voorzittershamer liet neerkomen. Agenda’s en stukken moesten dan ook ruim van te voren worden toegestuurd.

Door ingebouwde communicatie mogelijkheden, is de ontkoppeling van tijd en locatie een feit. In een goede oplossing kan een deelnemer die een opmerking in een vergaderstuk plaatst, die delen met andere deelnemers. Een vraag bijvoorbeeld, kan (met de juiste pv-oplossing) eenvoudig terug de organisatie in worden gestuurd. Dus nog voordat de voorzittershamer valt, is de vergadering eigenlijk al begonnen. Zodra het secretariaat de stukken verstuurt, begint de uitwisseling van ideeën en vragen. Zo kan de agenda ook worden ingedikt door punten al voor de vergadering af te handelen.

Ook het toevoegen van een externe deelnemer aan een stukje van de vergadering wordt door papierloos vergaderoplossingen steeds makkelijker. Eventueel via multimedia, zodat de deelnemers niet eens lijfelijk aanwezig hoeven te zijn.

Je kunt dus zeggen dat de vergadering van morgen al begonnen is. Of misschien zelfs wel de vergadering van volgende maand.

Toch is ook dit slechts het begin. Bij OurMeeting is onze belofte niet voor niets ‘Betere besluiten in minder tijd’. Achter de schermen zijn we druk bezig met de volgende stappen.

Als je wilt weten wat er nog meer gaat veranderen aan de vergadering van de toekomst, volg mij dan via ons blog. Je kunt je hieronder makkelijk inschrijven.

Nu al kijkje in de keuken?

Ben je nieuwsgierig naar de ontwikkelingen die we in petto hebben? Neem gerust contact met me op om eens persoonlijk verder te praten. Ben je klant van OurMeeting en wil je graag meedenken? Ook dan nodig ik je van harte uit om contact met me op te nemen, we betrekken je graag bij onze ontwikkelingen.