Papierloos vergaderen is mooi, maar hoe maakt het jouw werk als managementondersteuner makkelijker? 10 voordelen van papierloos vergaderen voor secretaresses.
‘Dat was een geweldige vergadering!’ Hoe vaak hoor je vergaderdeelnemers dat zeggen? Wat ons betreft nog lang niet vaak genoeg. Vergaderen kan heel nuttig, maar ook eindeloze tijdverspilling zijn.
Papierloos vergaderen kan helpen om vergaderen weer écht nuttig te maken. Vergaderen via een app is geen wondermiddel, maar het kan wel veel ruis, verspilling en inefficiëntie voorkomen. Niet alleen voor de deelnemers van de vergadering, óók in jouw werk als managementondersteuner.
Wat een app voor efficiënt papierloos vergaderen jou oplevert? Veel. Namelijk meer gemak, meer tijd en meer controle over vergaderstukken, agenda’s en deelnemers. Drie praktische zaken waar jij als drukke secretaresse eigenlijk nooit genoeg van kan hebben. Want eerlijk is eerlijk: de voorbereiding én de nazorg rondom een vergadering kost vaak handen vol tijd. Hieronder zetten we alle voordelen van papierloos vergaderen voor jou op een rij.
Laten we beginnen bij het begin. Jouw e-mailadres is waarschijnlijk hét verzamelportaal van alle bijlagen, vergaderstukken en alle andere documenten voor de vergadering. Stukken waar jij een agenda van moet opstellen. Dat doe je waarschijnlijk pas kort voor de daadwerkelijke vergaderdatum, want nazendingen komen gegarandeerd op het laatste moment. Flinke tijdsdruk, dus stress.
Dat kan anders. Agenda’s maken en wijzigen is in OurMeeting supersimpel. Wijzigingen aanbrengen kan tot op het allerlaatste moment voor de daadwerkelijke vergadering. Omdat je de volgorde van de agendapunten eenvoudig kunt aanpassen, kun je dus zelf besluiten wanneer je aan de agenda werkt. En dat hoeft dus niet altijd last minute te zijn. Want wanneer ze ook kijken, deelnemers zien altijd de meest actuele versie van de agenda.
Per agendapunt kun je aangeven voor wie het vergaderonderwerp zichtbaar is – en voor wie dus niet. Bij vergaderingen met verschillende deelnemers krijgt elke deelnemer dus dát stukje van de agenda te zien wat voor hem bestemd is. En dat geldt óók voor vergaderdeelnemers van buiten de organisatie: de agenda kan ook met externen worden gedeeld. Fijne tijdswinst dus: dat bespaart jou het maken en verspreiden van alle verschillende agendaversies.
Nazendingen zijn eerder regel dan uitzondering. 60 procent van de vergaderdeelnemers ziet deze te laat en moet dan in de vergadering ‘toch nog even de juiste versie printen’. Dan is de chaos compleet. Wat als jij dat nou kan voorkomen?
Alles in OurMeeting is erop gericht om jouw zoveel mogelijk zinloos werk te besparen. In OurMeeting hang jij vergaderstukken stuk voor stuk aan het juiste agendapunt. Komt er een nieuwe versie binnen van een document? Dan vervang je de oude eenvoudig door de nieuwe. Deelnemers die de agenda bekijken in hun portaal, zien dus altijd de laatste versie. En: de digitale aantekeningen die deelnemers al hebben gemaakt, worden automatisch meegenomen naar het nieuwste document. Nooit meer paniek in de tent, en het bespaart jou – pak ‘m beet – 23 extra mailtjes.
Ook in de afwikkeling van de vergadering bezorgt papierloos vergaderen je een flinke tijdswinst. Notuleren doe je direct bij elk agendapunt in de vergaderoplossing, waardoor OurMeeting met één klik op de knop een verslag samenstelt. Alle aantekeningen staan al in de juiste volgorde, dus na afloop is je verslag al half klaar.
Een vergadering zonder een goede actiepunten en besluitenadministratie, levert niet veel op. In het OurMeeting Dashboard heb je maximale controle over de actiepunten en de toewijzing daarvan aan vergaderdeelnemers. De voorzitter kan de bewaking van de voortgang dus rustig aan jou overlaten. Met een ingebouwde taken- en todo-lijst houd je grip op de status van taken. Zodat jullie niet later denken: ‘wie zou dat ook alweer doen…?’ Juist.
Controle houden, daar zijn de meeste managementondersteuners niet vies van, toch? Of je nu een klein team ondersteunt dat driemaal per jaar bij elkaar komt, of een ingewikkeld proces beheerst met meerdere commissies en adviesorganen, met het OurMeeting Management Dashboard houd jij de touwtjes stevig in handen. Hierin maak en beheer je alle vergaderingen en houd je dus maximale controle over alle variabelen: deelnemers, agenda’s, stukken, actiepunten en besluiten, overzichtelijk bij elkaar.
De notulen van drie vergaderingen geleden heb je vast wel binnen handbereik, ook als je met papier vergadert. Maar een besluit van drie jaar geleden…? Met OurMeeting bouw je een digitaal archief op dat ook tijdens de vergadering volledig beschikbaar is. Nooit meer last dus van ‘Eh… wat hadden we daar ook alweer over gezegd?’
OurMeeting is niet alleen handig in de communicatie over stukken, maar zorgt er ook voor dat alle stukken bij elkaar verzameld worden – en blijven. Zo werkt het als een DMS en een archief in één. Bovendien is OurMeeting koppelbaar aan DMS-oplossingen als Corsa, Decos, Verseon of SharePoint. Dat maakt het uploaden van stukken in OurMeeting snel en eenvoudig. Oftewel: dat scheelt jou een heleboel onnodige, handmatige handelingen.
Datalekken via gehackte of gelekte e-mails kunnen zéér schadelijk zijn voor de reputatie van een bedrijf. Een fout is makkelijker gemaakt dan je denkt. Als jouw organisatie in het e-mailverkeer over privacygevoelige informatie spreekt (wat gebeurt bij het e-mailen van gevoelige vergaderstukken) dan zijn organisaties feitelijk in overtreding. Met papierloos vergaderen ben je hiervoor veel minder kwetsbaar. Dan blijven alle stukken in de goed beveiligde omgeving van de app, zijn stukken van een iPad of mobiele telefoon terug te halen en is zelfs de toegang tot de stukken, indien nodig, te beveiligen. Datalekken komen in ieder geval niet meer uit jouw koker.
Vergaderen met OurMeeting gaat – natuurlijk – papierloos. Daardoor hoef jij niet meer urenlang aan het kopieerapparaat te staan om alle stukken te vermenigvuldigen. Dat scheelt een hoop gesleep, maar zorgt natuurlijk ook voor minder belasting voor het milieu. Door minder te printen, worden er minder bomen gekapt, die op hun beurt dus C02 kunnen blijven opnemen.
Nu is het met papierloos vergaderen net als met het leren fietsen, zwemmen of genieten van wijn. Je kunt er eindeloos over praten, maar pas door het te doen, leer je het. Daarom is de beste benadering: gewoon beginnen. Bijvoorbeeld met een klein team of een groepje kartrekkers. Wij maken het je makkelijk. Meld je aan voor een een korte demonstratie op afstand met beeldbellen. Ben je overtuigd? Dan schaal je op naar de vergader App.
Notuleren: leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker!