Nieuw in OurMeeting: themadossiers

Sla je documenten per vergaderonderwerp overzichtelijk op, ook over langere tijd

Tijdens vergaderingen komen er regelmatig onderwerpen aan bod die een lange tijd meegaan. De nieuwe pensioenregeling is zo’n onderwerp. Veel OurMeeting-gebruikers zijn er druk mee. In de loop van de tijd bouw je naast verslaglegging, actiepunten en een besluitenboek ook een dossier op. Denk aan documenten, links naar webpagina’s of video’s met betrekking tot het onderwerp. Om dat allemaal overzichtelijk op te slaan en makkelijk terug te vinden gebruik je OurMeeting themadossiers.

De voordelen van een themadossier in OurMeeting

Het gebruik van themadossiers in OurMeeting heeft deze voordelen:  

• Makkelijk en snel. In een paar stappen zet je een dossier op en plaats je de eerste documenten 
• Overzichtelijk. Je hebt alle documenten in één systeem waar je kunt organiseren en bundelen. Je vindt ze makkelijk terug in de verschillende mappen, op de automatische tijdslijn of met de zoekfunctie  
• Slim. Je hebt een automatische koppeling met andere OurMeeting-onderdelen, zoals het toevoegen van een agendapunt of evenement aan de tijdlijn 
• Veilig. Je houdt alle informatie binnen het systeem en bepaalt zelf wie er wel of geen toegang hebben tot het dossier 

Zo werkt een themadossier in OurMeeting

Dit kun je allemaal met een themadossier: 

1. Een dossier aanmaken, inclusief een duidelijke omschrijving 
2. Zelf bepalen of je het dossier publiceert en wie je toegang geeft 
3. Hoofdmappen en submappen aanmaken om alle inhoud gestructureerd op te slaan 
4. Verschillende soorten bijlagen toevoegen aan het dossier, zoals word-documenten, excel-documenten, maar ook links naar websites of video’s 
5. Meerdere bijlagen in één keer uploaden 
6. Zoeken naar mappen en documenten binnen het dossier 
7. Overzicht van de opbouw en verloop van het themadossier op de overzichtelijke tijdlijn 
8. Koppelen van agendapunten en evenementen aan de tijdlijn 
9. Gehele dossier downloaden (PDF)

Een dossier aanmaken

Themadossier overzicht met rechten

Uploaden nieuwe bijlage

Zoeken en vinden

Overzichtelijke tijdlijn

Agendapunt koppelen aan de tijdlijn

Papierloos vergaderen met een themadossier  

OurMeeting faciliteert papierloos vergaderen en met themadossier wordt dat weer een beetje gemakkelijker. Veel mensen denken dat ze al helemaal papierloos vergaderen, omdat ze stukken vooraf delen per e-mail en niet meer uitprinten. Een stap in de goede richting, maar toch niet helemaal wat wij verstaan onder papierloos vergaderen. Wat dan wel? Je lees het in onze blog Wat is papierloos vergaderen écht?