Papierloos vergaderen voor en na

Bij de start van een nieuwe site hoort ook een korte introductie. Graag neem ik deze voor mijn rekening. 

Het idee van papierloos vergaderen is ontstaan in 2008. In die tijd was ik met collega’s druk bezig met het ondersteunen van politieke vergaderingen, live uitzenden, verslaglegging en het publiceren van agenda’s met vergaderstukken op websites van gemeenten en provincies. 

In de politiek is het voorbereiden en afhandelen van vergaderingen een dagelijks proces van de griffie. Je krijgt als leverancier een heel goed inzicht in de details die bij het voorbereiden van vergaderingen belangrijk zijn.

Na de publicatie van de agenda met vergaderstukken op internet, volgt de productie en distributie van vergaderbundels voor de vergaderdeelnemers. Hierbij werd heel veel papier gebruikt. En dat, terwijl het grootste gedeelte van alle vergaderdocumenten al digitaal via de website beschikbaar is. Wij vonden dit een banale situatie. Dit moest anders, meer eigentijds opgelost kunnen worden.

Hoe konden wij de vergaderdeelnemers zonder de inzet van printers bedienen? Er bestonden nog geen tablets en de iPad was slechts een gerucht. De iPhone was net bezig de markt te veroveren. Je kunt je het bijna niet meer voorstellen. De introductie van een grote e-Ink reader (IREX) leek een passende oplossing. Na een bezoek aan de CES in Las Vegas (2009) waren wij ervan overtuigd dat er een mobiele revolutie aan zat te komen. We moesten nu doorpakken.

Het samenstellen van digitale vergaderbundels was al mogelijk vanuit de cloud. Dat draaide al voor tientallen klanten. De organisator kon met één druk op de knop de vergaderstukken publiceren op de website van de klant. Nu ook distribueren naar een mobile device van de vergaderdeelnemers. Eerst dus een e-Ink reader. Vanaf april 2010 ook naar de eerste iPad.

Het fenomeen om zonder papier een vergadering te kunnen voorbereiden en bijwonen moest eerst nog gepromoot worden. Dat deden we de eerste jaren via de website: www.papierloosvergaderen.nl

Vandaag de dag is papierloos of papierarm vergaderen gemeengoed geworden. Je kan je bijna niet meer voorstellen dat we het nog maar een paar jaar geleden helemaal anders deden. Dat is ook het mooie van OurMeeting. Het voelt snel helemaal vertrouwd.