De rol van de secretaresse is sterk aan het veranderen. Hoofdtaken als agendabeheer en e-mailverwerking worden bij-taken. Er wordt van jou veel meer verwacht. Een aantal taken wordt gedigitaliseerd en dat is mooi. De toenemende digitalisering is een kans en geen bedreiging, als je het goed aanpakt. Je hoeft niet bang te zijn dat jij minder te doen hebt, want de secretaresse krijgt er een aantal nieuwe rollen bij.
De introductie van allerlei nieuwe digitale tools biedt namelijk kansen om een nieuwe taken op te pakken waardoor jij als vanzelf een nieuwe rol krijgt. Of er zijn nieuwe ontwikkelingen binnen de organisatie die ervoor zorgen dat jij een nieuwe rol kunt oppakken. Mooie kans voor jou om te laten zien waar jou talent ligt.
Een van de rollen die jij kunt oppakken is de rol van accountmanager. Als er bijvoorbeeld een nieuwe tool wordt geïntroduceerd binnen de organisatie waar jij werkt, zorg dan dat jij superuser wordt en dat jij alle ins en outs van deze tool kent.
Zo kun jij vraagbaak worden voor de rest van jouw collega’s en kun je ingewikkelde vragen doorspelen naar de helpdesk van de leverancier. Jij beheert de accounts en fungeert als contactpersoon en hebt dan ook regelmatig contact met collega’s en met de leverancier. Ook ben jij degene die interne instructie over de tool verder uit kan rollen binnen de organisatie. Maak van jezelf dus de ‘Go-to-Girl’ waarvan anderen weten: zij weet altijd raad.
Het kan natuurlijk ook zijn dat jij als secretaresse een tool hebt ontdekt die goed zou kunnen werken binnen de organisatie. Je kunt dan een voorstel maken en dit voorleggen aan het management. Bij goedkeuring kun jij de verdere uitrol, eventueel samen met anderen, op je nemen. Door het oppakken van dit soort projecten kun je vaardigheden als overtuigen, projecten leiden en samenwerken bijspijkeren.
Vraag jezelf eens af: Van welke tool zou jij de superuser willen worden?
De vergadering van de toekomst is al begonnen