De juiste digitale ondersteuning bij besluitvorming
Beter, prettiger en efficiënter vergaderen, dat kan met de functionaliteit Dossierflow. In onze vorige artikel vertelden we al dat Dossierflow helpt met overzicht, transparantie, betrokkenheid en samenwerking in het vergaderproces. Maar hoe zet je Dossierflow optimaal in voor jouw organisatie? We leggen het je graag uit.
Dossierflow loodst je gemakkelijk door de drie onderdelen binnen het besluitvormingsproces:
Elk onderdeel bestaat uit verschillende stappen, waarbij verschillende personen betrokken kunnen zijn.
Een besluit op een stuk komt er niet zomaar. Bij formele besluitvorming is het belangrijk dat het stuk volledig is, inhoudelijk juist is, alle verplichte stappen zijn doorlopen en wordt weergegeven in de huisstijl. Om dat voor elkaar te krijgen is samenwerking tussen verschillende mensen nodig.
Door dit via Dossierflow te doen, worden de betrokken deelnemers automatisch door de processtappen geleid. Denk aan de voorlegger, (standaard) bijlagen, maar ook een tijdsplanning met bijvoorbeeld een automatische reservering in een overleg.
Is het stuk compleet, dan gaat het het besluitvormingsproces in. Het stuk wordt gekeurd per overleg. Is bijvoorbeeld het besluit genomen in het MT, gaat het vervolgens door naar het DT. Op die manier is de leeslast niet te groot.
Leden van het overleg kunnen goedkeuren, afkeuren, of nog een vraag stellen en daarna opnieuw keuren. Na goedkeuring staat het dan op de agenda van het volgende gremium.
Tot slot wordt het formele besluit en het dossierbesluit vastgelegd, waarna het stuk gearchiveerd wordt. Op die manier is er altijd overzicht en kun je op elk moment terugkijken wat precies de status was en waarom. Na het formele besluit is het stuk binnen Dossierflow afgerond en volgt de stap om het besluit uit te voeren binnen de organisatie.
Je weet nu waarmee Dossierflow kan helpen in het vergaderproces. Ook weet je welke onderdelen en stappen je binnen Dossierflow kan uitvoeren. Daardoor zie je vast de voordelen voor jouw organisatie, maar in het volgende artikel zetten we die uitgebreid voor je op een rij.
Heb je in de tussentijd vragen of wil je aan de slag met Dossierflow en heb je hulp nodig met de inrichting? Neem dan contact met ons op, want we helpen je graag.
Lees ook de andere artikelen in deze serie
De voordelen van het besluitvormingsproces binnen Dossierflow