Als secretaresse weet jij de tijd van jouw manager prima te managen. Je hebt immers de training timemanagement gevolgd en werkt al enige tijd op een manier die er voor zorgt dat alles op rolletjes loopt voor jouw manager.
Maar hoe zit het met je eigen tijd? Hoe goed kun jij jouw eigen tijd managen? Heb jij dat ook wel eens dat je alles hebt geregeld voor je manager, maar dat je gewoon niet toekomt aan de dingen die jij voor jezelf nog graag wilt doen? Het afhandelen van een belangrijke klus, het lezen van stukken of het werken aan je persoonlijke ontwikkeling.
Zelf heb ik ook echt moeten leren om mijn eigen tijd goed te managen. Dus hier vijf tips uit mijn eigen praktijk die je kunnen helpen jouw eigen kostbare tijd beter te managen:
1.- Prioriteer eerlijk. Niet alles moet direct gebeuren. Je zou het model van Eisenhower kunnen hanteren, waarbij de taken in 4 kwadranten worden verdeeld:
| URGENT/BELANGRIJK
· Taken zijn belangrijk en dringend · Taken die zo snel mogelijk uitgevoerd moeten worden omdat er anders problemen ontstaan (bijvoorbeeld alles regelen voor spoedoverleg dat over een uur plaatsvindt). |
URGENT/NIET BELANGRIJK
· Taken zijn niet belangrijk maar wel dringend. · Dit zijn de taken die jij eigenlijk niet zelf moet doen maar moet delegeren (bijvoorbeeld de leverancier bellen omdat de printer kapot is). |
| NIET URGENT/WEL BELANGRIJK
· Taken zijn niet dringend maar wel belangrijk. · Deze taken zijn vaak het slachtoffer van de taken in het kwadrant rechtsboven. · Taken die je plant om op een later tijdstip uit te voeren (bijvoorbeeld plannen van afspraken, klaarleggen vergaderstukken, werken aan je persoonlijke ontwikkeling). |
NIET URGENT/NIET BELANGRIJK
· Taken die niet dringend en niet belangrijk zijn. · Taken die beter niet uitgevoerd kunnen worden. · Taken waar je niet mee bezig zou moeten zijn (bijvoorbeeld surfen op internet zonder doel). |
2. – Je werkt veel in de agenda’s van anderen. Gebruik echter je eigen agenda ook en plan alle taken die jij moet doen in. Plan dus ook de voorbereiding van de bespreekpunten met je manager, tijd om stukken te lezen, tijd om aan een project te werken enzovoort.
3. – Gebruik een timer. Neem bijvoorbeeld een uur de tijd om stukken te lezen. Zet een timer en stop na dat uur en pak vervolgens iets anders op. Als jij snel uit je concentratie bent is de Pomodoro techniek misschien iets voor jou.
Pomodoro is dat niet…? Ja dat klopt, Pomodoro is italiaans voor tomaat.
De essentie van de Pomodoro-techniek is als volgt:
Je werkt in blokken van een half uur. Elk half uur staat voor één Pomodoro. Voordat je aan een taak begint, schat je het aantal blokken in dat je nodig denkt te hebben. Aan het begin van elk half uur, zet je de timer op 25 minuten. Het is belangrijk dat jij je in die tijd door niks en niemand laat afleiden. Kies dus voor een rustige werkplek waar je ongestoord kunt werken.
Als na 25 minuten de wekker gaat, neem je 5 minuten pauze om bijvoorbeeld koffie of thee te pakken, het toilet te bezoeken of een rondje te lopen.
Na 4 Pomodoro’s neem je een pauze van 15 minuten.
4 – Ok, prioriteren dus. Maar wanneer? Prioriteer jouw taken elke dag. Wat ga je doen en wanneer. Doe dit aan het einde van de werkdag, zodat je de volgende dag rustig kunt beginnen. Gebruik het laatste half uur om je planning voor de volgende dag te maken.
5. – ‘Hoe begraaf je een olifant met een theelepeltje?’ Je kent het raadseltje wel. Het antwoord: lepeltje voor lepeltje. Een flauw grapje, maar met een grote kern van waarheid. Het helpt echt om grote taken op te hakken in kleine stukjes. Daarna kun je voor elk klein stukje tijd plannen.
Onze nieuwe App verlegt de focus van papierloos naar besluitvorming