Wil je minder vergaderen en betere resultaten van je vergadering? In haar boek ‘Vergaderen: niet doen!’, dringt auteur Ellen de Bruin tijdverlies terug. In dit artikel vind je een samenvatting van haar belangrijkste aanbevelingen. Haar boek is een van de vijf meest gelezen boeken over vergaderen in Nederland.
Veel mensen vergaderen, terwijl ze helemaal niet weten waarom. Vergaderaars denken dat dit zo hoort, terwijl ze – terecht – een hekel aan vergaderen hebben. Ellen de Bruin helpt je om minder te vergaderen. Door vergaderen als middel te zien in plaats van als doel op zich, ga je automatisch minder vergaderen.
Kijk bijvoorbeeld naar aanwezigheid bij vergaderen. Hoe vaak ben je wel niet geïrriteerd geweest als wéér dezelfde persoon niet bij de vergadering was, met precies dezelfde slappe smoes als altijd? Of wat dacht je van de mensen die fysiek aanwezig zijn, maar twee uur lang geen woord uitbrengen en de tijd uitzitten door spelletjes te doen op hun iPad? Zonde van je energie. Want eigenlijk komt dit jou als voorzitter juist goed uit. Maak je niet druk moeten over mensen die niet komen opdagen of die niet goed meedoen. Hoe minder deelnemers, hoe efficiënter de besluitvorming.
Hoe groter de groep, hoe minder deelnemers zich verantwoordelijk voelen om een bijdrage te leveren. In een grote groep is er geen uitgesproken waardering voor je inzet. Ook is er geen veroordeling wanneer je achterover leunt en denkt dat anderen het werk wel doen. Je hebt niet het idee dat je van enige invloed bent op de besluitvorming. Als mensen er voor kiezen om op de achtergrond te blijven, heb je als manager met minder verschillende meningen rekening te houden in je beslissing. Ben je toch benieuwd naar de mening van die ene stille kracht, vraag hier dan expliciet naar en complimenteer hem dan ook voor zijn inbreng.
Brainstorms dien je al helemaal te vermijden, volgens De Bruin. Een brainstorm heeft twee zekerheden: ze duren veel te lang en er komt veel te weinig uit. Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat mensen in hun eentje meer dan twee keer zo veel ideeën bedenken in een bepaalde tijd als in een groepje van vier. Hoe groter de groep, hoe minder efficiënt de deelnemers. In een brainstorm blokkeer je elkaars ideeën: het is onmogelijk je eigen idee te onthouden terwijl een ander aan het woord is, en tegelijkertijd ook nog te reflecteren en verder te denken over het idee van de ander. Brainstorms hebben alleen nut voor het verbeteren van het proces, niet voor het resultaat. Ze hebben zeker toegevoegde waarde om de vergaderdynamiek en groepssfeer te bevorderen, maar ze leiden niet tot betere of snellere beslissingen.
Besluitvorming is niet het belangrijkste onderdeel van vergaderen. Belangrijke beslissingen laat je niet aan een vergadering over, die worden hoogstens in een vergadering meegedeeld. Welk besluit genomen wordt in een vergadering, hangt in grote mate af van hoe het geframed is. Mensen nemen meer risico om verlies te vermijden dan om winst binnen te slepen. De Bruin stelt: Wanneer je een vergadering voorzit, kies dan voor de framing die het beste past bij de beslissing van jouw voorkeur. Al helemaal slim is het om dat frame vast van tevoren te presenteren via mail, de te lezen stukken of individuele gesprekken. Zo kun je de onvoorspelbaarheid van groepsdynamiek minimaliseren. Dat resulteert weer in efficiëntere besluitvorming en minder verloren tijd.
Om goede besluiten te nemen, moet je in de vergadering informatie met elkaar kunnen delen. Iedereen heeft zijn eigen perspectieven, nieuwe informatie en persoonlijke visie op een onderwerp. Helaas praten mensen in een vergadering vaak vooral over de informatie die iedereen al heeft, en niet over hun eigen specifieke informatie die niemand anders heeft. Beslissingen worden dus vaak genomen op basis van beperkte informatie, hoewel in theorie al de informatie wel in dezelfde ruimte aanwezig is. Om de schade van dit mechanisme te beperken, doe je er goed aan om te vergaderen in zo klein mogelijke groepen. In een groepje van drie delen mensen meer van hun specifieke informatie dan in een groepje van zes.
Al je dan uiteindelijk na veel kostbare tijd overgaat tot een besluit, zorg dan ook dat het een definitieve beslissing is. Hoewel het veilig lijkt om een beslissing te nemen die eventueel na veertien dagen nog teruggedraaid kan worden, is dit een slecht idee. Dit kost veel mentale moeite omdat je in die veertien dagen alleen maar bezig bent met de eventuele nadelen die de beslissing toch nog kunnen beïnvloeden. Als je eerst een groot voorstander was van deze beslissing, zal je hierdoor zelf ook aan de keuze gaan twijfelen. Dus: wanneer je een beslissing neemt, zorg dan dat deze definitief is.
Nog een reden waarom mensen een hekel aan vergaderen hebben – en waarom het vaak inefficiënt en langdurig is – is de hoeveelheid onzin die vergaderaars gebruiken om zichzelf uit te drukken. Nietszeggende uitdrukkingen en wollige abstracte taal heeft geen enkele positieve invloed op resultaat noch proces van een vergadering. Hoewel mensen in een groep automatisch abstracter gaan praten dan één op één moet je dit toch zoveel mogelijk proberen te vermijden – inclusief alle nietszeggende Engelse uitdrukkingen. Personen die hoger op de machtsladder staan gebruiken vaker abstracte en vage termen. Dit creëert afstand tussen personen. Ook loop je het risico dat niet iedereen in de groep begrijpt wat er nu eigenlijk gezegd wordt. Door jezelf in te dekken in wollig taalgebruik kun je beter autoriteit uitoefenen zonder als bazig over te komen. Het risico is echter dat de vergaderdeelnemers juist een aversie hebben tegen je taalgebruik waardoor je weerstand creëert of ze je simpelweg niet begrijpen.
De Bruin concludeert op grond van psychologisch onderzoek dat de meeste handelingen, processen en methoden in vergaderingen vooral averechts werken. Ze kosten veel tijd en (dus) geld. Natuurlijk is vergaderen af en toe nodig, maar hopelijk helpen deze tips je om minder te vergaderen.
Vergaderen is dodelijk – Patrick Lencioni
Resultaat gericht vergaderen – Caroline Kuijper
Ellen de Bruin is psycholoog en wetenschapsredacteur bij NRC Handelsblad. Behalve ‘Vergaderen? Niet doen!’ schreef ze eerder ‘Dutch women don’t get depressed’ en ‘Onsterfelijkheid voor beginners.’
Samenvatting door Reinier Zoutendijk
Bestel het boek.
Goed bezig: Poort6 
