Vergaderen wordt effectiever, aangenamer en makkelijker met Dossierflow. In een eerdere publicatie gaven we al aan dat Dossierflow ondersteunt bij het behouden van overzicht, waarborgen van transparantie, stimuleren van betrokkenheid en faciliteren van samenwerking tijdens het besluitvormingsproces.
Benieuwd op welke wijze Dossierflow elke rol binnen het proces ondersteunt? We leggen het graag uit.
Dossierflow begeleidt je door de diverse fasen van het besluitvormingsproces. Dit zijn:
Binnen het proces zijn verschillende mensen met verschillende rollen betrokken om uiteindelijk tot een besluit te komen. Elke rol maakt gebruik van verschillende mogelijkheden binnen Dossierflow. Denk bijvoorbeeld aan de volgende rollen.
Als dossiereigenaar maak je gemakkelijk en snel het dossier aan, met alle benodigde kenmerken en informatie. Gedurende het hele proces kun je op elk moment de status volgen en heb je zicht op de acties in de werklijst.
Keurders zijn verantwoordelijk voor goedkeuring. Zij krijgen automatisch mail als er een actie nodig is en zien alle te keuren dossiers in hun werklijst. Dit zorgt voor overzicht en maakt een dossier makkelijk te vinden. Ook zij kunnen de status volgen en zijn direct op de hoogte als er een besluit wordt genomen.
De bestuursadviseur is verantwoordelijk voor de onderwerpen tijdens een overleg. Zij hebben direct overzicht welk dossier op welk overleg gepland staat, wat de status is en hebben bovendien inzicht in de historie.
Door te werken met Dossierflow weet de agendamanager wat er op de agenda staat en ziet hij of zij in een oogopslag of het dossier compleet is om als agendapunt behandeld te kunnen worden. Is dat niet zo, dan weet hij of zij welke acties nog ondernomen moeten worden en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Als alle stappen binnen Dossierflow zijn doorlopen, dan weten de vergaderdeelnemers dat het dossier op de agenda staat, dat alle informatie compleet en compliant is om tot de besluitvorming te komen. Bovendien hebben ze makkelijk toegang en inzicht in het inhoudelijke dossier.
Degenen die verantwoordelijk zijn voor de besluitvorming leggen het besluit vast in Dossierflow. Hiermee is het dossier volledig en kan ook na sluiting altijd worden geraadpleegd, zowel inhoudelijk als de verschillende stappen binnen het besluitvormingsproces.
Vaak zijn er nog andere deelnemers betrokken bij een dossier. Denk bijvoorbeeld aan de Ondernemingsraad (OR). Ook zij krijgen toegang tot Dossierflow, met de rechten die horen bij de rol die zij hebben in het besluitvormingsproces.
Zoals je ziet maakt Dossierflow het besluitvormingsproces veel makkelijker en efficiënter, voor elke rol binnen het proces. Wil je dat ook voor jouw organisatie, of wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op, want we helpen je graag.
Lees ook de andere artikelen in deze serie
De revolutionaire stap voorbij papierloos vergaderen 
