In de laatste twee weken voordat je op vakantie gaat, maak je je al druk over hoe dingen moeten lopen tijdens je afwezigheid. Je bent aan het hollen en vliegen om al het werk af te krijgen, wellicht maak je zelfs overuren. Het gevolg hiervan is dat je op de eerste dag van je vakantie uitgeput op de bank neerploft. Om vervolgens gestrest te beginnen met het inpakken van je koffers …
Tips uitgerust op vakantie gaan
Komt bovenstaande situatie jou bekend voor? Dat hoeft niet meer met de volgende tien tips om uitgerust op vakantie te gaan:
- Inventariseer drie weken voor je vakantie welke werkzaamheden écht gedaan moeten worden en prioriteer deze.
- Plan deze werkzaamheden in je agenda. Uitgerust op vakantie gaan valt of staat met een goede planning.
- Blok voldoende tijd in je agenda om deze werkzaamheden uit te voeren, dingen af te ronden en over te dragen.
- Plan je agenda de laatste dag voor je vakantie helemaal vrij. Deze dag is bestemd voor opruimen en overdragen, maar ook voor het maken van een planning voor na jouw vakantie.
- Maak een checklist voor zaken die overgedragen moeten worden. Begin ruim twee weken voor je vakantie met het maken van deze checklist en werk er elke dag aan. Stel dit niet uit tot de laatste dag. Met 10 minuten per dag is het maken van een checklist haalbaar.
- Begin in de laatste week voor je vakantie niet aan nieuwe dingen.
- Schakel het nummer van je (vaste) telefoon door naar de receptie of naar een collega.
- Maak een duidelijke afwezigheidsmelder als antwoord op je e-mailberichten. Vermeld hierin niet alleen tot wanneer jij afwezig bent, maar ook de volgende zaken:
- Wordt je e-mailbox uitgelezen door een collega? Zo ja, door wie? Wordt je e-mailbox niet uitgelezen, vermeld dit dan in het bericht.
- Laat de lezer weten welk telefoonnummer men kan bellen voor vragen/informatie. Vermeld hier niet het interne doorschakelnummer, maar het volledige nummer voor externe lezers.
- Laat de lezer weten dat je mobiel niet bereikbaar bent.
- Sluit af met een groet en met je naam.
- Zet je afwezigheidsmelder twee dagen voor je vakantie aan. Zet deze weer uit op de tweede dag na je vakantie. Zo heb je tijd om dingen rustig af te werken en na de vakantie rustig op te starten.
- Gebruik het laatste half uur van je laatste werkdag om los te laten. Dit kun je doen door je werkplek opgeruimd achter te laten, maar ook door je gedachten op te schrijven. Relativeer: werk is niet het allerbelangrijkste en je hebt de afgelopen periode superhard gewerkt voor deze welverdiende vakantie.
Geniet van je vakantie!
Efficiënt vergaderen met OurMeeting app
Met de app OurMeeting is efficiënt vergaderen een stuk gemakkelijker geworden. Agenda’s kunnen vooraf digitaal verspreid worden en ook de notulen kunnen gemakkelijk ten tijde van het overleg snel en efficiënt opgetypt worden. Dat betekent dat na het overleg de notulen alleen nog even kort nagelezen hoeven te worden alvorens verspreiding. Naast dat het een heleboel papier bespaard, zijn de documenten ook altijd snel en gemakkelijk terug te vinden. OurMeeting zorgt voor meer grip op actiepunten en verslagen, efficiënte voorbereiding, actuele stukken altijd bij de hand en het archief een klik away.
Vraag je gratis demo aan van OurMeeting >
7 trends voor secretaresses