Efficiënt vergaderingen voorbereiden

Vergaderen zélf kost tijd, maar voorbereiden misschien nog wel meer. Met OurMeeting kun je efficiënt vergaderingen voorbereiden.

1 – Iedereen altijd de juiste stukken

• Documenten veranderen. Dan is het wel zo prettig als iedereen zowel voor als tijdens de vergadering de juiste (meest actuele) versie heeft. Met OurMeeting werken deelnemers altijd op de meeste actuele versie van een document. Komt er een  nieuwe versie? Geen probleem, de aantekeningen verhuizen gewoon mee naar de volgende versie van een document. (bekijk de animatie hiernaast.)

2 – Gespreide voorbereidingstijd

• Wanneer vergaderdeelnemers veel documenten moeten doornemen is het fijn om leesdruk te spreiden. Met OurMeeting is dat heel eenvoudig. Het secretariaat kan gespreid over de tijd documenten distribueren, zonder dat deelnemers de weg kwijtraken in weer een nieuwe e-mail met weer een of meer nieuwe bijlages.

3 – Eenvoudig aantekeningen maken en delen

• Het maken van aantekeningen is heel eenvoudig. Net als het delen ervan. Deelnemers kunnen aantekeningen onderling delen, daardoor houd je discussies die anders wellciht via e-mail of whatsapp gaan verlopen, dicht bij de documenten waarover gepraat wordt. Daarnaast kunnen deelnemers aantekeningen (of vragen) ook delen met het secretariaat. Dat vergroot ook efficiente voorbereiding omdat issues tijdig getackeld worden.

4 – Overzicht over taken en to-do’s

• Het secretariaat kan taken toewijzen aan de verschillende deelnemers, die een overzicht krijgen in hun app. Ook kun je als deelnemer voor je zelf to-do’s aanmaken. De voorzitter kan monitoren hoe het met de uitvoering van taken gesteld is.

5 – Ingebouwde documentenbibliotheek

• Dankzij een uitgebreide documentenbibliotheek kunnen vergaderaars ook beschikken over allerlei documenten die niet op de agenda staan, maar die wel horen bij het goed uitvoeren van hun taak. Dat kunnen bestuursdocumenten zijn, maar ook contracten of sjablonen of bijv. bouwtekeningen of dossiers.