Zes tips voor een inspirerende start van je vergadering

Toegeven: de meeste vergaderingen beginnen een beetje inspiratieloos. Je zit met z’n allen aan tafel, laptops, iPads in de aanslag, te wachten tot die notoire laatkomer eindelijk aanschuift. Zo, het kan beginnen. “Welkom. We beginnen met de volgende agendapunten..” Dat kan anders, toch?

De manier waarop een vergadering start, is bepalend voor het verloop van de vergadering, tonen meerdere psychologische experimenten aan. Als het eerste wat gezegd is positief is, zorgt dat voor een meer opbouwende discussie. Mensen luisteren beter naar elkaar.

Met die theorie in het achterhoofd, is het niet zo handig om te beginnen met een droge opsomming van de tegenvallende resultaten. Vraag iedereen om iets op te noemen wat ze hebben bereikt sinds de laatste meeting. Iets waar ze trots op zijn. Of iets waar ze naar uitkijken  de komende week.

Tip 1 – Begin met een inspirerende tekst

Je ziet ze voorbijkomen op Pinterest, Instagram en andere social mediakanalen: inspirerende quotes die je aan het denken zetten. Een oneliner die iedereen even op scherp zet. Je kunt er als voorzitter een introduceren, maar ook alle deelnemers er een laten verzinnen.

Tip 2 – Sketch

Laat een paar collega’s een sketch uitspelen, een kort toneelstuk waarin een probleem of thema wordt aangekaart dat ze in de organisatie hebben gesignaleerd. Bijvoorbeeld ‘gastvrijheid’ of ‘omgang met collega’s’. Zo houden zij een spiegel voor. En: het trekt de aandacht, die de deelnemers hopelijk vasthouden tijdens de meeting. Daarna praat je over wat er verbeterd kan worden. Wat vond je ervan, wat viel je op? Wat zou je willen verbeteren, en hoe dan? Het alternatieve scenario kun je ook laten uitspelen.

Tip 3 – Wandelend of staand vergaderen

Bij een meeting denk je aan een kantoorsetting, maar waarom niet wandelend vergaderen? Door beweging stroomt er meer bloed en zuurstof door je hersenen en dat stimuleert de creativiteit. Een variant is om in duo’s te wandelen, ideeën uit te wisselen en die later te delen in de groep. Zo is het begin net even anders, wat iedereen op scherp zet.

Ook staand vergaderen wint aan terrein. De meeting gaat 34% sneller en is net zo effectief, laat onderzoek zien. Een aangezien zitten het nieuwe roken is (want slecht voor de gezondheid) sla je twee vliegen in een klap. Bovendien is in slaap vallen wat lastiger. Deelnemers blijven alerter, omdat ze fysieke inspanning leveren. En aan lichaamstaal – weidse gebaren, gezichtsuitdrukkingen, bewegingen- kun je snel zien wat iemand van iets vindt.

Tip 4 – Nodig een gastspreker uit

Tijdens een vergadering sluipt de sleur er al snel in. Iedereen gaat op z’n stoel zitten, meestal ook nog op dezelfde plek. Agendapunten, brainstormen, evalueren, de rondvraag, je kent het wel. Een gastspreker zorgt niet alleen voor het doorbreken van de vergaderroutine, maar kan ook inhoudelijk een bijdrage leveren. Nodig eens een deskundige uit die gepassioneerd vertelt over dat nieuwe product dat is ontwikkeld of die collega van de andere afdeling die verantwoordelijk is voor de volgende stap in het proces. Niet alleen is er inhoudelijke inbreng, ook doorbreekt het de routine.

Tip 5 – Icebreaker

Spel stimuleert de creativiteit, het geheugen en het leervermogen. En dat kun je tijdens een meeting goed gebruiken. Een icebreaker draagt bij aan een ontspannen sfeer. Dat kan op allerlei manieren en hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wat dacht je van de vraag: ,,Vertel eens iets wat niemand weet…” Dat maakt een vergadering ook persoonlijk.

Of een andere variant: laat iedereen iets opschrijven over zichzelf, zoals ‘ik ben naar Alaska op vakantie geweest’ of ‘ik heb een slakkenfobie’. Verzamel de briefjes, schudt ze door elkaar, lees ze voor en laat mensen raden welk idee bij wie hoort. Zo leer je je collega’s ook beter kennen en is de toon gezet. Op icebreakerideas.com zijn meerdere icebreakers te vinden. Of kijk eens naar How to Set Up Successful Ice Breakers.

Tip 6 – Vergaderen bij een kampvuur

Als je vergadert bij een kampvuur, is de sfeer heel anders dan wanneer iedereen achter een tafel zit. Trek een fles wijn open, lekkere borrelhapjes erbij. Eens wat anders dan koffie en koekjes, toch? Dit soort alternatieve vergaderingen lenen zich vooral voor het bespreken van de sfeer in een team.

Bonus Tip 7 – Gebruik de Kickstarters van OurMeeting

We weten dat voorzitters het druk hebben. Daarom hebben we de Kickstarters ontwikkeld. Een kant en klaar pakketje met een speech, een filmpje, slides voor op de beamer én een verwerkingsopdracht. Daarmee heb je snel een leuke start bij elkaar. De Kickstarters zijn doorzoekbaar op thema, zodat je per bijeenkomst kunt kijken wat een passende start biedt.

Je vindt de Kickstarters hier.

Deze blogpost is geschreven door Hendriëlle de Groot, freelance journalist.

Bron illustratie: https://unsplash.com/@lukechesser