Wil je meer resultaat halen uit je vergaderingen? Caroline Kuijper schreef het meest verkochte boek over vergaderen in Nederland. In dit artikel vind je een samenvatting van de tips en methodes van Kuijper. Daarmee verbeter je zowel de inhoud als het proces van vergaderingen, zodat ze maximaal rendement opleveren. Een gedegen voorbereiding waarbij je iedere vergadering als uniek behandelt is de sleutel tot succes. Dit levert uiteindelijk meer tijd (en resultaat!) op dan dat het je kost.
Vaak stappen mensen onvoorbereid vergaderingen in: geen tijd om je in te lezen, de notulen waren niet opgestuurd, of je komt in een keer door vanuit een andere vergadering. Maar, volgens Kuijper is een goede voorbereiding de beste manier om de vergadering beter en effectiever te laten verlopen. Iedereen zal liever van tevoren een halfuurtje wat stukken doorlezen als hij of zij zich daarmee een tweede vergadering bespaart.
Kuijper biedt een aantal uitgangspunten voor vergaderingen – in iedere vergadering dient elke deelnemer hiervan op de hoogte te zijn. Zo zijn voorzitter en deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk voor het verloop en resultaat. Elke vergadering bestaat uit een inhoudelijke en een relationele component. Binnen een vergadering hebben mensen verschillende rollen, en moet er ook ruimte zijn voor creativiteit. Pas als besloten is welke actiepunten aan welke persoon en tijd gekoppeld zijn, is de vergadering afgesloten.
Maar op welke punten moet je nu letten om je vergaderingen een succes te laten zijn? Hoewel Kuijper zaken noemt die misschien voor de hand liggen, denken we hier vaak toch niet aan, juist omdat we ze zo vanzelfsprekend vinden. Sta toch meer en bewuster stil bij zaken als de vergadercontext, een goede voorbereiding, opening, structuur en concrete afspraken. Hoeveel vergaderingen eindigen niet in ‘de volgende keer gaan we verder met dit onderwerp?’
De juiste vergadercontext
Bereid je voor iedere vergadering voor op de specifieke vergadercontext. Dit maatwerk betaalt zich uiteindelijk uit in tijd, resultaat en groepsdynamiek. Wanneer je geen heldere vergadercontext hebt, kun je ook niet de juiste doelen van de vergadering vaststellen. Is het een strategische vergadering? Overleggen we vanmiddag over het menu van de nieuwe kantine? De vergadercontext speelt zich af op macro-, meso- en microniveau. Vergaderingen op macroniveau gaan over maatschappelijke, politieke en economische ontwikkelingen waar jouw organisatie niet direct invloed op heeft. Een vergadering in mesocontext gaat over strategie en visie, en een microniveau speelt zich af op het niveau van individuele teams en afdelingen.
Bepaal of een vergadering inhoudelijke of relationele vergaderdoelen heeft. Denk aan het verschil tussen informeren (inhoudelijk) of het creëren van een betrokken team (relationeel). Analyseer je vergadergroep via de SBBBB methode: Samenstelling, Baggage, Belangen, Behoeften en Beslissingsbevoegdheid. Door voor alle deelnemers aan de vergadering deze vragen te beantwoorden, creëer je duidelijke verwachtingen, is het proces helderder en is de inhoud beter te structureren.
Wat is een strategische agenda?
Hoe stel je de vergaderagenda zo goed en efficiënt mogelijk samen? Geef ieder punt individuele aandacht en kijk welke methode het best gebruikt kan worden om elk onderwerp te behandelen. Een strategische agenda is een agenda die correspondeert met de vergaderdoelen. Deze heb je al vastgesteld bij het onderzoeken van de vergadercontext. Let op dat de agendapunten voor alle deelnemers relevant zijn! Wanneer er tijdens de vergadering nog extra punten worden ingebracht, sta hier dan voor open. Geef deze punten echter geen voorkeursbehandeling ten opzichte van de al bekende agendapunten, maar raffel deze onderwerpen ook niet af. Een eenvoudige truc om het aantal tijdens de vergadering ingebrachte onderwerpen te verminderen: zorg dat je de agenda ruim van tevoren naar de deelnemers opstuurt.
Ieder agendapunt heeft een inhoud, waarde, urgentie, doel, soort en tijdsduur. Het doel van een agendapunt bepaalt soort en aanpak, niet andersom! Voor veel managers is het moeilijk om de waarde en urgentie van een agendapunt van elkaar te onderscheiden. Eerst behandel je belangrijke & urgente onderwerpen, dan de belangrijke, en dan de urgente. Belangrijke zaken zijn relevant door hun inhoud, urgente zaken door het moment waarop ze plaatsvinden.
Structurele aanpak van agendapunten
Als voorzitter is het je taak om structuur te bieden, sociaal te zijn en het tempo erin te houden. Ieder agendapunt dient op de best mogelijke manier behandeld te worden. Welke methode je daarvoor kiest, bepaal je in de voorbereiding, niet pas tijdens de vergadering zelf. Na het opstellen van de agenda weet je ook welke aanpak vereist is voor de verschillende onderwerpen.
Kuijper noemt verschillende methoden, geschikt voor open, gesloten en halfopen agendapunten. De twee kolommen methode is de belangrijkste. In twee kolommen zet je zowel voor als nadelen van een agendapunt naast elkaar. Denk aan voor- en nadelen van zowel de feiten, mogelijke methoden om het punt te behandelen, planning en budgetering. Deze methode voorkomt een ‘ja maar’-situatie, omdat de vergaderdeelnemers feiten & emotie en voor- & nadelen beter van elkaar kunnen scheiden. Begin bij deze aanpak met de negatieve aspecten. Wanneer deze allemaal genoemd zijn, ontstaat er psychologische ruimte om ook nieuwe positieve aspecten te zien. Gebruik deze methode niet voor open agendapunten.
Een andere aanpak is de BOMB-methode. Dit staat voor beeldvorming, ordenen, meningsvorming en besluitvorming. Doordat eerst gezamenlijk via feiten een beeld van de situatie wordt gevormd, ontwikkelt iedereen daarna bewust een eigen mening. Een van Kuijper’s andere methoden is de A4 aanpak. Deze vier A’s staan voor Aangeven van problemen, Analyseren, Aanpakken en Alternatieven bedenken en als laatste, Afspraken maken.
Wat Kuijper bij al deze methoden benadrukt: ga niet overhaast te werk. Ga niet te snel naar de volgende stap en sla al helemaal geen stappen over. Geef als voorzitter ook duidelijk aan de deelnemers aan wanneer je naar een volgende stap gaat: zo weet iedereen wat voor bijdrage er van hem of haar verwacht wordt. Met de methoden die ze voorstelt breng je structuur aan in je vergaderingen en agenda.
Vergaderdynamiek
Hoe zorg je voor een goede vergaderdynamiek? Geef iedere vergadering de individuele aanpak die het verdient. Iedere vergadergroep en iedere agenda is uniek. Als voorzitter moet je inhoud en proces van elkaar kunnen onderscheiden, ook al beïnvloeden deze elkaar. Schrik niet terug van emoties in vergaderingen! Bevorder meningsverschillen, deze helpen om de echte inhoud op tafel te krijgen. Maak emoties functioneel – gebruik ze om je ideeën aan te slijpen. Denk in de voorbereiding van de vergadering na over de besluitvormingsmethode: kun je voor een specifiek onderwerp het beste kiezen voor stemmen, consensus of een compromis?
Voor een goede vergaderdynamiek is het belangrijk dat je iedere vergadering afsluit met concrete afspraken. Zorg dat mensen weten wat er van hen verwacht wordt – en leef deze afspraken na bij vervolgbijeenkomsten. Wanneer je de week erna bij de vergadering niets zegt als blijkt dat niemand het gevraagde huiswerk, vatten medewerkers dat op dat je ze – ook al komt het ze goed uit dat ze het huiswerk niet hoefden te doen – niet serieus neemt. Wat betreft evaluatie: houd deze alleen als je er ook wat mee doet. Kondig aan het begin van de vergadering aan dat je op het eind een evaluatierondje wil doen. Betrek de notulist hier in en gebruik open vragen.
We kennen allemaal het probleem dat we na een halve middag vergaderen nog niks besloten hebben. Hoe zorg je ervoor dat je afspraken maakt waar iedereen zich aan houdt? Check of je gemaakte afspraken voldoen aan de SMART-P methode; pas dan zijn ze concreet genoeg. SMART-P staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en persoonsgebonden. Wanneer je afspraken aan deze zes criteria voldoen, kunnen ze realistisch uitgevoerd worden.
Dit is het tweede artikel in een serie over de vijf meest verkochte boeken over vergaderen.
Eerder verscheen: Vergaderen is dodelijk – door Patrick Lencioni
Biografie:
Caroline Kuijper is sociaal psycholoog en eigenaar van het bedrijf C-Kracht voor talentontwikkeling. Als auteur schreef ze boeken over vergaderen, procesmanagement en intervisie. Caroline’s bedrijf is gevestigd in Amsterdam. Zie www.ckrachtccc.nl.
Samenvatting door Reinier Zoutendijk.
Goed bezig: Loyalis