Liever een vergadering dan een spannende film

Hoe zou het zijn als je meer uitkijkt naar de volgende strategische vergadering dan naar de nieuwste aflevering van House of Cards? Volgens managementdenker Patrick Lencioni is dit geen utopie maar realiteit, wanneer je zijn vergadermodellen volgt. Wil je je mensen goed voorbereid en vol enthousiasme aan je vergaderingen laten deelnemen? Door vergaderingen met films te vergelijken creëer je het benodigde drama en context voor een concurrerende vergadercultuur.

Hoewel vergaderen essentieel is, hebben de meeste managers er een hekel aan. Maar wat als je met een paar simpele aanpassingen je personeel efficiënter kunt laten werken, de moraal verbetert, veel tijd bespaart en als klap op de vuurpijl je je bedrijf ook nog eens een voorsprong op de concurrentie kunt geven?

In “Vergaderen is dodelijk” geeft Lencioni je precies de tips en modellen die je nodig hebt. Hij schetst eerst een techbedrijf wat onderdoor lijkt te gaan aan haar verziekte vergadercultuur. Door een nieuwe assistent die het team wijst op de parallellen tussen film en vergaderingen, gaan de zaken uiteindelijk beter dan ooit tevoren. Na dit Amerikaanse succesverhaal volgt het model van Lencioni. Vier vergaderingen, elk toegespitst op een bepaalde inhoud, context en frequentie. Maar wat is nu eigenlijk het grote probleem van vergaderen en alle tevergeefse oplossingen?

Wat is het probleem van vergaderen?

De meeste managers zullen niet ontkennen dat vergaderen een hoop problemen kent. Vaak zoeken ze helaas niet in de goede hoek. Met flitsende apps en creatieve notulen los je het probleem van vergaderen niet op.

De twee problemen van vergaderen zijn eigenlijk heel simpel: het is saai en het is ineffectief. Vergaderingen zijn saai door een gebrek aan drama, en ineffectief omdat een contextuele structuur ontbreekt. Maar hoe maak je zoiets dan interessanter dan een goede film?

Gebrek aan conflict

Hoewel het moeilijk voor te stellen is, heeft een vergadering de potentie om veel interessanter te zijn dan een speelfilm. Bij een film kijk je anderhalf uur naar het leven van anderen, terwijl je bij een vergadering interactief deelneemt en de beslissingen relevant zijn voor je eigen organisatie. Redenen genoeg dus waarom vergaderingen interessanter zouden moeten zijn dan een speelfilm! Maar wat hebben Hollywood films dan wat vergaderingen niet hebben?

Het geheim van een goede film is conflict. Zonder conflict kan een film nog zo goed geacteerd, gefilmd en gemonteerd zijn, maar is het verhaal waardeloos en simpelweg saai. Bij vergaderingen is het net zo: zonder conflict houd je de aandacht niet vast en bereik je geen resultaat.

De opening van de vergadering is het belangrijkst. Wil je mensen betrekken bij je onderwerp, schud ze dan eens goed wakker. Het is essentieel dat je dit aan het begin van je betoog doet. Het is haast onmogelijk om later nog de aandacht te krijgen als je medewerkers aan het begin niet dachten dat dit onderwerp belangrijk zou zijn vanwege de saaie introductie. Benadruk de link van het onderwerp met de missie van je organisatie, of leg de impact en het risico van een verkeerde beslissing uit.

Focus na de opening op het vinden van conflicten. In de meeste vergaderingen worden spanningen juist vermeden, en geven mensen niet hun oprechte mening over de zaken. Probeer op een relevante en constructieve manier het conflict boven tafel te krijgen – het moet volledig uitgesproken worden. Behalve dat je nu echte antwoorden krijgt, houden de conflicten in een vergadering ook de aandacht vast. Moedig je personeel aan om zich uit te spreken en het conflict niet te mijden! Stimuleer ze wanneer ze zich uitspreken. Dit is precies wat de vergadering nodig heeft!

Creëer contextuele structuur

Toch is het zoeken van conflicten nog niet genoeg. In veel stafvergaderingen worden strategische, tactische en operationele zaken door elkaar heen besproken. Gebrek aan context leidt tot besluiteloosheid: de deelnemers weten niet wat er van hen verwacht wordt. Moeten ze discussiëren, stemmen of brainstormen? Als jij het al lastig vindt om zo gauw tussen verschillende onderwerpen te wisselen, vind je personeel dat zeker.

Doordat Lencioni’s vergaderingen variëren in lengte, frequentie en inhoud creëren ze de benodigde context voor de deelnemers. Zo weet je als deelnemer waar je aan toe bent. Dit helpt je mensen om gefocust te blijven en een actieve zinvolle bijdrage te leveren.

1.- De eerste vergadering is de dagelijkse update

In maximaal vijf minuten vertellen de deelnemers – staande! – waar ze die dag mee bezig zijn. Zo krijg je ook suggesties voor onderwerpen voor de tactische vergadering. Wanneer de routine van de dagelijkse update er eenmaal inzit, zal je er veel tijd mee besparen. Dit zit vooral in het beperken van de enorme hoeveelheid interne communicatie en e-mails.

2.- De tweede vergadering is Wekelijks & Tactisch

De tweede vergadering is Wekelijks & Tactisch en duurt ongeveer een uur. Begin met een informatierondje: iedereen heeft maximaal een minuut om uit te leggen met welke twee of drie thema’s hij of zij die week bezig is.
Beperk de details – anders raken mensen hun aandacht kwijt en is de urgentie moeilijker te bepalen.
Houd in je tactische vergadering na het informatierondje een voortgangsrapportage. In vijf minuten worden belangrijke cijfers en informatie afgezet tegen een stuk of vijf van de criteria voor succes.
Na deze onderdelen volgt de ad hoc agenda. Deze agenda wordt pas tijdens de vergadering opgesteld, na het rondje en de voortgangsrapportage. Hoe kan je 48 uur van tevoren bepalen welke onderwerpen besproken moeten worden, als je de belangrijke informatie mist die net gedeeld is? Na de eerste twee onderdelen is vanzelf duidelijk wat er op de agenda moet. Let er op dat je geen strategische onderwerpen bespreekt bij Wekelijks & Tactisch. Deze onderwerpen vragen meer tijd en voorbereiding. Je mensen kunnen niet zo gauw schakelen tussen de verschillende niveaus de onderwerpen, en leiders hebben de neiging om terug te komen op strategische beslissingen wanneer ze tactische obstakels tegenkomen. Bewaar deze onderwerpen voor de derde vergadering.

3.- Derde vergadering: Maandelijks & Strategisch

Tijdens de tactische vergaderingen zal duidelijk worden welke onderwerpen je hier moet bespreken. Laat je mensen de onderwerpen voorbereiden – iets wat goed mogelijk is, omdat de strategische vergadering wel een agenda heeft. Bespreek maar twee of drie onderwerpen en geef deze de tijd, ook al is dat twee uur per stuk. Door de maandelijkse vergaderingen te houden, is het voor personeel geen probleem om strategische onderwerpen niet bij Wekelijks & Tactisch te bespreken. Ze weten dat hun onderwerp alsnog snel aan de orde komt. Het moet ook mogelijk zijn om eventueel een ad hoc strategische vergadering te houden. Hiermee toon je als manager je skills wat betreft het inschatten van focus en urgentie.

4.- De laatste vergadering: de kwartaalsessie

De laatste vergadering: de kwartaalsessie buiten de deur door een sessie buiten de deur kun je de organisatie van een afstand bekijken. Deze vergadering leent zich goed voor evaluatie van bijvoorbeeld strategie, het MT, personeel of de concurrentie. Het doel van de sessie is evaluatie, geen entertainment. Focus dus niet teveel op sociale activiteiten of geldverslindende locaties en diners. Zorg dat je het programma financieel kunt verantwoorden aan je personeel! Het uitnodigen van externe experts of consultants kan een goed idee zijn, maar het kan ook ten koste gaan van de dynamiek van het team.

Hoewel bovenstaande tips leuk klinken, is het logisch als je niet weet waar je de tijd vandaan moet halen voor al deze maatregelen. Als manager loop je al zo vaak achter de zaken aan, en dan zou je ook nog een nieuw vergadersysteem moeten invoeren? Bedenk dan dat je deze tijdsinvestering makkelijk terug gaat verdienen. Het leidt tot efficiëntere besluitvorming, minder onnodige onderlinge communicatie en een betere groepsdynamiek en moraal. Van een goede vergadercultuur profiteert ieder onderdeel van je organisatie.

Patrick Lencioni: Vergaderen is dodelijk

ISBN: 978-90-470-0541-4, Uitgeverij: Business Contact

Samenvatting door: Reinier Zoutendijk

Boek bestellen?

https://www.managementboek.nl/boek/9789047005414/vergaderen-is-dodelijk-patrick-lencioni

BIO AUTEUR

Patrick Lencioni is auteur van bijna tien boeken over management, leiderschap en bedrijfscultuur. Andere bekende titels van zijn hand zijn “De vijf frustraties van teamwork” en “De vijf valkuilen voor managers.” Met zijn managementconsultancy bedrijf The Table Group is hij actief als schrijver en spreker. Lencioni woont in Californië met zijn vrouw en vier zoons.