Steeds vaker halen organisaties ongewenst het nieuws met een datalek. Bij datalekken denken we vaak aan rondslingerende USB-sticks of slecht beveiligde websites. Maar ook vergaderingen kunnen potentiële datalekken zijn. Denk aan bijeenkomsten waar veel gasten aanschuiven, ze krijgen zomaar de verkeerde stukken toegestuurd. Of denk aan medewerkers die hun iPad met gevoelige notulen in de e-mail kwijtraken… Hoe dicht je die lekken, zonder dat er helemaal niks meer in of uit kan? In dit artikel laten we zien hoe organisaties – met behulp van de ingebakken veiligheidsmaatregelen in OurMeeting – hun digitale poort actief kunnen bewaken.
De technische ondersteuning van je vergaderingen, levert je niet alleen tijdswinst en efficiency op, maar ook meer veiligheid. Met OurMeeting heb je als het ware een robuuste poort waar informatie van jouw organisatie gecontroleerd doorheen gaat. De organisator van vergaderingen is tevens informatiemanager of eigenlijk: poortwachter. Hij of zij is verantwoordelijk voor wat er wordt verstuurd. Ben je goed georganiseerd, dan heeft de poortwachter ook invloed en controle tijdens en ná het verzenden. Dat levert je als voorzitter ook meer vrijheid op.
We zien alleen dat een aantal mogelijkheden nog vaak onbenut blijven. Daarom zetten we hierna op een rijtje welke maatregelen je met OurMeeting kunt nemen om datalekken via de vergadering tegen te gaan.
Een digitale poort moet uitgerust zijn met de nodige beveiligingsopties. Sloten en grendels om de boel mee af te sluiten of juist open te zetten.
Een agenda is zelden in een keer klaar. Vergaderdeelnemers ontvangen dus meestal een aantal versies van de agenda. Dit veroorzaakt in eerste instantie een aantal praktische problemen. Want hoe neem je aantekeningen van versie 1 gemakkelijk mee naar versie 2? En hoe weet je zeker dat iedereen tijdens de vergadering over de laatste versie beschikt? Een digitale vergaderoplossing regelt dit door de oude agenda met de nieuwe versie te vervangen. Een deelnemer heeft dus altijd maar één versie op zijn iPad staan: de laatste. Er kunnen net zoveel versies gedistribueerd worden als nodig is, iedereen werkt altijd en alleen in de laatste versie. Dat scheelt heel veel verwarring. Zowel voor de vergadering als tijdens de vergadering. En bij een goede oplossing worden aantekeningen per versie netjes teruggezet. Die beheersing van versies heeft echter ook een beveiligingsvoordeel.
Wanneer geüpdate agendasets steeds opnieuw worden gemaild of uitgedeeld, blijven al die eerdere versies op de computers en devices van deelnemers staan. Het secretariaat kan ze niet terughalen of aanpassen – het lijntje is doorgesneden. Poortwachters die met een goed digitaal systeem werken, zijn in het voordeel omdat ze stukken altijd kunnen aanpassen of vervangen.
Verzenden…. Dat kan met één klik. Maar in veel situaties is dat niet wenselijk. Daarom hebben we een aantal slimme verzendopties ontwikkeld, waarmee het secretariaat veel meer controle heeft over de verzending van vergaderstukken. Wist je bijvoorbeeld dat jouw organisator de volgende dingen kan doen:
Verbergen van stukken
Met deze optie blijven stukken tot een aangegeven tijd verborgen in de app. Waarom is dit handig? Stel, er is een fractieoverleg. Een zeer vertrouwelijke agenda mag pas om 11 uur precies zichtbaar worden voor deelnemers van de vergadering. Met een goede vergaderoplossing is dit in te stellen. Zo kunnen bijvoorbeeld ook persberichten precies op het juiste moment zichtbaar worden.
Stukken alleen laten openen op de App
Met deze restrictie kan bijvoorbeeld een agenda met vertrouwelijke stukken alleen in de vergaderapp worden geopend. Wordt een stuk namelijk in een andere app geopend dan ontstaat een extra versie en zoals eerder gezegd, kan deze extra versie niet vervangen of ingetrokken worden. Zeker bij vertrouwelijke stukken is controle houden heel belangrijk.
Agendaverplaatsingsbescherming
Hiermee wordt voorkomen dat vergaderdeelnemers de agenda voor de vergadering in de app gaan verplaatsen, hernoemen of verwijderen. Dat kan (zeker bij wat minder computervaardige vergaderdeelnemers) handig zijn. Want is iemand de agendaset tijdens de vergadering “kwijt” dan kan dat leiden tot oponthoud. Met deze restrictie blijft de agenda voor en tijdens de vergadering in de map staan die ervoor is bestemd.
Beperkte beschikbaarheid instellen
Deze restrictie zorgt ervoor dat een (vertrouwelijk) stuk maar voor een beperkte tijd in de app staat. Daarna wordt het stuk automatisch helemaal verwijderd uit de app (en dus van de tablet).
Beveiliging op documentniveau is belangrijk maar het is ook handig om goed te kunnen beheersen wie welk document krijgt. Om in onze beeldspraak te blijven: Als beveiliging van de documenten de sloten en grendels van de poort zijn, dan is de beheersing van de deelnemers zoiets als de beveiligingscamera. Je ziet precies wie er in en uit gaan. Met het aanmaken van ‘subgroepen’, kun je precies regelen wie wat ziet in de agenda.
Een voorbeeld: de Raad van Bestuur nodigt de OR uit voor een vergadering. Zoals gebruikelijk bestaat deze vergadering uit een open en een besloten gedeelte met een agenda waarvan de OR een gedeelte niet mag zien. Hier zijn dus twee versies van de agenda nodig. Met subgroepen wordt dit heel gemakkelijk opgelost. Voor de RvB-vergadering wordt een subgroep aangemaakt voor de leden van de OR. Vervolgens kan per agendapunt de zichtbaarheid worden aangepast. OR en RvB werken zo met dezelfde agenda, maar iedere met een eigen versie.
Subgroepen zijn natuurlijk ook toe te passen als er gasten zijn die alleen een bepaald gedeelte van de vergadering bijwonen.
Écht papierloos vergaderen gaat dus ook heel wat verder dan het mailen van de agenda en stukken. Maar goed, waar gehakt wordt vallen spaanders. Mensen maken fouten. Dus ook met al deze mooie tools, kán er iets mis gaan.
Een voorbeeld: Stel je voor, je ligt net in te dommelen als de volgende gedachte (waarschijnlijk op een iets minder coherente manier) je met de vlakke hand in het gezicht slaat: Gerald, de manager die van de ene op de andere dag naar de concurrent vertrekt, heeft nog een uitnodiging gekregen voor de volgende meeting inclusief de meest recente kwartaalcijfers… Hoe krijg je die gevoelige informatie terug… Wat nu?
Je belt je secretaresse, (niet om een uur ’s nachts natuurlijk) want als zij de goede tools heeft, kan zij het vertrouwelijke stuk onmiddellijk uit de app van Gerald intrekken.
Vergaderingen kunnen potentiële datalekken zijn, maar dat hoeft niet. Er is tegenwoordig een hoop mogelijk om ook op corporate niveau veilig digitaal te vergaderen.
Tip: elke klant van OurMeeting heeft elk jaar recht op (ten minste) één gratis opfris-seminar. Nodig ons eens uit om een opfris-seminar te geven om de dataveiligheid rondom vergaderen én de vrijheid om met anderen samen te werken, te vergroten.
De Outlook-koppeling met OurMeeting 
