Stel jij arbeidscontracten op in je werk? Opletten! Kleine juridische fouten kunnen je werkgever duur komen te staan. De volgende arbeidsrechtelijke fouten mag je dan ook nooit meer maken.
Secretaresses en officemanagers zijn niet zelden de rechterhand van de directeur. Het regelen van personeelszaken en arbeidscontracten is je misschien niet vreemd, zeker niet wanneer je in een klein bedrijf zonder P&O-afdeling werkt.
Maar let op! Wanneer dit onder jouw pakketje valt, heb je te maken met het arbeidsrecht. En wanneer dit voor jou ‘randzaken’ zijn, sluipen er sneller fouten in een arbeidscontract voor een nieuwe collega of freelancerovereenkomst. Juridische fouten kunnen je werkgever duur komen te staan.
Om juridische risico’s helemaal uit te sluiten, zul je een arbeidsrechtadviseur in de arm moeten nemen. Iedere regel kent immers z’n ‘mitsen en maren’. Maar sommige veelvoorkomende valkuilen kun je voorkomen. Daarom: een korte handleiding in het arbeidsrecht, speciaal voor managementondersteuners.
Arbeidscontracten opstellen, in sommige organisaties gaat dat zo: men neme een oud contract uit het archief, en je past hierin de namen, data en handtekeningen aan. Helaas.
Een grote valkuil! Sinds 1 januari 2015 is namelijk stapsgewijs de Wet werk en zekerheid (WWZ) van kracht geworden, die voor flinke veranderingen in het arbeidsrecht heeft gezorgd. Het is al ruim twee jaar geleden, maar geloof ons, Rechtspraak.nl staat nog steeds bomvol jurisprudentie waarin werkgevers om dit soort redenen op de vingers worden getikt. (Lees aan het eind van dit blog ook, hoe OurMeeting je hierbij ondersteunt!)
Ja, dit is er dus zo een. Een belangrijke verandering in de WWZ is de regel dat een tijdelijk arbeidcontract van minimaal zes maanden géén proeftijd mag bevatten. Dat geldt ook voor een aansluitend contract. Hoe de meeste werkgevers dit omzeilen? Een contract bieden van zeven of acht maanden.
Ook nieuw in de WWZ: de aanzegplicht. In tijdelijke contracten van zes maanden of langer moeten werkgevers een werknemer minimaal een maand voor het einde van het contract melden of deze wordt verlengd. Hij moet het contract ‘aanzeggen’. Wil de werkgever de arbeidsovereenkomst stoppen en vergeet hij aan te zeggen, dan heeft de werknemer in kwestie recht op maximaal een maand loon. (Als deze dit claimt natuurlijk. Maar uit de jurisprudentie blijkt: dit gebeurt vaak genoeg.)
Typisch een rol voor de secretaresse: tenzij dit proces geautomatiseerd is, moet iemand een signaleringssysteem bedenken of dit bijhouden in de agenda.
Technisch gezien is dit natuurlijk geen juridische ‘fout’. Maar of je het er nu mee eens bent of niet: werkgevers willen in veel gevallen vaste dienstverbanden voorkomen. Ontslag is onder de nieuwe regels namelijk een stuk lastiger te bewijzen. Bovendien krijgen werknemers nu relatief eenvoudig een ontslagvergoeding mee. Beter bekend als de ‘transitievergoeding’.
Wanneer een werknemer op drie tijdelijke contracten of maximaal twee jaar bij dezelfde werkgever werkt, heeft hij niet alleen recht op een vast arbeidscontract, maar dus ook op de transitievergoeding. Voorheen bestond deze ‘keten’ uit drie contracten of maximaal drie jaar. Ook is de ‘stop’ die tussen twee van deze ketens kan worden ingelast, verlengd van drie naar zes maanden.
Wil je jouw werkgever helpen dit te voorkomen? Neem dan deze signaleringsrol op je.
Wanneer een uitzendkracht zó goed bevalt dat jullie bedrijf deze persoon een tijdelijk contract aan wil bieden: mooi zo, maar pas op. Ter aanvulling op het vorige punt: ga er niet vanuit dat de teller automatisch weer op nul staat bij de start van het ‘nieuwe’ contract.
Wanneer de uitzendkracht elders ‘vergelijkbare arbeid heeft verricht’, geldt jullie bedrijf als een ‘opvolgend werkgever’. In dat geval zit jij als ‘nieuwe’ werkgever dus al snel aan de derde tijdelijke arbeidsovereenkomst.
Een concurrentiebeding moet een werknemer na zijn vertrek ‘beperken in zijn arbeidskeuze’. Dat klinkt een beetje lullig, maar betekent feitelijk dat de oud-werknemer binnen een bepaalde periode – en soms een bepaalde afstand – niet bij een concurrerend bedrijf mag gaan werken. Alles ter bescherming van de concurrentiepositie van jouw werkgever.
Sinds de WWZ mogen werkgevers zo’n concurrentiebeding niet meer opnemen in tijdelijke arbeidscontracten, tenzij er een zwaarwegend belang is voor de werkgever. Dat is volgens de rechter overigens in zeer weinig situaties aan de orde: behalve als een werknemer in zijn werk te maken heeft met het spreekwoordelijke ‘Coca Cola-recept’ (topgeheim).
Tip: in veel gevallen is dit eenvoudig te vervangen met een relatiebeding of een geheimhoudingsbeding. Twijfel je? Win dan altijd juridisch advies in.
Denk je dat je met de inhuur van een zzp’er al deze zaken omzeilt? Niet dus. Veel werkgevers zijn de afgelopen jaren hun flexkrachten gaan vervangen door zzp’ers. En dat brengt uiteraard weer een nieuw soort administratie met zich mee.
Wie zzp’ers inhuurt, wordt geacht te werken met ‘modelovereenkomsten’ van de Wet DBA. Deze opdrachtovereenkomsten vervangen de huidige VAR-verklaring: de verklaring van de Belastingdienst die de werkgever vrijwaart van het betalen van sociale verzekeringen en premies.
Wanneer de Belastingdienst vermoedt dat er eigenlijk sprake is van een dienstverband, moet het bedrijf de premies nog steeds betalen. En dat kan oplopen tot duizenden euro’s. Oplossing: op de site van de Belastingdienst staan voor sommige branches al kant en klare overeenkomsten klaar. Een kleine kanttekening: de handhaving van de Wet DBA is al meerdere malen uitgesteld. De nieuwste ingangsdatum is 1 juli 2018. Of de wet uiteindelijk echt doorgang vindt, blijft een groot vraagteken.
Wie nu cijfers van het aantal ‘gelukte’ ontslagzaken ziet, snapt gelijk waarom een personeelsdossier onder de WWZ cruciaal is. Ontslag is veel en veel moeilijker geworden. Zo moeilijk, dat in vergelijking met de oude situatie slechts de helft van de ontslagen doorgang vindt bij de rechter.
Als secretaresse kan jij uitstekend je toegevoegde waarde laten zien: het opbouwen van dossiers is what you do best. Zo help je leidinggevenden bij het verzamelen van documenten rondom beoordelings- en functioneringsgesprekken en een verbeterplan, en zorg je voor goede documentatie.
Je kent OurMeeting misschien als oplossing voor papierloos vergaderen. Wat je wellicht niet weet is dat er achter OurMeeting ook een aantal tools voor documentmanagement schuil gaan. Denk aan dagmappen voor bestuurders en directies, een contractenportal, of een formats-module, waar jij heel veel baat bij kan hebben. Ook bij het beheren van arbeidscontracten.
Met de module contractenbeheer houd je grip op de verschillende versies van contracten die je organisatie afsluit. Je slaat er de laatste versie van de verschillende contracten, zoals arbeidscontracten, op. De contracten die hier staan kun je ook distribueren en juridisch gewaarmerkt in pdf laten ondertekenen.
OurMeeting biedt ook een formatsmodule. Hier beheer je alle sjablonen die jouw organisatie heeft ontwikkeld voor verschillende basisdocumenten (zoals arbeidscontracten).
In de formatsmodule staan dus de Word-documenten die je gebruikt als je een nieuw contract moet opstellen. Daarmee voorkom je dus dat je oude contracten gaat hergebruiken waardoor je wijzigingen mist die in het sjabloon zijn doorgevoerd.
Is het contract klaar, dan zet je het op de goede plek in het contractenportal. Daarna kun je deze ingevulde documenten via de ingebouwde documentendistributie versturen naar bijvoorbeeld de directeur of manager die moet tekenen.
Zijn ze getekend dan plaats je de pdf in het contractenportaal. Je kunt op elk contract een waarschuwing instellen wanneer je een beoordeling en of verlenging moet doen.
Je kunt de verschillende documenten rond verlengingen en/of beoordelingen toevoegen aan het hoofddocument en één set maken. Zo bouw je dus ook een dossier op. Dit dossier kun je naar de betrokkenen sturen via de documentendistributie.
OurMeeting is dus veel meer dan alleen een oplossing voor papierloos vergaderen. Wil je een uitgebreide demonstratie van de mogelijkheden om jouw werk makkelijker te maken?
Vraag een gratis demo OurMeeting App aan
Time management tips voor secretaresses Vijf tips om je eigen tijd te beher... 
