Stop met multitasken. Twaalf tips om te singletasken

Als secretaresse ben je natuurlijk heel goed in multitasken. Binnenkomende e-mails beantwoorden, een collega helpen met een vraag, een telefoontje plegen, een afspraak maken. Vaak ben je als secretaresse met een paar dingen tegelijk bezig en dat komt de productiviteit meestal niet ten goede. Singletasken biedt uitkomst.

Kies voor productiviteit en kwalitatief werk

De laatste tijd verschijnt er steeds meer onderzoek waaruit blijkt dat multitasken minder effectief is. Je doet namelijk niets tegelijk, maar je wisselt continu van taak. En in elke taak moet je steeds opnieuw tijd, energie en aandacht steken. Doe je veel dingen tegelijk, dan is de kans op het maken van fouten groter. Waar je als secretaresse dus eigenlijk meer behoefte hebt aan rust om je te kunnen verdiepen in ontwikkelingen, creëert multitasken juist chaos. Ons brein kan maar één ding tegelijk en als je probeert meerdere dingen tegelijk te doen, kost dat extra energie.

Voor meer rust, meer productiviteit en beter werk is het dus beter om te gaan singletasken. Je werkt taak voor taak af en bent niet meer met van alles tegelijk bezig.

Singletasken is goed te doen en biedt je voordelen:

• Je werkt met meer focus waardoor de ‘overall’ kwaliteit beter wordt.
• Je kunt je beter concentreren en beter nadenken.
• Je wordt veel effectiever in het uitvoeren van je taken.
• Je komt sneller in de flow omdat je steeds met een taak bezig bent.
• Je krijgt meer gedaan als je taak na taak afhandelt.
• Je ervaart minder stress en geniet meer van wat je doet.

Maar hoe doe je dat nou, overschakelen van multitasken naar singletasken? Hoe kun je dan één ding tegelijk gaan doen terwijl, je het gevoel hebt dat je veel meer dingen tegelijk zou moeten doen? Ik heb een paar praktische tips die je daarbij kunnen helpen.

Tips voor singletasking

1. Start met een lege werkplek. Rommel op je werkplek leidt af.
2. Beloof jezelf dat je echt 1 ding tegelijk gaat doen en blijf trouw aan jezelf.
3. Probeer minder te doen op een dag. Plan je dag niet vol, maar plan tot 3 belangrijkste taken in en werk die 1 voor 1 af.
4. Prioriteer, pak de taak die het meest belangrijk is op dat moment en ga daarmee aan de slag.
5. Wissel taken die je met volledige concentratie af moet werken af met taken die gemakkelijk zijn. Dat geeft rust tussen de taken door.
6. Zet email notificaties uit en schakel je telefoon door naar voicemail.
7. Zet het programma waarin je werkt op je pc op full screen. Dat zorgt voor minder afleiding.
8. Ga op een plek zitten waar je ongestoord kunt werken. Blijf je liever op je kamer zitten, doe dan de deur dicht.
9. Loopt er toch iemand je kamer binnen? Leer grenzen aan te geven en zeg: “Ik kom zo bij je, ik maak eerst even deze taak af”.
10. Drink water. Zet een kan water en een glas op je werkplek. Door tekort aan vocht neemt je concentratie af.
11. Rustgevende achtergrond muziek kan helpen om sneller in de flow te komen.
12. Verwacht niet dat singletasken ineens goed gaat, maar geef niet op. Oefening baart kunst.

OurMeeting: notuleren met Ipad

Het efficiënt en slim inrichten van vergaderingen kan een uitdaging zijn. OurMeeting biedt uitkomst. Naast dat een vergadering efficiënt voorbereid kan worden is het ook gemakkelijk om altijd de meest up-to-date stukken bij de hand te hebben. De app maakt het gemakkelijk om te notuleren en er is meer grip op actiepunten en verslagen.

Vraag nu de OutMeeting demo aan >